- Đối với thông tin về KH
Việc quản lý thông tin trong một khách sạn là rất khó. Bởi lượng thông tin mà bộ phân lễ tân phải tiếp nhận mỗi ngày là rất lớn, đặc biệt là vào giai đoạn cao điểm. Hằng ngày, bộ phận lễ tân cần nắm rõ số lượng khách lưu trú tại khách sạn; nhớ mặt, tên, số phòng của khách; nhớ những thông tin về dịch vụ kèm theo mà khách có nhu cầu; thông tin khách đặt phòng;... Vì vậy, để nâng cao chất lượng phục vụ, giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình làm việc, áp dụng một hệ thống quản lý thông tin hiện đại là vô cùng cần thiết, đặc biệt là đối với cả một hệ thống bao gồm nhiều khách sạn.
- Đối với thông tin về tình trạng phòng
Không chỉ hỗ trợ tốt trong việc nắm bắt thông tin KH, một hệ thống quản lý thông tin hiện đại còn giúp ban quản lý công ty cập nhật nhanh chóng, chính xác tình hình của hệ thống phòng. Trung bình một KS thuộc hệ thống có khoảng 20 phòng, bao gồm nhiều loại phòng khác nhau. Việc ghi nhớ phòng nào còn trống, phòng nào đã được đặt, phòng nào khách vừa trả phòng và vẫn còn bẩn,... đòi hỏi lễ tân cũng như bộ phận sale phải lưu trữ và xử lý rất nhiều thông tin. Nếu cứ giữ cách ghi chép thủ công như hiện tại, việc nhầm lẫn là khó tránh khỏi. Và trên thực tế, đã có những sai sót nhỏ xảy ra khi lễ tân dẫn khách lên xem phòng mới phát hiện phòng chưa được dọn sạch.
Tình trạng phòng còn được hiểu là thực trạng về kết cấu, nội thất, mức độ hỏng hóc của các phòng trong KS. Để đảm bảo KH luôn hài lòng khi thuê phòng của KS, cty cần cử nhân viên theo dõi, ghi chép lại những thông tin trên một cách thường xuyên. Bởi nếu không phát hiện ra hỏng hóc kịp thời, cty sẽ không có biện pháp sửa chữa ngay. Điều gì sẽ xảy ra khi chính KH mới là người phát hiện ra chúng? Một ví dụ điển hình cho trường hợp này là: Một số phòng trên cao tại một KS thuộc hệ thống KS của công ty bị nước mưa ngấm vào gây ẩm mốc trên tường. Do không chú trọng việc kiểm tra chất lượng phòng nên khi nhân viên dọn phòng báo cáo về sự cố này, bộ phận tiếp nhận thông tin cũng quên bẵng đi vì không có ghi chép gì. Hệ quả là một vị khách Châu Âu khó tính đã rất không hài lòng khi được xếp vào ở phòng này. Ông đã đánh giá cả KS 3 sao chỉ đáng “nửa sao” và đăng phản hồi không tốt về chất lượng KS lên trang mạng mà ông đã đặt phòng với mức điểm 3,1/10 ngay khi trở về nước. Sự lan tỏa về thông tin cũng như tầm ảnh hưởng của con số 3,1/10 kia chắc hẳn cũng không khó tưởng tượng. Cty đã phải sửa chữa căn phòng này và một số căn phòng khác ngay lập tức. Tuy nhiên, đó cũng chỉ là giải pháp “chữa bệnh” bởi đã có KH khó chịu với chất lượng DV của KS này. Vì vậy, việc nắm rõ thông tin về thực trạng của các phòng trong KS là vô cùng quan trọng. Nó giúp ta đưa ra những biện pháp đối phó kịp thời, mang tính chất “phòng bệnh”. Tuy nhiên, do phải ghi chép lại thường
xuyên và yêu cầu phải truy xuất lại dữ liệu một cách dễ dàng, việc áp dụng một hệ thống quản lý thông tin hiện đại cũng rất cần thiết đối với cty.
Hiện nay, do sự phát triển của ngành kinh doanh khách sạn cũng như nhu cầu về quản lý thông tin tăng cao, đã có rất nhiều phần mềm quản lý thông tin KS được nghiên cứu và bán trên thị trường. Những phần mềm này không chỉ cho thấy sơ đồ phòng khách sạn ngày hiện tại mà còn biểu diễn được lượng phòng còn lại của khách sạn tại một thời điểm trong tương lai. Bộ phận quản lỹ cũng có thể nắm rõ số liệu thống kê về tỷ lệ phủ kín phòng từng ngày, tình trạng phòng, tổng doanh thu hàng tháng, hàng quý,... Việc truy xuất dữ liệu về khách hàng thân quen cũng không còn khó khăn nữa bởi hầu hết các phần mềm đều có công cụ tìm kiếm.
Thuận tiện, dễ dàng hơn trong việc nắm bắt các thông tin về phòng, về khách hàng sẽ giúp bộ phận lễ tân chủ động tốt hơn trong quá trình chăm sóc khách hàng cũng như cung cấp thông tin cho các bộ phận khác chính xác hơn. Dù vậy, một quyển sổ tay nhỏ vẫn là một vật dụng không thể thiếu của nhân viên lễ tân.