Chi phí quản lý kinh doanh trong DNTM nhỏ và vừa bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
* CPBH là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, bao gồm:
- Chi phí nhân viên: là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển, bảo quản hàng hóa,… Bao gồm tiền lương, tiền ăn ca, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ,…
- Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ hàng hóa như chi phí vật liệu đóng gói hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên việu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là các chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,…
- Chi phí khấu hao TSCĐ: là các chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như: nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,…
- Chi phí dự phòng: là khoản dự phòng phải trả về bảo hành hàng hóa đã được bán trong kỳ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,… - Chi phí bằng tiền khác: là các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí cho hội nghị khách hàng.
* CPQLDN là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: là các khoản phải trả về lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc, nhân viên quản lý văn phòng, ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực,… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ, - Chi phí đồ dùng văn phòng: là các chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ: là các chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng,
vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị dùng trên văn phòng…
- Thuế, phí và lệ phí là các chi phí về thuế, phí và lệ phí, như: Thuế môn bài, thuế nhà đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế phát minh, giấy phép chuyển giao công nghệ… (không thuộc TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào CPQLDN…
- Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…
Ngoài ra tùy hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp “ Chi phí bán hàng” và “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số nội dung chi phí.
Tổ chức tốt kế toán CPQLKD, cụ thể là CPBH và CPQLDN là biện pháp quan trọng để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho DNTM. * Tài khoản kế toán.
Kế toán CPQLKD sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
Bên Nợ:
- Chi phí quản lý kingh doanh phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ.
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào bên Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
TK 642 không có số dư cuối kỳ
TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh, có 2 tài khảon cấp 2:
- TK 6421 – Chi phí bán hàng: dùng để phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
- TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng để phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
* Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
1. Tính tiền lương, phụ cấp và các khoản khác (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý, bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
2. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bộ phận quản lý, bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
Có TK 338 – Phải trả khác (3382, 3383, 3384).
3. Giá trị vật liệu, dụng cụ xuất dùng để phục vụ cho bộ phận quản lý, bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
Có các TK 152, 153, 611.
4. Giá trị vật liệu, dụng cụ mua vào sử dụng ngay cho bộ phận quản lý, bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
5. Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận quản lý, bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
6. Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào CPQLKD, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
7. Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn cần phải phân bổ trong nhiều niên độ kế toán, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn. 8. Chi phí dịch vụ mua ngoài tính trực tiếp vào CPQLKD, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Có các TK 111, 112, 152, 331,…
9a. Khi thực hiện trích lập dự phòng bảo hành hàng hóa trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – CPQLKD (Chi tiết chi phí bán hàng).
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
9b. Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự lphòng bảo hành hàng hóa phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập năm trước chưa sử dụng hết, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả.
Có TK 642 – CPQLKD (Chi tiết chi phí bán hàng).
10a. Khi trích lập dự phòng phải trả về tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả về hợp đồng rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (nếu có), ghi:
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
10b. Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng về tái cơ cấu nghiệp, dự phòng phải trả về hợp đồng rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (nếu có) phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết, ghi: Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả.
Có TK 642 – CPQLKD (6422).
11a. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào CPQLDN trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – CPQLKD (6422).
Có TK 159 – Các khoản dự phòng (1592). 11b. Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết, ghi:
Nợ TK 159 – CPQLKD (1592).
Có TK 642 – Các khoản dự phòng (6422). 13. Thuế môn bài phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 642 – CPQLKD (6422).
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3338).
14. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi phí hoa hồng,… ghi:
Nợ TK 642 – CPQLKD ( 6421, 6422).
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
15. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:
Nợ TK 642 – CPQLKD (6422).
Có TK 351 – Quỹ dư phòng trợ cấp mất việc làm.
16. Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ sử dụng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu, thuế GTGT phải nộp ( nếu có) của hàng hóa sử dụng nội bộ:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh (Chi tiết chi phí bán hàng).
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có).
Có TK 511: DTBH & CCDV (Giá vốn hàng hóa) (Chi tiết DTBH nội bộ).
17. Cuối kỳ, kết chuyển CPQLKD phát sinh trong kỳ vào TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kihn doanh. Có TK 642 – CPQLKD.