trách nhiệm lưu giữ chứng từ đến các cá nhân, bộ phận có liên quan để khi có chênh lệch hay vấn đề phát sinh dễ dàng lấy chứng từ để đối chiếu.
- Quản lý tốt kho hàng như bố trí kho bảo quản hàng hoá một cách khoa học, thiết kế các khu vực để hàng phù hợp với từng loại hàng hoá tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các loại hàng hoá khác nhau.
- Lập ban kiểm kê hàng hoá có trình độ chuyên môn để khi kiểm kê không chỉ kiểm kê số lượng hàng hoá mà còn kiểm tra chất lượng hàng hoá, phát hiện kịp thời những hàng hoá hỏng, kém phẩm chất để có biện pháp giải quyết.
- Cuối tháng, thủ kho và kế toán kiểm tra đối chiếu lượng hàng nhập xuất trong kỳ, và lượng hàng hoá tồn cuối kỳ để có những kế hoạch kịp thời nhập hàng hoá mới cho quá trình kinh doanh.
• Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện về lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho
- Để đảm bảo việc trích lập dự phòng hàng hoá tồn kho của công ty là hiệu quả và hợp lý thì trong công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho công ty phải lập dự phòng cho từng thứ, từng loại hàng hoá tồn kho nếu có bằng chứng tin cậy về sự giảm giá có thể xảy ra.Số dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho không được lớn hơn số lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Để có thể trích lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho thì công ty nên sử dụng thêm tài khoản 1593
Chứng từ sử dụng:
- Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng - Bảng tính mức lập dự phòng
- Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng.
Tài khoản kế toán sử dụng:
∗ Tài khoản 1593 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá HTK
Bên Nợ: Hoàn nhập số chênh lệch Dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số đã trích cuối niên độ trước.
Bên Có: Số trích lập Dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn cuối niên độ kế toán. Số dư bên có: Số Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ.
Trình tự kế toán
- Cuối kỳ kế toán năm hoặc giữa niên độ kế toán ( đối với DN niêm yết BCTC giữa niên độ) lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, hoắc khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước ( phản ánh số chênh lệch lớn hơn được trích lập) kế toán ghi Nợ TK 632, và Có TK 1593
- Cuối kỳ kế toán năm, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu số lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết, hoặc hoàn nhập số dự phòng của số hàng hoá tồn kho đã xuất dùng kế toán ghi Nợ TK 1593, và Có TK 632
- Để phục vụ cho việc trích lập Dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì công ty nên sử dụng các chứng từ như biên bản kiểm trích lập Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
• Giải pháp thứ tư: Hoàn thiện về tính giá hàng hoá tồn kho
- Tính giá hàng tồn kho theo cách nào có ảnh hưởng lớn đến tổng trị giá hàng hoá tồn kho và các chỉ tiêu khác trên bảng cân đối kế toán. Công ty có thể linh hoạt áp dụng nhiều phương pháp tính giá khác nhau cho những chủng loại mặt hàng khác nhau sao cho hiệu quả nhất. Hiện nay đối với hàng hoá nhập khẩu do có nhiều vướng mắc trong khâu tập hợp và cập nhập chứng từ và do sự ảnh hưởng của tỷ giá USD đến giá trị hàng nhập khẩu cho nên đôi khi cùng một chủng loại hàng hoá, cùng mã hàng hoá nhưng trong hai lần nhập khẩu giá trị nhập kho lại chênh lệch nhau khá lớn. Vì vậy công ty nên xem xét việc tính giá xuất kho khác cho những lô hàng nhập khẩu, có thể là phương pháp tính giá trung bình.
• Một số các giải pháp khác: Hoàn thiện kế toán hàng hoá tồn kho tại công ty
- Để đảm bảo cho hàng về nhập kho được phản ánh một cách trung thực kịp thời trên hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán của doanh nghiệp thì trước khi bộ phận kinh doanh chuẩn bị đưa hàng về nhập kho của doanh nghiệp thì sẽ làm trước thủ tục nhập kho hàng hoá và giao cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp và trên cơ sở đó thì bộ phận kế toán sẽ tổng hợp dữ liệu để báo cho thủ kho. Khi hàng htực tế về đến kho thì dựa trên các số liệu do kế toán cung cấp thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và nhận hoá đơn chứng từ nhập kho. Sau khi nhận được chứng từ nhập kho thì thủ kho sẽ fax các chứng từ này lên phòng kế toán. Dựa vào đó thì kế toán sẽ đồng thời nnhập dữ liệu về hàng hoá vào hệ thống cơ sở dữ liệu. Cuối cùng là khi thủ kho đưa các chứng từ nhập kho lên phòng kế toán vào cuối ngày thì kế toán sẽ đối chiếu với bản fax của thủ kho để có thể chính thức xác nhận lần cuối các thông tin đã nhập vào hệ thống.
- Để có thể đảm bảo kiểm soát được việc xuất nhập đổi cấu hình thì công ty nên xây dựng thêm một báo cáo có thể giúp phản ánh tình trạng các hàng hoá sau khi được xuất nhập đổi cấu hình để đảm bảo hàng hoá không bị mất mát, giảm giá trị khi xuất nhập đổi cấu hình đảm bảo tổng giá vốn hàng hoá trước khi đổi cấu hình luôn bằng tổng giá trị hàng hoá sau khi đổi cấu hình. Bên cạnh đó thì báo cáo này có thể cung cấp thông tin theo các tiêu chí khác nhau như hàng hoá sau khi được đổi cấu hình đã bán được chưa, giá bán như thế nào, số tiền lãi chênh lệch so với việc bán các hàng hoá cùng loại không đổi cấu hình,…….