Hiện tại công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật kí chung bao gồm các loại sổ chủ yếu:
- Sổ Nhật kí chung - Số cái
SƠ ĐỒ 06: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÍ CHUNG Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc NHẬT KÍ CHUNG Sổ nhật kí đặc biệt Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp số liệu BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI
Giải thích sơ đồ:
(1). Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã phát sinh kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, các nghiệp vụ phát sinh vào sổ tổng hợp chứng từ sau đó ghi vào Nhật kí chung, các nghiệp vụ liên quan đến tiền được ghi nhận vào sổ quỹ, một số nghiệp vụ như công nợ phải trả, phải thu…..được ghi vào sổ nhật kí đặc biệt, sau đó căn cứ số liệu đã ghi vào sổ Nhật kí chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, sau đó ghi vào bảng tổng hợp số liệu.
(2). Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
2.2.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán:
a) Hệ thống báo cáo của công ty Liên hợp Xây dựng Vạn Cường:
Hệ thống báo cáo tháng :
- Báo cáo quản trị
- Báo cáo tình hình công nợ - Báo cáo tình hình tạm ứng
- Báo cáo tình hình sử dụng ngân quỹ - Báo cáo tình hình hàng tồn kho
- Báo cáo tổng hợp chi phí chi tiết theo từng hạng mục công trình - Báo cáo sản xuất
- Báo cáo tình hình tiến độ thi công
- Báo cáo kế quả kinh doanh theo phương pháp toán bộ. - Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu
- Báo cáo nghiệm thu từng phần
- Báo cáo dự toán chi phí, doanh thu, hao phí NVL...
Hệ thống báo cáo quý, năm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước - Tờ khai thuế TNDN tạm tính
- Tờ khai thuế GTGT tạm tính - Bảng cân đối tài khoản
b) Trách nhiệm lập báo cáo:
Báo cáo doanh thu, chi phí, công nợ, tạm ứng, vật tư, ngân quỹ, tờ khai thuế do các kế toán viên phụ trách phần hành tương ứng có trách nhiệm lập và thực hiện phân tích các số liệu trên báo cáo. Các báo cáo tổng hợp do kế toán tổng hợp lập và thực hiện phân tích, giải trình. Kế toán trưởng có trách nhiệm kí duyệt báp cáo, lập báo cáo kế toán theo quý, báo cáo giữa niên độ và báo cáo năm cùng với các báo cáo thuế và trách nhiệm nộp Ngân sách của doanh nghiệp.
c) Trách nhiệm gửi báo cáo:
Báo cáo kế toán phải được kí duyệt bởi kế toán trưởng minh chứng sự kiểm soát của kế toán trưởng đối với tính chính xác và trung thực của báo cáo.
Các báo cáo lập hàng tháng phải được gửi lên ban giám đốc làm căn cứ ra các quyết định kinh doanh.
Báo cáo của doanh nghiêp được gửi tới: - Thành viên hội đồng quản trị
- Cục thuế - Ban giám đốc
- Cơ quan kiểm toán thực hiện công tác kiểm toán tại công ty - Cơ quan đăng kí kinh doanh
- Cơ quan tài chính (nếu yêu cầu ) - Cơ quan khác
2.3 TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỤ THỂ
2.3.1 Tổ chức quy trình hạch toán mua hàng
SƠ ĐỒ 07: QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG
Giải thích sơ đồ:
Bước 1: Xuất phát từ nhu cầu sử dụng NVL, CCDC, thiết bị cho thi công, phòng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu mua NVL, CCDC hay thiết bị ,máy móc trình lên ban giám đốc xét duyệt.
Bước 2: Thủ kho tiến hành kiểm kê hàng tồn kho về số lượng và chủng loại
- Nếu hàng tồn kho không đủ đáp ứng nhu cầu xây dựng thì Tổng giám đốc tiến hành phê duyệt yêu cầu mua hàng.
- Nếu trong kho công ty còn đủ số lượng, chủng loại NVL, CCDC hay máy móc cần dùng thì tiến hành xuất kho theo quy định.
