- Về các cơ sở pháp lý: Hoàn thiện hệ thống cơ sở pháp lý để thực hiện mô hình thí điểm bao gồm: Quyết định của Thủ tướng đồng ý cho phép thực hiện thí điểm đấu thầu qua mạng, hướng dẫn của Bộ kế hoạch đầu tư về quy trình đấu thầu qua mạng, phân cấp các bên tham gia, Quyết định của Bộ KHĐT về hình thành đơn vị tổ chức vận hành đấu thầu qua mạng,
- Về quy trình đấu thầu: xây dựng quy trình chi tiết đấu thầu qua mạng cho giai đoạn thử nghiệm
- Về hạ tầng thông tin phục vụ công tác đấu thầu qua mạng bao gồm:
o Xây dựng một trung tâm dữ liệu hiện đại đảm bảo phục vụ trước mắt và lâu dài các hoạt động đấu thầu qua mạng. Trung tâm dữ liệu là một hệ thống lưu trữ, xử lý và kết nối mạng các dữ liệu đấu thầu tập trung, nó phải đảm bảo an toàn bảo mật, độ sẵn sàng, khả năng mở rộng.
o Xây dựng và áp dụng hệ thống chứng thực số (CA) và chữ ký số nhằm đảm bảo việc bảo mật dữ liệu cho việc thực hiện ở mức giao dịch trong thương mại điện tử. Hệ thống này sẽ phối hợp chặt chẽ với Bộ Thông tin và Truyền thông để đưa vào ứng dụng hệ thống Root CA của quốc gia tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư để phục vụ công tác chứng thực cho hoạt động mua sắm Chính phủ. Nó giúp đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong công tác mua sắm qua mạng.
o Xây dựng cổng thông tin điện tử phục vụ đấu thầu qua mạng (Portal) nhằm cung cấp thông tin về đầu thầu của Chính phủ trên mạng Internet; đồng thời đáp ứng yêu cầu truy xuất thông tin phục vụ quá trình đấu thầu qua mạng.
và vận hành đấu thầu qua mạng
2.2.2.3. Các giai đoạn thực hiện
Mô hình tổ chức mạng đấu thầu mua sắm Chính phủ ở Việt Nam được xây dựng theo lộ trình từ 2008 – 2015 qua 02 giai đoạn chính, phù hợp với lộ trình về mô hình tổ chức phù hợp với sự phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, yêu cầu về công khai, minh bạch, bảo mật và lộ trình xây dựng khung pháp lý đến 2015.
Giai đoạn 01 (2008-2012):
- Xây dựng 01 mạng đấu thầu quốc gia để công khai hoá đầu thầu, tiến trình chi tiết của từng hoạt động đấu thầu trong toàn quốc, triển khai xong việc quản lý chủ đầu tư, nhà thầu.
- Triển khai xong việc công khai catalogue quản lý danh mục và giá cả hàng hoá thông dụng
- Triển khai áp dụng thí điểm xong được một vài loại hàng hoá thông dụng qua hình thức đấu giá ngược.
Giai đoạn 02 (2012 – 2015):
- Hoàn thiện việc triển khai hệ thống trên phạm vi toàn quốc. Đảm bảo tối thiểu 20% mua sắm chính phủ thông qua hệ thống mua sắm điện tử. Mô hình mạng đấu thầu quốc gia tại Việt Nam có sự kết hợp 02 yếu tố:
Xây dựng và quản lý 01 mạng đấu thầu duy nhất trên phạm vi toàn quốc (hệ thống đấu thầu và thông tin đấu thầu được quản lý tập trung).
Đảm bảo quyền tự chủ trong công tác đấu thầu mua sắm công theo phân cấp của các cơ quan nhà nước tham gia vào hệ thống.
- Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đóng vai trò là trung tâm hình thành nên các mối quan hệ phối hợp giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức liên quan trong hoạt động đấu thầu. Trong mô hình này có sự phân định rõ trách nhiệm và mối quan hệ giữa hệ thống mạng đấu thầu quốc gia với các cơ quan nhà nước liên quan đến đấu thầu mua sắm công.
