Trong quỏ trỡnh nghiờn cứu chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận quản lý, em thấy cỏc chức năng, nhiệm vụ đú tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ. Song, em cũng mạnh dạn xin đưa ra một số kiến nghị, bổ sung thờm nhằm hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận quản lý tiờu biểu. Cú thể núi chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban trong cụng ty đó được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong cụng tỏc tham mưu giỳp lónh đạo Cụng ty quản lý điều hành. Tuy nhiờn, để cụng ty hoạt động tốt và phỏt triển bền vững thỡ giữa cỏc phũng ban và cỏc cấp lónh đạo phải cú mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cựng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vỡ vậy, cần phải cú đội ngũ lónh đạo sỏng suốt, chức năng nhiệm vụ của cỏc cấp lónh đạo phải được thống nhất, liờn hệ mật thiết với nhau và khụng bị chồng chộo. Tuy chức năng, nhiệm vụ của Cụng ty đó được kiện toàn, nhưng Cụng ty chưa phõn rừ được nhiệm vụ của từng nhõn viờn trong cỏc phũng ban nờn nhiệm vụ của một số trưởng phũng phải kiờm quỏ nhiều dẫn đến chất lượng cụng việc khụng cao. Qua thời gian tỡm hiểu, nghiờn cứu ở cụng ty và tỡm hiểu phõn tớch cụng việc của cỏc trưởng phũng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng theo sự thay đổi cơ cấu lao động như đề xuất ở trờn.
1. Ban giỏm đốc
giao dịch, trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty và cú cỏc quyền hạn và nhiệm vụ như trong điều lệ của cụng ty. Song để điều hành tốt chức năng, nhiệm vụ của mỡnh, giỏm đốc nờn phụ trỏch chung và ủy quyền cho Phú giỏm đốc cụng ty điều hành theo từng lĩnh vực. Giữa Phú Giỏm đốc và giỏm đốc phải cú mối liờn hệ thường xuyờn, chặt chẽ, trỏnh tỡnh trạng cú cụng việc mà khụng ai chỉ đạo hoặc cú việc mà hai người cựng chỉ đạo, từ đú mới tạo nờn sự thống nhất cao. Giỏm đốc nờn giao quyền cho phú giỏm đốc một cỏch rừ ràng nhằm trỏnh tỡnh trạng lạm dụng quyền lực trong cụng ty. Chớnh vỡ thế ngoài những chức năng và nhiệm vụ của giỏm đốc và Phú giỏm đốc đó cú thỡ cú một số chức năng và nhiệm vụ mà em muốn đề xuất:
- Giao quyền phải đủ để thực hiện cụng việc và phải cú văn bản chỉ đạo, phải thể hiện được thời gian cú hiệu lực, khụng để tỡnh trạng kộo dài dẫn đến bị lạm quyền.
- Giỏm đốc khụng nờn ụm quỏ nhiều quyền quyết định. Trong nhiều trường hợp dự lớn hay nhỏ trong cụng ty vẫn phải cú sự đồng ý của giỏm đốc thỡ mới cú thể quyết định, như vậy gõy nhiều khú khăn cho cỏc bộ phận trong cụng ty khi giỏm đốc vắng mặt.
2. Chức năng nhiệm vụ của phũng tổ chức hành chớnh
Nhiệm vụ chớnh của Phũng Tổ chức - hành chớnh là quản lý nhõn sự và tiền lương của cụng ty. Giỳp Giỏm đốc và Đảng ủy Cụng ty nghiờn cứu chấp hành và quản lý việc chấp hành đường lối chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước. Quản lý và chỉ đạo cụng tỏc cỏn bộ, lao động tiền lương, đào tạo, thi đua, khen thưởng. Hiện nay, trong phũng tổ chức hành chớnh thỡ với những chức năng và nhiệm vụ mà cụng ty đưa ra từ khi đi vào hoạt động đến nay vẫn đầy đủ. Nhưng việc thực hiện những chức năng và nhiệm vụ này vẫn chưa cú hiệu quả. Đú chớnh là những yếu tố cần phải cú để hoàn thiện phũng tổ chức hành chớnh.
Như trong cỏc cụng tỏc thực hiện của phũng phải phõn chia rừ ràng chức năng và nhiệm vụ của từng cỏn bộ, nhõn viờn. Khụng để cho việc thực hiện cỏc cụng việc rơi vào tỡnh trạng chỉ là khẩu hiệu. Để đạt được điều đú thỡ cũng cần sự phối hợp giữa giỏm đốc, cỏn bộ, nhõn viờn trong phũng và tinh thần trỏch nhiệm của từng người.
3. Chức năng nhiệm vụ của phũng kế toỏn
Cũng như những phũng tài chớnh kế toỏn trong nhiều cụng ty, phũng tài chớnh kế toỏn của Cụng ty TNHH Heung Woo ViNa cũng thực hiện những chức năng và nhiệm vụ như trong văn bản quyết định thành lập phũng Tài chớnh kế toỏn của Đại hội cổ đụng. Trong văn bản quyết định thành lập phũng tài chớnh kế toỏn đó nờu đầy đủ mọi nhiệm vụ và chức năng. Do Cụng ty mới bước đầu thành lập nờn cơ cấu nhõn sự trong cụng ty vẫn cồng kềnh, sau khi đề xuất việc cắt giảm nhõn sự trong phũng tài chớnh kế toỏn thỡ sẽ hạn chế thời gian nhàn rỗi và cú thể tận dụng hết được nguồn nhõn lực tiềm năng.
Trong phũng thỡ kế toỏn trưởng cú quyền chỉ đạo mọi hoạt động trong phũng. Cỏc nhõn viờn trong phũng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh cụng việc của mỡnh và theo sự chỉ đạo của kế toỏn trưởng.
4. Chức năng nhiệm vụ của phũng vật tư - thiết bị
Cũng như phũng kế toỏn, phũng vật tư thiết bị sau khi em đề xuất việc cắt giảm nhõn sự thỡ cũng cần phải điều chỉnh lại nhiệm vụ chức năng của từng nhõn viờn trong phũng. Với những chức năng và nhiệm vụ được thể hiện trong văn bản quyết định thành lập phũng vật tư thiết bị thỡ cũng đó đầy đủ. Cỏc nhõn viờn trong phũng cần thực hiện cụng việc theo chức danh của mỡnh và thực hiện đỳng chức năng, nhiệm vụ. Nhằm việc thực hiện cụng việc chồn chộo trong phũng thỡ trưởng phũng phải cú những bảng phõn cụng lao động cụ thể cho từng nhõn viờn trong phũng phải cú những bảng phõn cụng lao động cụ thể cho từng nhõn viờn trong phũng. Chớnh điều đú tạo cho người lao động sự tự chủ, sỏng tạo và cú tớnh trỏch nhiệm trong cụng việc.