-Báo cáo giá thành sản xuất tháng, -Bảng nhập-xuất- Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Nam Định, Hưng Yên, các dự án điện khí hoá nông thôn Việt Nam (cải tạo nâng cấp lưới điện trạm Ninh Dân-Phú Thọ)… Cùng với tập đoàn Việt Á, sản phẩm của công ty đã nhận được các danh hiệu lớn: Giải thưởng chất lượng quốc tế Châu Á –Thái Bình Dương 2005, Giải thưởng thương hiệu mạnh Việt Nam 2006, Giải thưởng quốc tế về Chất lượng và Uy tín kinh doanh năm 2007,… Đây là những cơ sở quan trọng để công ty tiếp tục khẳng định vị trí của mình trên thị trường.
Các hợp đồng kinh tế của công ty được hình thành chủ yếu theo phương thức đấu thầu, do Giám đốc ký kết sau đó giao cho phòng QLSX một bản để tổng hợp lên kế hoạch sản xuất và làm cơ sở giao hàng cho khách hàng. Sản phẩm trước khi xuất bán được kiểm tra lại chất lượng bởi cán bộ KCS. Thông thường, bên mua có trách nhiệm đặt trước một khoản tiền theo tỷ lệ phần trăm thoả thuận tính trên tổng giá trị hợp đồng. Phần còn lại sẽ được thanh toán trả chậm sau khi giao hàng theo thời hạn ký kết. Toàn bộ việc thanh toán được thực hiện thông qua tài khoản của công ty tại ngân hàng ngoại thương Hải Dương và ngân hàng Mỹ Hào, Hưng Yên.
Do sản phẩm của công ty được sản xuất theo các định mức từ trước nên giá của các sản phẩm được xây dựng theo bảng cố định. Tuỳ theo tình hình giá nguyên vật liệu đầu vào và yêu cầu của từng khách hàng mà đơn giá có một số thay đổi nhỏ cho phù hợp. Hình thức chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán ít được sử dụng, nếu có sẽ được tính đến trong giá trị hợp đồng trước khi ký kết. Thông thường, thời hạn bảo hành sản phẩm của công ty là 1 năm. Trong thời gian đó, nếu bên mua phát hiện vấn đề liên quan đến sản phẩm sẽ được công ty xem xét, nếu do lỗi kỹ thuật, công ty sẽ thu hồi sản phẩm và xuất lô hàng khác cho khách hàng. Tuy nhiên, do quy trình sản xuất được xây dựng và vận hành theo các tiêu chuẩn chặt chẽ nên việc sản phẩm bị trả lại là rất ít khi xảy ra.
Quá trình từ lúc tham dự đấu thầu đến khi hoàn tất hợp đồng phát sinh các loại chi phí liên quan đến hoạt động của phòng kinh doanh (chi phí điện thoại, văn phòng phẩm, ... ), chi phí vật liệu, bao bì (đưa hàng mẫu đi tham dự đấu thầu…), chi phí vận chuyển… Các loại chi phí này được xem là Chi phí bán hàng.
Chi phí hoạt động của các phòng ban khác như phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính … được tính là Chi phí quản lý, gồm: chi phí nhân viên quản lý, công cụ, dụng cụ, khấu hao các TSCĐ, in ấn, photo, tiền điện thoại, fax, dịch vụ bưu chính; thuế, phí
và lệ phí, chi phí thiết kế sản phẩm mới…
Kết quả tiêu thụ được xác định bằng số còn lại của doanh thu sau khi đã bù đắp các khoản chi phí.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu
Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả gồm:
- Hợp đồng kinh tế: Đây là cơ sở để tiến hành xuất kho sản phẩm cho khách hàng và lập Hoá đơn GTGT.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Phiếu này do cán bộ vật tư lập trên cơ sở hợp đồng kinh tế và kế hoạch giao hàng của phòng quản lý sản xuất. Dựa vào phiếu này, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi thẻ kho, sau đó phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được chuyển lên cho phòng kế toán.
Khi xuất kho công ty chỉ quan tâm đến giá bán của các mặt hàng chứ không quan tâm đến giá vốn hàng bán nên cột đơn giá và thành tiền của Phiếu xuất kho để trống. Đến cuối kỳ khi thực hiện bút toán tính giá vốn tự động, phần mềm máy tính sẽ tự động điền vào các sổ sách, chứng từ có liên quan.
- Hoá đơn GTGT: Kế toán bán hàng dựa trên phiếu xuất kho và Biên bản bàn giao hàng để kiểm tra và lập Hoá đơn GTGT (3 liên), giao cho khách hàng 1 liên. Thông thường, Hoá đơn GTGT được phát ra khi hàng đã giao cho khách hàng hoặc chậm hơn 1-3 ngày. Đối với những khách hàng thường xuyên có thể giao khi khách hàng có nhu cầu thanh toán và vẫn đảm bảo cam kết ghi trong hợp đồng. Hoá đơn này và các chứng từ gốc khác là cơ sở để kế toán kế toán ghi sổ nghiệp vụ bán hàng.
