Hoạt động này được diễn ra sau khi Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ đã lựa chọn được nhà cung ứng. Thực chất quá trình thương lượng là quá trình trao đổi các điều kiện mua bán giữa Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ với các nhà cung ứng với các nội dung thương lượng sau:
- Tên hàng: cụ thể, chính xác, dễ hiểu, dễ thống nhất. - Tên thường gọi, quy cách chất lượng, nguồn gốc xuất xứ.
- Số lượng mặt hàng cần mua: Tổng số lượng, số lượng cho từng lần, từng chu kỳ.
- Đơn vị đo: Thống nhất đơn vị đo tuyệt đối hay tương đối như cái, hộp, kiện, kg, m... để quyết toán, đánh giá mức độ hoàn thành đơn hàng.
- Chất lượng và khả năng đảm bảo: Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ đưa ra các điều kiện, tiêu chuẩn về chất lượng mặt hàng, thống nhất về phương pháp, phương tiện kiểm tra chất lượng.
- Giá cả và phương thức thanh toán: Hai bên thỏa thuận với nhau về giá cả và phương thức thanh toán, giá cả có thể cao hơn hoặc thấp hơn với giá thị trường hoặc so với nhà cung ứng khác điều này còn phụ thuộc vào khối lượng mua, hình thức + thời gian thanh toán với nhà cung ứng.
- Thời gian giao hàng: Hai bên thống nhất về thời gian giao hàng cụ thể, nếu bên nào vi phạm hợp đồng thì căn cứ vào điều lệ trong hợp đồng mua bán để giải quyết vi phạm.
Những nội dung và điều kiện này được trao đổi một cách kỹ lưỡng với nhà cung cấp. Sự chi tiết hóa của nội dung đàm phán là điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo thực hiện quyền và trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng mua bán. Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ và nhà cung ứng sẽ kết thúc đàm phán nếu như cả hai bên cùng thống nhất được với nhau về yêu cầu và điều kiện mua bán, khi đó hai bên ký kết hợp đồng mua bán.