Đủ
Yêu cầu NVL, CCDC, thiết bị
Cung cấp NVL, CCDC, thiết bị
theo yêu cầu Kiểm tra hàng
tồn kho
Phê duyệt yêu cầu mua hàng Liên hệ nhà cung ứng Kiểm tra hàng mua về và nhập kho Thanh quyết toán
với nhà cung cấp
Bước 3: Trong trường hợp thiếu hàng và phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt thì phòng vật tư thiết bị tiến hành liên hệ nhà cung ứng tiềm năng, tiến hành đặt hàng theo chủng loại, khối lượng, chất lượng yêu cầu trong phiếu yêu cầu mua hàng.
Bước 4: Hàng đặt theo đơn về kho được tiến hành kiểm kê, so sánh các thông số trên hợp đồng mua hàng với thực tế, sau đó thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho và nhập kho.
Bước 5: Quá trình kết thúc bằng việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung ứng theo cam kết trong hợp đồng kinh tế.
Danh mục chứng từ sử dụng:
Xuất phát từ nhu cầu sử dụng thường xuyên các loại nguyên vật liệu phục vụ cho công tác thi công, Vạn Cường đã xây dựng một hệ thống chứng từ khá đầy đủ giúp quá trình xét duyệt, mua hàng, kiểm kê và nhập kho hàng mua được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống chứng từ được sử dụng bao gồm:
- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Lệnh xuất kho, lệnh nhập kho - Biên bản kiểm kê hàng tồn kho - Bảng kê NVL, CCDC xuất, nhập - Bảng kê hàng mua
- Biên bản kiểm kê hàng xuất nhập
- Phiếu ghi nhận số lượng, chủng loại tình trạng hàng tồn kho cuối kì - Phiếu yêu cầu cung cấp NVL, CCDC, thiết bị thi công
- Hoá đơn mua hàng
- Biên bản giao nhận hàng hóa
Tài khoản sử dụng:
Trong phần hành kế toán hàng mua, công ty sử dụng các tài khoản liên quan đến các khoản phải thu, phải trả, NVL, CCDC: TK 331, TK 133, TK 153, TK 152, TK 211, TK 111, TK 112…
Hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp được cập nhật sau mỗi nghiệp vụ mua hàng, nhập kho và chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
Hạch toán tổng hợp gồm: Sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán từng phần hành theo quy định vào sổ nhật kí chung, sổ cái TK 331, TK 152, TK153, TK 211, sổ nhật kí đặc biệt ghi chép công nợ phải trả.
2.3.2 Tổ chức quy trình hạch toán thu chi tiền
SƠ ĐỒ 08A: QUY TRÌNH KẾ TOÁN CHI TIỀN
Giải thích sơ đồ
- Đối với tiền mặt:
Bước 1: Các chứng từ đề nghị thanh toán bằng tiền mặt hợp lệ sau khi được phê duyệt được chuyển tới cho kế toán tiền mặt và TGNH
Bước 2: Kế toán tiền mặt và TGNH xem xét chứng từ và tiến hành lập phiếu chi theo quy định, sau đó trình lên Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt.
Bước 3: Tổng giám đốc và kế toán trưởng xem xét và kí duyệt phiếu chi, sau đó Chứng từ đề nghị thanh
toán hợp lệ đã được phê duyệt
Xem xét và kí duyệt ủy nhiệm chi
Lập phiếu chi ( Tiền mặt ) Lập ủy nhiệm chi
( Đối với TGNH )
Xem xét và kí duyệt phiếu chi
Gửi tới ngân hàng có tài khoản
Thủ quỹ chi tiền, lấy chữ kí
Kế toán tiền mặt, TGNH ghi nhận nghiệp vụ và
Bước 4: Thủ quỹ căn cứ vào giá trị tiền mặt trên phiếu chi tiến hành xuất quỹ và lấy chữ kí của người nhận tiền.
Bước 5: Chứng từ phiếu chi sau khi đã xuất quỹ được kế toán tiền mặt và TGNH giữ lại, định khoản và phản ánh vào sổ kế toán, sau đó tiến hành lưu trữ theo quy định.
