phần mềm kế toán
1.4.1. Mã hóa các đối tượng
Để thực hiện tổ chức kế toán bằng phần mềm thông qua máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin.
Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng quản lý. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã.
Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản,… Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục ban đầu.
Một số cách xây dựng hệ thống mã hóa các danh mục:
- Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn, các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.
- Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta
có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Công ty ABC có mã là ABC, công ty XYZ có mã là XYZ,…
- Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2 – 3 cấp.
1.4.2. Xác định danh mục
* Danh mục tài khoản:
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết các thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khai thác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Bằng việc khai báo và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tùy theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp), tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau:
- Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được Nhà nước quy định để khai báo các biến mã nhận biết tương ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể.
- Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết.
* Danh mục chứng từ :
Việc tổ chức, theo dừi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ.
* Danh mục khách hàng:
Danh mục này được dựng để theo dừi chi tiết hoạt động bán hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả:
- Nếu khách hàng lớn, có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1, 2, 3, … Xong mã kiểu này thường không mang nghĩa gợi nhớ.
- Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng. Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao.
- Mã hóa theo kiểu khối: mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách hàng trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay tính chất tổ chức công việc.
* Danh mục hàng hóa
Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa.
Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho,…
1.4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của doanh nghiệp về quá trình bán hàng và XĐKQBH mà chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Kế toán không