b. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu
3.3.3.1 Khái niệm, phân loại và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho
1. Khái niệm
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất và dự trữ cho lưu thông, hoặc đang trong quá trình chế tạo ở doanh nghiệp. Hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp thường bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dịch vụ dở dang, thành phẩm, hàng hoá (gọi tắt là vật tư, hàng hoá). Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất ra để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc để bán.
Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho, không chỉ giúp cho doanh nghiệp chỉ đạo kịp thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, mà còn giúp doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hoá dự trữ đúng định mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để bảo đảm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn.
Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập báo cáo tài chính. Vì nếu tính sai lệch giá trị hàng tồn kho, sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Nếu giá trị hàng tồn kho bị tính sai, dẫn đến giá trị tài sản lưu động và tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp thiếu chính xác, giá vốn hàng bán tính sai sẽ làm cho chỉ tiêu lãi gộp, lãi ròng cuả doanh nghiệp không còn chính xác.
Vì vậy, kế toán hàng tồn kho cần phải nắm được chính xác tổng giá trị hàng tồn kho, cũng như chi tiết từng loại hàng tồn kho hiện có ở doanh nghiệp. Do đó, cần tiến hành phân loại hàng tồn kho ở doanh nghiệp.
Theo hệ thống tài khoản năm 1982 của Pháp, hàng tồn kho được chia thành các loại sau đây:
- Nguyên liệu (và vật tư)
- Các loại dự trữ sản xuất khác (nhiên liệu, phụ tùng, văn phòng phẩm, bao bì…) - Sản phẩm dở dang
- Tồn kho sản phẩm - Tồn kho hàng hoá
2. Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho
- Theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, giá thực tế của vật tư, hàng hoá nhập kho.
- Xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư, hàng hoá xuất dung, xuất bán trong kỳ. - Tính toán và phản ánh chính xác về số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ. Kiểm kê phát hiện tình hình thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất của vật tư hàng hoá để có biện pháp xử lý kịp thời, nhằm hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
- Lập dự phòng cho giảm giá hàng tồn kho, để đề phòng thiệt hại có thể xảy ra, do hàng tồn kho bị giảm giá.
- Cung cấp thông tin chính xác về hàng tồn kho, để lập các báo cáo tài chính (thông tin về giá trị ghi sổ, giá trị dự phòng và giá trị thực của tài sản…)