- Đối với tiền gửi ngân hàng:
Bước 1: Các chứng từ liên quan đến chi tiền trong tài khoản sau khi xem xét về tính hợp lệ được kế toán tiền mặt và TGNH
Bước 2: Kế toán tiền mặt, TGNH lập ủy nhiệm chi trình lên TGĐ và kế toán trưởng phê duyệt.
Bước 3: Sau khi ủy nhiệm chi được lập, Tổng giám đốc và kế toán trưởng kí phê duyệt ủy nhiệm chi và tiến hành chuyển qua ngân hàng mà công ty có tài khoản.
Bước 4: Ngân hàng sau khi đã thực hiện lệnh chi theo ủy nhiệm chi sẽ gửi giấy báo Có, sổ phụ và các chứng từ liên quan về công ty, kế toán tiền mặt, TGNH ghi nhận và phản ánh nghiệp vụ vào tài khoản và tiến hành lưu chứng từ theo quy định.
SƠ ĐỒ 08B: QUY TRÌNH KẾ TOÁN THU TIỀN
Giải thích sơ đồ:
- Đối với tiền mặt:
Bước 1: Sau khi khách hàng trả tiền, người đại diện công ty nhận tiền và tiến hành nộp cho thủ quỹ.
Bước 2: Kế toán tiền mặt, TGNH lập phiếu thu
Bước 3: Thủ quỹ tiến hành nhận tiền, kiểm kê và đóng dấu vào phiếu thu.
Bước 4: Căn cứ vào phiếu thu đã lập, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ
Khách hàng trả tiền và các khoản phải thu khác Ngân hàng nhận tiền, báo Nợ và phát hành sổ phụ Lập phiếu thu (Đối với tiền mặt) Nhận tiền và đóng dấu
Ghi vào sổ quỹ
Nhận sổ phụ và giấy báo Nợ
Bước 5: Kế toán tiền mặt, TGNH tiến hành ghi nhận nghiệp vụ vào các sổ kế toán liên quan.
- Đối với tiền gửi ngân hàng:
Bước 1: Khách hàng tiến hành thanh toán nợ bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của công ty, ngân hàng sau khi xử lí giao dịch gửi giấy báo Nợ và sổ phụ ngân hàng về phòng kế toán
Bước 2: Phòng kế toán nhận giấy báo Nợ, sổ phụ ngân hàng và các chứng từ liên quan từ ngân hàng
Bước 3: Căn cứ vào giấy báo Nợ, sổ phụ và các tài liệu có liên quan kế toán tiền mặt, TGNH tiến hành ghi nhận và phản ánh vào tài khoản theo quy định.
Danh mục chứng từ kế toán tiền tệ:
Tiền là một tài sản có độ rủi ro cao vì vậy để công tác quản lí tiền được chặt chẽ và hiệu quả, công ty xây dựng một hệ thống các chứng từ như sau:
- Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng
- Bản kê vàng, bạc, tiền tệ, kim loại quý, đá quý - Biêm bản kiểm kê tồn quỹ
- Bảng kê chi tiền - Phiếu thẩm tra
- Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi - Bảng kê quỹ
- Sổ phụ ngân hàng, giấy báo Nợ, giấy báo Có - Hóa đơn mua hàng
Tài khoản sử dụng:
Kế toán phụ trách phần hành tiến hành ghi nhận trên các tài khoản bao gồm: TK111, TK112, TK141, TK334, TK331, TK131…
Hạch toán chi tiết gồm: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, người bán là những sổ sách kế toán được sử dụng trong ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và TGNH.
Hạch toán tổng hợp gồm: Sổ nhật kí chung, Sổ nhật kí thu tiền, sổ nhật kí thu tiền,sổ cái TK 111, TK 112, TK141, TK131, TK331…
2.3.3 Tổ chức hạch toán quy trình xuất nhập kho:
SƠ ĐỒ 09A: QUY TRÌNH KẾ TOÁN NHẬP KHO
Giải thích sơ đồ:
Bước 1: Hàng mua về của doanh nghiệp được tập kết để tiến hành kiểm tra chứng từ mua hàng xem có khớp đúng và hợp lệ không.
Bước 2: Thủ kho lập lệnh nhập kho sau khi đã kiểm tra hợp đồng mua bán hàng hóa và các chừng từ liên quan
Bước 3: Hàng mua được bốc dỡ để kiểm kê và ghi chép số thực nhập vào kho của công ty
Bước 4: Sau khi tiến hành kiểm kê, thủ kho lập phiếu nhập kho với số lượng tương ứng với số thực nhập. Lập lệnh nhập kho Hàng về, kiểm tra chứng từ mua hàng Kiểm kê và ghi số thực nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho số lượng thực Đối chiếu và xử lí chệnh lệch
Bước 5: Đối với những chênh lệch giữa số thực nhập kho với biên bản giao hàng của người bán, tìm hiểu nguyên nhân cụ thể và đưa ra hướng giải quyết hoặc phương án bồi thường phù hợp.
SƠ ĐỒ 11: QUY TRÌNH KẾ TOÁN XUẤT KHO
Giải thích sơ đồ:
Bước 1: Theo phiếu yêu cầu NVL, CCDC, thiết bị của công trường, trưởng phòng vật tư thiết bị lập lệnh xuất kho.
Bước 2: Căn cứ vào lệnh xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho theo quy định
Bước 3: Thủ kho căn cú vào số lượng, chủng loại NVL, CCDC, thiết bị xuất kho lập phiếu xuất kho
Bước 4: Người nhận sau khi kiểm tra NVL, CCDC, thiết bị xuất kho kí nhận vào phiếu xuất kho
Bước 5: Kế toán vật tư thiết bị tiến hành đối chiếu số liệu ghi chép và tiến hành ghi sổ, phản ánh vào tài khoản theo quy định
Danh mục chứng từ sử dụng:
NVL, CCDC và các thiết bị phục vụ thi công khác được tiến hành xuất kho và nhập kho theo quy định của công ty với hệ thống chứng từ được sử dụng bao gồm:
- Hóa đơn mua hàng, - Lệnh nhập kho - Lệnh xuất kho
- Biên bản giao nhận hàng hóa
Lệnh xuất kho Người nhận hàng xác nhận và kí Lập phiếu xuất kho Thủ kho xuất kho theo lệnh Đối chiếu số liệu và ghi sổ
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê NVL, CCDC, thiết bị xuất, nhập - Bảng kê NVL, CCDC xuất, nhập
Tài khoản sử dụng: Một số tài khoản thường được sử dụng trong phần hành kế toán này bao gồm: TK 152, TK 153, TK 331, TK 333, TK 157, TK632, TK1541, TK1543…
Hạch toán chi tiết: Vạn Cường sử dụng hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp bởi những ưu thế của nó. Quy trình ghi sổ theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 10: QUY TRÌNH GHI SỔ THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG
Giải thích sơ đồ:
PHIẾU NHẬP KHO
PHIẾU XUẤT KHO THẺ KHO SỔ CHI TIẾT NVL, CCDC BÁO CÁO NHẬP TỒN XUẤT NVL, CCDC SỔ TỔNG HỢP NXT KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Bước 1: Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán tài sản – CCDC tiến hành lập thẻ kho và lập sổ chi tiết NVL, CCDC.
Bước 2: Dựa vào sổ chi tiết NVL, CCDC kế toán phần hành lập báo cáo nhập xuất tồn vào cuối tháng
Bước 3: Báo cáo tổng hợp là căn cứ cho việc ghi chép vào sổ tổng hợp và kế toán tổng hợp tiến hành phần công việc được giao theo quy định nhiệm vụ của công ty.
Sổ sách sử dụng: Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu công cụ và sổ tổng hợp nhập xuất tồn được sử dụng khi ghi sổ theo phương pháp thẻ song song.
Hạch toán tổng hợp gồm: Sổ nhật kí chung, sổ nhật kí mua hàng, sổ cái TK 152,TK153, bảng phân bổ vật liệu công cụ.
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
2.3.4 Tổ chức hạch toán quy trình kế toán tiền lương:
SƠ ĐỒ 11 : QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
Chứng từ liên quan đến việc tính lương Tổng hợp lương và các khoản trích theo lương Bảng phân bổ các khoản trích theo lương : BHXH, BHYT... Y t Kí duyệt và chuyển bảng lương cho thủ quỹ Kế toán tổng hợp