Đối với hàng bán bị trả lại, công ty sẽ nhận lại hàng, lập Phiếu nhập kho Hàng bán bị trả lại và xuất Hoá đơn Hàng bán bị trả lại cho khách hàng.
Ngoài ra, các chứng từ liên quan đến các chi phí phát sinh trong phần hành này được cập nhật từ các phần hành kế toán tương ứng với khoản chi phí đó, số liệu sẽ được phần mềm tự động kết chuyển đến các sổ sách có liên quan.
c) Tổ chức hạch toán chi tiết
Các sổ chi tiết được sử dụng trong phần hành này bao gồm Sổ chi tiết TK 511, 632, 641, 642, 911, 421.
Giá vốn hàng bán được theo dõi trên sổ chi tiết TK 632 Giá vốn hàng bán. Sổ này được mở chi tiết cho từng sản phẩm theo các mã số tương ứng. Số liệu được lấy từ
phần hành kế toán vật tư từ việc cập nhật Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Do áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ nên trong kỳ, sổ chỉ theo dõi số lượng hàng bán ra về mặt số lượng. Cuối kỳ, kế toán thực hiện thao tác "Tính lại giá vốn" để effect tự động điền giá cho các nghiệp vụ xuất bán sản phẩm.
Doanh thu bán hàng được theo dõi trên sổ chi tiết TK 511, chi tiết theo từng loại sản phẩm. Mỗi sản phẩm được theo dõi thông qua một mã số riêng. Khi có nhu cầu về doanh thu một hoặc một loại sản phẩm cụ thể, kế toán chỉ việc nhập mã số sản phẩm, phần mềm máy tính sẽ tự động kết xuất ra sổ chi tiết của sản phẩm đó. Phần mềm máy tính đồng thời cho phép theo dõi doanh thu theo các hợp đồng kinh tế và theo từng khách hàng thông qua mã số tương ứng. Số liệu của sổ chi tiết TK 511 được lấy từ việc cập nhật Hoá đơn GTGT vào chứng từ "hóa đơn bán hàng" của phần mềm effect. Các số liệu này cũng đồng thời được chuyển đến các sổ chi tiết có liên quan: sổ chi tiết TK 131...
Do số lượng hàng bán bị trả lại là rất ít nên công ty theo dõi đồng thời qua sổ chi tiết TK 511.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý được theo dõi trên các sổ chi tiết tài khoản 641 và 642, chi tiết theo từng khoản mục phí. Số liệu trên các sổ này được lấy từ việc cập nhật các chứng từ của các phần hành khác.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí và doanh thu tự động để phần mềm kế toán tự động kết chuyển số liệu trên các sổ chi tiết trên vào sổ chi tiết TK 911 và tính ra kết quả tiêu thụ chuyển vào sổ chi tiết TK 421.
c) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Các TK sử dụng trong phần hành này bao gồm:
- TK 632 Giá vốn hàng bán dùng để theo dõi giá vốn sản phẩm xuất bán. - TK 511 Doanh thu bán hàng – chi tiết theo từng sản phẩm.
- TK 641 Chi phí bán hàng: TK này được chi tiết theo các khoản mục phí: TK 6411 Chi phí nhân viên
TK6412: Chi phí vật liệu,bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao
TK 6417: Chi phí điện thoại TK 6418: Chi phí bán hàng khác
- TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp: được chi tiết theo khoản mục phí: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK 6422: Chi phí vật liệu
TK 64231: Chi phí in ấn, photo tại văn phòng TK 64232: Chi phí công cụ, dụng cụ
TK 64241: Chi phí khấu hao TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 64272: Chi phí thiết kế tạo mẫu sản phẩm mới
TK 64273: Chi phí điện thoại, fax, dịch vụ bưu chính, vé tàu xe TK 64274: Chi phí bảo hiểm
TK 64281: Chi phí tiếp khách
TK 64282: Chi phí tuyển dụng, đào tạo TK 64283: Chi phí vận chuyển
TK 64285: Chi phí sữa chữa, thay thế phương tiện, bảo hiểm ôtô con. TK 64288: Chi phí bằng tiền khác
Quy trình hạch toán tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau:
Các báo cáo trong phần hành này chủ yếu là báo cáo bán hàng như: Báo cáo bán hàng theo mặt hàng và loại hàng, Doanh số bán hàng theo khách hàng, mặt hàng, Tổng hợp lãi gộp theo loại hàng… cung cấp thông tin chi tiết về việc tiêu thụ sản phẩm của công ty theo từng loại hàng, từng hợp đồng và đối với từng khách hàng. Liên quan đến doanh thu là các khoản phải thu khách hàng với các báo cáo: bảng tổng hợp phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp phải thu theo từng hợp đồng… Ngoài ra còn các Bảng chi tiết và tổng hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục…
Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Biên bản bàn giao
hàng Phần mềm kế toán
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra