QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

Một phần của tài liệu Tài liệu hướng dẫn vận hành Trung tâm Thông tin du lịch Việt Nam Tổng cục Du lịch (Trang 33)

Quản lý hàng ngày tại Trung tâm Thông tin Du lịch thường là trách nhiệm của người quản lý văn phòng, nhiệm vụ của họ

thường được xác định trong bản mô tả công việc. Các hoạt động của người quản lý hướng tới việc xây dựng được một kế hoạch kinh doanh Trung tâm Thông tin Du lịch, mà họ sẽ sử dụng để phát triển cùng với kế hoạch xin tài trợ cho Trung tâm Thông tin Du lịch. Kế hoạch kinh doanh nên thiết lập các mục tiêu, chiến lược, hành động và đối tượng hướng tớicần thiết để đạt được sự thành công và phát triển của Trung tâm Thông tin Du lịch trong một thời kỳ nhất định (thường từ 1-3 năm).

Với các Trung tâm Thông tin Du lịch thường cung cấp một hệ thống các thông tin như tờ rơi, tập gấp, tài liệu, sách hướng dẫn và bản đồ, hàng hóa, dụng cụ, thiết bị văn phòng, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là hết sức cần thiết để đảm bảo việc cung cấp được liên tục, không xảy ra hiện tượng hết hàng bất ngờ. Để tránh tình trạng này cần chuẩn bị danh sách hàng lưu kho trong đó nhận dạng tất cả các loại và số lượng lưu, tồn kho tại Trung tâm Thông tin Du lịch (bao gồm cả thiết bị). Với một phân tích đơn giản, việc ước tính có thể đượcthực hiện dựa trên số lượng hàng đã bán trung bình một ngày hoặc một tuần. Với việc xem xét các số ngày phải đợi từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng, thời hạn lưu kho của sản phẩm cũng có thể được xác

Giờ hoạt động của Trung tâm Thông tin Du lịch phải được xác định dựa trên giờ hoạt động của khách du lịch trong khu vực. Như vậy, Trung tâm Thông tin Du lịch có thể cung cấp khối lượng dịch vụ lớn nhất. Tại các địa điểm đặc biệt bận rộn, Trung tâm Thông tin Du lịch có thể cần phải hoạt động ngoài giờ, ví dụ, từ 8:00 giờsáng đến 22:30, thời gian khi hầu hết các hoạt động của khách du lịch đã dừng lại. Tất nhiên, nếu tài chính và nhân lực còn hạn chế, thì ở mức tối thiểu,Trung tâm Thông tin Du lịch nên hoạt động theo giờ làm việc bình thường, ví dụ, từ 8:30 giờ sáng đến 5:30 chiều.Hoạt động du lịch không dừng lại vào cuối tuần nên các Trung tâm Thông tin Du lịch vẫn được mở cửa vào ngày thứ bảy và chủ nhật (hoặc ít nhất là một nửa của mỗi ngày). Đối với Trung tâm Thông tin Du lịch có lượng khách đông, ca làm việc có thể được chia luân phiên để đảm bảo hoạt động và thời gian nghỉ của nhân viên, ví dụ, ca 1: 8:00- 14:00, và ca 2: 14:00-22:30.

Một phần của tài liệu Tài liệu hướng dẫn vận hành Trung tâm Thông tin du lịch Việt Nam Tổng cục Du lịch (Trang 33)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(40 trang)