Hệ thống đấu thầu điện tử có phạm vi rộng với các module, tương ứng với các module sẽ áp dụng trong các lĩnh vực, nghành nghề, đối tượng khác nhau. Hệ thống
cũng có mối quan hệ với rất nhiều tổ chức liên quan. Để đảm bảo sự thành công của quá trình triển khai thì quá trình triển khai sẽ tuân thủ theo các tiêu chí sau:
Triển khai sẽ thực hiện theo 2 giai đoạn: giai đoạn thử nghiệm và giai đoạn triển khai nhân rộng. Triển khai được phân chia theo các theo các đặc tính: địa lý, chức năng, thời gian và giá trị. Trong đó miền địa lý được hiểu là đơn vị và vị trí sẽ triển khai; miền chức năng có nghĩa là khối module chức năng sẽ triển khai của hệ thống đấu thầu; giá trị tương ứng là giá trị tính bằng tiền sẽ thực hiện thông qua hệ thống đấu thầu; thời gian là chu kì triển khai tính bằng khoảng thời gian.
+ Trong giai đoạn thử nghiệm: có 2 phương pháp triển khai có thể được áp dụng bao gồm:
Triển khai trong phạm vi địa lý hẹp, với số lượng các đơn vị tham gia nhỏ, nhưng có thể đại diện cho các đặc điểm của các loại hình đơn vị chung nhất khi tham gia hệ thống đấu thầu trong vùng lãnh thổ; với một số module chức năng mà các đơn vị có thể tham gia và giá trị gói thầu nhỏ; trong một chu kì thời gian là 2 năm
Triển khai trong phạm vi địa lý hẹp, với số lượng các đơn vị tham gia nhỏ, nhưng có thể đại diện cho các đặc điểm của các loại hình đơn vị chung nhất khi tham gia hệ thống đấu thầu trong vùng lãnh thổ; với tất cả các module chức năng tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng áp dụng hết mà được thực hiện cho phù hợp đảm bảo tất cả các module đều được thực hiện và giá trị gói thầu nhỏ; trong một chu kì thời gian 2 năm.
Với mỗi một phương pháp có các ưu nhược điểm so sánh với nhau. Phương án 1 thì tỉ lệ thành công sẽ lớn hơn so với phương án 2 trong giai đoạn thử nghiệm; tuy nhiên phương án 2 sẽ có ưu điểm là nhận được các bài học kinh nghiệm rút ra để áp dụng cho giai đoạn triển khai nhân rộng đối với các module; tỉ lệ thành công sẽ cao hơn trong giai đoạn sau.
Các tiêu chí lựa chọn khi triển khai trong giai đoạn thử nghiệm
Lựa chọn các đối tượng triển khai phải đầy đủ các điều kiện, tính chất để đảm bảo khả năng nhận thức đầy đủ các yêu cầu của thực tế hệ thống triển khai. Các đơn vị lựa chọn phải có đầy đủ các hoạt động thông thường của quá trình đấu thầu mua sắm công.
Căn cứ trên mức độ sẵn sàng về IT của các cơ quan được lựa chọn và nhóm các nhà thầu.
Thực hiện đầy đủ các chức năng để có thể thu được kết quả lớn nhất với sự tác động nhỏ nhất từ ngay lúc thực hiện lần đầu tiên.
Hình thức
triển khai phải phù hợp với thực tế.
Lựa chọn theo các định hướng, chính sách có liên quan.
Các kết quả thành công thu được sẽ là định hướng cơ bản cho quá trình triển khai nhân rộng về sau này.
+ Trong giai đoạn triển khai nhân rộng: Các module sẽ được triển khai có lộ trình nhưng sẽ triển khai toàn bộ phạm vi địa lý; giá trị sẽ thực hiện qua hệ thống sẽ theo lộ trình và sự phân cấp quản lý, thời gian dự kiến sẽ thực hiện áp dụng giai đoạn này khoảng 2 năm. Trong giai đoạn này sẽ xây dựng xong hệ thống kho dữ liệu hoàn chỉnh và hệ thống quản lý dữ liệu tập trung phục vụ cho các yêu cầu phân tích, thống kê.
Thực hiện song song với quá trình triển khai, là các nhiệm vụ đồng thời cần thực hiện bao gồm:
Nhiệm vụ tuyên truyền quảng bá thông tin: Sự tham gia của cơ quan chính phủ; cộng đồng doanh nghiệp tham gia trong quá trình rất quan trọng, là yếu tố đảm bảo sự thành công. Do đó cần thực hiện một loạt các biện pháp khuyến khích, quảng bá, tuyên truyền qua các phương tiện thông tin đại chúng, website, ... nhằm thu hút sự tham gia.
