Hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty dựa trên " Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp" do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006, tuân thủ các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo quy định.
Doanh nghiệp đang sử dụng hình thức Nhật Kí Chung. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp áp dụng
Biểu 2.3: Hệ thống tài khoản áp dụng
Số hiệu
TK
Tên tài khoản Số
hiệu TK
Tên tài khoản
111 Tiền mặt 311 Vay ngắn hạn
112 Tiền gửi ngân hàng 331 Các khoản phải trả
131 Phải thu của khách hàng 333 Thuế và khoản phải nộp NN
133 Thuế GTGT 334 Lương CNV
138 Phải thu khác 353 Quỹ khen thưởng phúc lợi
141 Tạm ứng 338 Phải trả phải nộp khác
152 Nguyên liệu vật liệu 411 Nguồn vốn kinh doanh
153 Công cụ dụng cụ 421 Lợi nhuận chưa phân phối
154 Chi phí SXKD dở dang 511 Doanh thu bán hàng
156 Hàng hóa 621 Chi phí NVL trực tiếp
211 Tài sản cố định hữu hình 622 Chi phí nhân công trực tiếp 214 Hao mòn tài sản cố định 627 Chi phí sản xuất chung
241 Xây dựng cơ bản dở dang 632 Giá vốn hàng bán
623 Chi phớ sử dụng máy thi công
911 Xác định kết quả kinh doanh
Đối với một số tài khoản Công ty mở chi tiết:
+ TK 112; 311 mở chi tiết theo VNĐ và USD đồng thời mở chi tiết theo ngân hàng Sài Gòn Công Thương – chi nhánh Khâm Thiên
+ TK 131; 331 mở chi tiết theo kỳ hạn dưới 1 năm và trên 1 năm, đồng thời mở chi tiết cho từng khách hàng cụ thể.
+ Tk 154 mở chi tiết theo từng loại chi phí :1541 chi phí nguyên vật liệ trực tiếp, 1542 chi phí nhân công trực tiếp, 1543 chi phí máy, 1545 chi phí khác.
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức nhật kí chung trên phần mềm kế toán Misa vào việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, việc cập nhật các nghiệp vụ kinh tế rất nhanh chóng, thuận tiện, giảm bớt hình thức ghi sổ.
Công ty chọn hình thức sổ Nhật kí chung vì tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật kí mà trọng tâm là sổ Nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nhiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật kí để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức Nhật kí chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ nhật kí chung, sổ nhật kí đặc biệt
+ Sổ cái
+các sổ thẻ kế toán chi tiết
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày …) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
+ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lấp từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối quý Đối chiếu, kiểm tra
25 Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng
hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng cân đối phát sinh
Theo hình thức này hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, tính hợp pháp đồng thời tiến hành phân loại các chứng từ gốc để
ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết. Đồng thời hàng ngày ghi số liệu từ nhật ký chung vào sổ cái.
Sổ kế toán sử dụng gồm có: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái và các sổ thẻ chi tiết.
- Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, theo quan hệ đối ứng tài khoản phục vụ việc ghi sổ cái.
- Công ty mở thêm các nhật ký đặc biệt gồm: + Sổ nhật ký thu tiền
+Sổ nhật ký chi tiền + Sổ nhật ký mua hàng + Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng ghi chép các nghệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán của Công ty. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
- Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm: + Sổ TSCĐ
+ Thẻ kho
+ Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
+ Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
Cuối quý căn cứ vào số liệu từ các sổ thẻ kế toán chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản sau đối chiếu kiểm tra trên sổ cái.
Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh, và từ đó lập báo cáo tài chính. Báo cáo được lập theo từng tháng.