a) Biểu mẫu chứng từ
Các biểu mẫu chứng từ được xây dựng dựa trên quyết định 15/2006/QĐ – BTC, đồng thời căn cứ trên đặc điểm tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh doanh của công ty, trưởng các bộ phận kết hợp với phòng kế toán chịu trách nhiệm xây dựng lên các biểu mẫu chứng từ phù hợp.
Các biểu mẫu chứng từ áp dụng tại công ty Liên hợp xây dựng Vạn Cường hiện tại đã tương đối hoàn chính, đầy đủ cho từng phần hành, cụ thể và khoa học.
b) Quy trình kiểm tra chứng từ kế toán
Khi nhận hoặc lập chứng từ kế toán kế toán có trách nhiệm kiểm tra các yếu tố sau của chứng từ:
- Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ như con dấu, chữ kí của các bên liên quan, khoản tiền, mục đích thu, chi……
- Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ - Tính khớp đúng của các thông tin trên chứng từ.
c) Quy trình luân chuyển chứng từ
SƠ ĐỒ 05: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Giải thích sơ đồ:
Bước 1: Các chứng từ đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được lập theo yêu cầu và chuyển về phòng kế toán. Tại đây các chừng từ sẽ được xử lý theo một quy trình nhất quán được quy định trong quy chế công ty.
Bước 2: Kế toán trưởng xem xét, kiểm tra các chứng từ tiếp nhận, thực hiện kí duyệt và trình Tổng giám đốc để kí phê duyệt.
Bước 3: Sau khi kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt, chứng từ được luân chuyển tới các phòng ban liên quan và cuối cùng trở lại phòng kế toán, được phân loại cho các thành viên theo nhiệm vụ phân công để định khoản và vào sổ kế toán.
Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ nghiệp kinh tế phát sinh
Sắp xếp, phân loại cho từng nhân viên, định khoản, ghi sổ kế toán
Kế toán trưởng kiểm tra, kí chứng từ và trình Tổng giám đốc phê duyệt
Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán, Thiêu hủy sau thời gian quy định
Bước 4: Chứng từ đã tiến hành ghi số được lưu trữ theo tập hồ sơ từng công trình. Công ty cũng tiến hành thiêu hủy chứng từ theo quy định của pháp luật.
d) Tổ chức lưu trữ chứng từ
Kế toán tổng hợp lưu trữ các chứng từ kế toán tiền lương, trợ cấp, khen thưởng, tiền ăn ca theo từng bộ phận, trong từng bộ phận sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian phát sinh.
Kế toán công nợ phải thu, phải trả chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ liên quan đến các công trình đang thực hiện, tổ chức, sắp xếp theo từng khu vực Bắc, Trung, Nam, quản lý các khoản nợ phải thu theo từng nhóm khách hàng, theo dõi các khoản nợ doanh nghiệp theo từng nhà cung cấp.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (TGNH) chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ liên quan đến tiền tệ, sắp xếp phiếu thu, phiếu chi theo số hiệu của chứng từ, sổ phụ ngân hàng, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi.
Kế toán TSCĐ và CCDC lưu trữ các chứng từ về TSCĐ, thiết bị và công cụ dụng cụ, tổ chức sắp xếp chứng từ theo từng loại TSCĐ, CCDC.
Kế toán quản lí công trường lưu trữ các tài liệu, hóa đơn liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các công trường chi tiết theo từng hạng mục công trường.
Kế toán thuế lưu trữ tờ khai thuế, tài liệu liên quan đến nghĩa vụ nộp ngân sách của công ty, chính sách miễn giảm thuế trong từng giai đoạn, chứng từ liên quan đến tình hình nợ thuế, số thuế đã nộp của doanh nghiệp.