3.2.1. Giải phỏp về hệ thống bỏn sỉ.
Cụng ty đạt hiệu quả kinh doanh phải bỏn được hàng và tỡm kiếm được nhiều khỏch hàng. Nhằm qui định phương phỏp thống nhất và hiệu quả để xỏc định và xem xột cỏc yờu cầu của khỏch hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của cụng ty TRẦN ANH. Qui trỡnh bỏn hàng được ỏp dụng đối với việc tiếp nhận, xem xột yờu cầu của khỏch hàng và tổ chức tiờu thụ sản phẩm do phũng kinh doanh chịu trỏch nhiệm thực hiện.
* Tiếp nhận yờu cầu khỏch hàng: nhõn viờn kinh doanh tiếp nhận cỏc yờu cầu của khỏch hàng về sản phẩm.
- Yờu cầu của khỏch hàng cú thể bằng: Fax, Email, Điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp
- Yờu cầu của khỏch hàng được ghi vào sổ tiếp nhận yờu cầu khỏch hàng * Xem xột yờu cầu khỏch hàng:
- Nếu yờu cầu khỏch hàng phự hợp với sản phẩm của cụng ty thỡ nhõn viờn kinh doanh làm bỏo giỏ gởi khỏch hàng.
- Nếu yờu cầu khỏch hàng khụng phự hợp với sản phẩm mà cụng ty và thị trường hiện cú, thỡ chuyển bước qua tư vấn khỏch hàng.
* Tư vấn khỏch hàng:
- Nhõn viờn kinh doanh thụng bỏo tư vấn về hàng húa hiện cú hoặc cỏc vấn đề cú liờn quan khỏc cho khỏch hàng biết. Nếu khỏch hàng cũn nhu cầu thỡ thực hiện lại bước bỏo giỏ, nếu khỏch hàng chưa cú nhu cầu mua hàng hiện tại thỡ thụng tin khỏch hàng sẽ được lưu vỏo hồ sơ khỏch hàng tiềm năng.
* Bảng bỏo giỏ: Nếu sản phẩm mà khỏch hàng yờu cầu là sản phẩm cú bỏn tại cụng ty hay trong kho hoặc vẫn cũn trờn thị trường, nhõn viờn kinh doanh sẽ
bỏo giỏ cho khỏch hàng theo biểu mẫu và cập nhật vào sổ theo dừi thụng tin khỏch hàng.
* Xỏc nhận đặt hàng của khỏch hàng:
Nếu khỏch hàng đồng ý với bảng giỏ mà nhõn viờn kinh doanh đó thụng bỏo bằng fax, email, điện thoại thỡ sẽ xỏc nhận bằng cỏc hỡnh thức sau:
- Fax xỏc nhận đơn đặt hàng cú chữ ký va dấu của người cú thẩm quyền đối khỏch hàng là nhà phõn phối.
- Nhận tiền đặt cọc và lập đơn đặt hàng đối với khỏch lẻ. * Chuẩn bị đơn hàng:
- Nhõn viờn kinh doanh sau khi nhận được xỏc nhận đặt hàng từ khỏch hàng sẽ lập đơn hàng gồm 3 liờn và chuyển đến bộ phận kế toỏn: 2 liờn, lưu 1 liờn. Kốm theo đơn hàng là giỏ chi tiết đơn hàng.
* Giao nhận:
Bộ phận giao nhận sau khi nhõn được hảng từ kho sẽ tiến hành giao hàng cho khỏch hàng.
* Lưu hồ sơ và thanh toỏn:
- Lưu hồ sơ theo qui trỡnh kiểm soỏt hồ sơ của cụng ty TRẦN ANH
- Nhõn viờn kinh doanh và kế toỏn cụng nợ sẽ tiến hành thu hồi cụng nợ theo qui trỡnh thu hồi cụng nợ của cụng ty.