Công tác giám định hàng hóa XNK tổn thất nhằm xác định chính xác mức độ và nguyên nhân hư hỏng, mất mát hàng hóa làm cơ sở cho việc xét duyệt bồi thường bảo hiểm. Giám định viên có nghĩa vụ phản ánh được cụ thể tình hình tổn thất của hàng hóa bảo hiểm đồng thời đưa ra những ý kiến về việc cứu chữa, xử lí hàng hỏng, đề phòng giảm nhẹ tổn thất, yêu cầu về bao bì hàng hóa và khiếu nại người thứ ba có trách nhiệm với hàng hóa tổn thất. Sau khi giám định, người được cử giám định sẽ lập biên bản giám định, đây là chứng từ rất quan trọng để đòi bồi thường. Khi xảy ra tổn thất cho hàng hóa, người được bảo hiểm cần thông báo ngay cho công ty bảo hiểm (không muộn hơn 60 ngày kể từ ngày dỡ hàng khỏi tàu).
Sơ đồ 1.3: Qui trình giám định:
Trách nhiệm Tiến trình
Giám định viên/ Người được phân công(GĐV/NĐPC) GĐV/ NĐPC Trưởng ĐVGĐ GĐ đơn vị/TGĐ / NĐUQ GĐV GĐV/ NĐPC Trưởng ĐVGĐ GĐ đơn vị/TGĐ / NĐUQ GĐV/ NĐPC
Mô tả một số bước trong quy trình giám định:
a/ Nhận yêu cầu giám định
Khi nhận được yêu cầu giám định (GĐ) tổn thất, đơn vị khai thác (ĐVKT) Thuê cty giámđịnh độc lập Báo TBH Nhận báo cáo giám định Xử lí thông tin
Cung cấp biên bản giám định/Hoàn thiện hồ sơ
Nhận yêu cầu giám đinh, thông tin tổn thất
Tiến hành giám định
Lập báo cáo giám định
cần gửi ngay cho đơn vị giám định (ĐVGĐ) giấy yêu cầu giám định theo biểu mẫu Giấy đề nghị thu xếp giám định tổn thất hàng hóa qui định. Trường hợp tổn thất lớn và phức tạp (STBT ước tính trên phân cấp và hoặc trên mức báo TBH), ĐVGĐ cần báo cáo Giám đốc đơn vị, Trưởng phòng GĐBT và đề xuất hướng xử lí để phối hợp giải quyết, thực hiện theo Hướng dẫn thông báo TBH.
b/ Xử lí thông tin
Căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp, giám định viên hướng dẫn cho khách hàng những xử lí ban đầu theo những quy định trong quy tắc điều khoản hoặc hợp đồng bảo hiểm hàng hóa được bảo hiểm.
Báo cáo lãnh đạo phòng/chi nhánh và/hoặc lãnh đạo công ty trong trường hợp có tổn thất lớn. Thông báo chó các bên có liên quan tới việc xử lí tổn thất.
Kiểm tra các giấy tờ, tài liệu có liên quan tới tổn thất, tai nạn: B/L, HĐBH, chứng từ giao nhận, ghi nhận tình trạng tổn thất ban đầu, kiểm tra thời hiệu và điều kiện tham gia bảo hiểm. Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị những giấy tờ pháp lí nhằm bảo lưu quyền khiếu nại của các bên liên quan. Chuẩn bị hiện trường về thời gian và địa điểm, các bên cùng phối hợp tham gia giám định. Thông báo cho phòng TBH để làm thông báo sơ bộ cho các nhà nhận tái bảo hiểm về sự cố/ tai nạn xảy ra.
Căn cứ vào đánh giá ban đầu về mức độ tổn thất, cán bộ theo dõi Hợp đồng/Giám định viên trình lãnh đạo về việc thuê giám định đến giám định nếu tổn thất lớn hoặc đòi hỏi kĩ thuật cao. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu có thể mời giám định viên của cơ quan chuyên môn hoặc tổ chức giám định nước ngoài thực hiện giám định.
c/ Tiến hành giám định
+ Công tác chuẩn bị: trên cơ sở các thông tin do khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáo sơ bộ của các bên liên quan, GĐV phải tự chuẩn bị đầy đủ những vấn đề liên quan đến tổn thất:
- Kiến thức về tổn thất hoặc rủi ro, tai nạn liên quan đến sự kiện bảo hiểm. - Những dụng cụ hoặc thiết bị cần thiết phải mang theo để phục vụ GĐ.
+ Nội dung giám định: GĐV có trách nhiệm:
- Kiểm tra và đối chiếu về mặt giấy tờ bảo hiểm liên quan với đối tượng được bảo hiểm để xác định đúng đối tượng đang giám định và đối tượng được ghi trên giấy tờ là trùng hợp.
- Ghi nhận chính xác, trung thực thời gian, địa điểm, diễn biến, tình trạng, mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây nên tổn thất.
- Xác định tình trạng tổn thất, mức độ tổn thất - Xác định nguyên nhân gây ra tổn thất
- Lập biên bản giám định hiện trường
- Thỏa thuận và theo dõi khắc phục hậu quả.
+Cấp báo cáo giám định và thu phí giám định: ĐVGĐ cấp báo cáo giám định cho người yêu cầu theo số lượng đã ghi rõ trên giấy yêu cầu giám định. Về phí giám định, nếu công ty yêu cầu thì báo nợ cho đơn vị yêu cầu theo qui định; nếu khách hàng yêu cầu thì ĐVKT có trách nhiệm thu đòi phí giám định.
c/ Hồ sơ
Hồ sơ giám định bao gồm: - Giấy yêu cầu giám định
- Các chứng từ liên quan đến lô hàng: vận đơn, hóa đơn thương mại… - Thông báo tổn thất và công văn trao đổi giữa các bên liên quan. - Báo cáo giám định
- Hóa đơn thu phí giám định (bản sao) hoặc thông báo nợ.
Hồ sơ giám định do ĐVGĐ chủ trì kết hợp với các phòng liên quan lưu trữ trong vòng 10 năm.