Nhiệm vụ đào tạo: Hệ thống mang lại một phương thức làm việc khác với truyền thống; yêu cầu cần tổ chức các khóa đào tạo cho người dùng của chính phủ, các cộng đồng doanh nghiệp tham gia để có thể đầy đủ và rõ ràng về hệ thống; Đào tạo thực hiện qua các lớp học tại chỗ, đồng thời thực hiện qua hình thức e-learning. Do số lượng người cần đào tạo rất lớn, cần mở rộng và liên kết với các tổ chức có khả năng và điều kiện để tăng nhanh số lượng người dùng được qua đào tạo. Đào tạo được thực hiện thường xuyên, trong các giai đoạn, khi có các cập nhật bổ xung mới của hệ thống.
Nhiệm vụ hỗ trợ người dùng: xây dựng hệ thống trả lời hỗ trợ người sử dụng bằng nhiều hình thức, điện thoại, email, web; tập trung hỗ trợ theo hướng công nghệ và hướng module chức năng. Sử dụng cơ chế vận hành đảm bảo hoạt động 12hx7ngày. Tạo cơ chế phản hồi linh hoạt, các câu hỏi, thắc mắc, diễn đàn thực hiện qua nhiều hình thức như web, hội thảo, tiếp xúc giữa các hiệp hội các doanh nghiệp với cơ quan quản lý v.v.
Nhiệm vụ bảo trì và hỗ trợ hạ tầng các đơn vị triển khai: hỗ trợ cho các máy tính trạm tham gia hệ thống trong giai đoạn triển khai thử nghiệm tại các đơn vị được lựa chọn thử nghiệm hệ thống của các cơ quan chính phủ.
2.2.2.4. Kế hoạch triển khai cụ thể Eprocurement từ nay đến 2015.
Để đảm bảo sự ổn định trong quá trình chuyển đổi và thời gian cần thiết để thích ứng với hệ thống đấu thầu mới thì cần phải có các kế hoạch chuyển đổi theo dạng từng bước một. Kế hoạch triển khai hệ thống Eprocurement từ nay cho đến 2015 bao gồm:
+ Chuẩn bị dự án:
Trong giai đoạn này; các công việc yêu cầu bao gồm:
- Xây dựng quyết tâm của chính phủ; cùng với sự tham gia của các bộ để tạo tiền đề cho dự án.
- Thể hiện qua quyết tâm của chính phủ; có thể đề nghị thủ tướng phát ngôn chính thức.
- Các bộ ban ngành phối hợp cùng với MPI hiệu chỉnh, ban hành các văn bản pháp luật phù hợp với kế hoạch triển khai.
- Lãnh đạo và các nhân viên của cơ quan chính phủ nhận thức được về dự án áp dụng đối với đơn vị mình.
- Phần ngân sách dành cho dự án sẽ phân bổ làm 2 giai đoạn tương ứng với quá trình triển khai.
+ Xây dựng quản lý vận hành hệ thống:
- Phần chuẩn bị xây dựng cơ sở hạ tầng cho hệ thống hoạt động bao gồm các điều kiện về phòng; chống cháy nổ; tiếp địa, nguồn .. có tác động lớn đến tính ổn định của hệ thống sau này; do đó cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết có tính hướng phát triển sau này.
- Trong giai đoạn này, Ban QLDA chủ trì thực hiện mua sắm trọn gói bao gồm phần cứng; phần mềm và dịch vụ đào tạo triển khai. Giai đoạn 2 sẽ mở rộng hợp đồng.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị nằm trong diện triển khai.
- Quá trình vận hành kỹ thuật có thể yêu cầu một đơn vị tham gia từ đầu; được đào tạo; có năng lực và kinh nghiệm cũng như các chuyên gia để vận hành hệ thống duy trì tính ổn định, sẵn sàng và liên tục.
+ Quản lý tổ chức, quy trình thủ tục:
- Tiêu chuẩn đánh giá cần được cập nhật bổ sung và hiệu chỉnh theo từng thời điểm, phụ thuộc từng yêu cầu quản lý.
- Chuyển đổi sang online các thủ tục cần xem xét đầy đủ các điều kiện cần thiết, - Các tình huống mẫu trong đấu thầu nên đặt trên website để có thể tham khảo dễ dàng.
- Kho dữ liệu đấu thầu cần có các báo cáo dạng tường minh; phục cho cho nhiều đối tượng và yêu cầu quản lý và nội dung thông tin khác nhau.
+ Chính sách, luật pháp nghị định
- Có 2 phương án xây dựng luật:
Ban hành nghị định trước khi pilot; tư vấn khuyến nghị lựa chọn phương án này trong kế hoạch thực hiện.
Ban hành thông tư hướng dẫn trước pilot; sau khi pilot mới ban hành nghị định.Cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan rà soát luật phù hợp với tiến độ dự án.
- Việc hiệu chỉnh và rà soát cho phù hợp với thực tế là yêu cầu cần thiết làm tăng yếu tố thực tiễn cho văn bản pháp luật.
- Do yếu tố thời gian; cần có các chính sách đảm bảo sự thống nhất của dự án được định hướng theo đúng tầm nhìn và mục tiêu.
- Cần xem xét và đề xuất sử dụng hệ thống cho khu vực doanh nghiệp.
+ Tuyên truyền quảng bá thông tin:
- Trong giai đoạn thử nghiệm, MPI sẽ đứng ra mua sắm thiết bị phần cứng, phần mềm, đào tạo và triển khai.
các đơn vị nằm trong danh sách sẽ triển khai thử nghiệm.
- Sự tham gia của các doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng; đảm bảo các điều kiện cho hệ thống hoạt động; do đó cần nêu rõ vai trò; lợi ích khi tham gia; một hình thức kinh doanh mới.
+ Đào tạo:
- Đào tạo cho cả hai phía; chính phủ và doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng như nhau.
- Nội dung cần được cập nhật, bổ xung và hiệu chỉnh định kì khi có thay đổi.
+ Hỗ trợ kỹ thuật:
- Xây dựng Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật trả lời các yêu cầu thắc mắc của người sử dụng.
Triển khai một hệ thống Eprocurement luôn có rất nhiều yếu tố phức tạp và rủi ro, thành công của dự án phụ thuộc vào nhiều nhân tố. Do vậy cần đưa ra các nguyên tắc cơ bản để người quản lý tổ chức triển khai tuân thủ nhằm đảm bảo sự thành công của dự án. Các nguyên tắc căn cứ trên những bài học kinh nghiệm của các nước và các nhận định rút ra trên thực tế hiện trạng tại Việt Nam.
2.3. Kinh nghiệm thực hiện của một số nước trên thế giới
Nghiên cứu một số nước trên, cho thấy rằng nếu môi trường đấu thầu đang tồn tại được hỗ trợ tốt, thủ tục đấu thầu chặt chẽ, đang trong tiến trình tin học hoá (thương mại điện tử) thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp chính phủ chuyển dịch sang mô hình e-GP. Ngược lại nếu mức độ sẵn sàng thấp thì để chấp nhận e-GP sẽ cần phải nâng cao mức độ sẵn sàng và việc triển khai e-GP sẽ đòi hỏi một khoảng thời gian dài hơn.
Đấu thầu điện tử là một lĩnh vực tương đối mới trong hoạt động áp dụng TMĐT của Chính phủ các nước, mỗi quốc gia đều có những tiêu chí áp dụng khác nhau do đó có những lộ trình áp dụng tương đối khác nhau nhưng cuối cùng là đạt được mục tiêu minh bạch, công bằng và hiệu quả.
Ở những nước phát triển đấu thầu điện tử, hạ tầng về thể chế về thanh toán, thuế, công nghệ thông tin rất phát triển. Chưa có một quốc gia nào áp dụng được đại trà các hoạt động mua sắm Chính phủ, qua khảo sát các nước có trình độ phát triển
cao như Hàn Quốc, Anh . Tại Anh, hình thức mua sắm hàng hoá được áp dụng và chỉ trên một vài địa phương và một vài cấp.
Các nước đa số áp dụng hình thức khuyến khích qua các chương trình vận động, quảng bá của Chính phủ chứ không áp đặt. Duy chỉ có Hàn quốc là việc thực thi được đưa vào luật thực hiện. Hiện tại chỉ có hệ thống đấu thầu của Hàn quốc là phát triển vào loại tốt nhất và đã áp dụng hoàn hảo các hình thức: tập trung thông tin đăng tải, tiến độ, giá, đấu giá ngược, đấu thầu điện tử, hợp đồng điện tử, thanh toán điện tử.
Việc phát triển e-GP phụ thuộc nhiều vào chính sách, kế hoạch chiến lược,