TNHH Cụng nghiệp Quang Minh
2.1.2.1. Thực trạng đối tượng kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất tại Cụng ty TNHH Cụng nghiệp Quang Minh
Đối tượng kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất ở Cụng ty là cỏc loại chi phớ được tập hợp trong một giới hạn nhất định nhằm phục vụ cho việc kiểm tra, phõn tớch chi phớ và giỏ thành sản phẩm. Xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ là khõu đầu tiờn và đặc biệt quan trọng trong toàn bộ cụng tỏc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm.
Do quy trỡnh cụng nghệ của Cụng ty TNHH Cụng nghiệp Quang Minh là quy trỡnh khộp kớn, tớnh chất sản xuất tương đối đơn giản, loại hỡnh sản xuất là hàng loạt, tổ chức sản xuất bao gồm 7 tổ trong đú cú hai tổ sản xuất chớnh là tổ pha băng và tổ cuốn ống. Do vậy để phự hợp với quy trỡnh cụng nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất và để thuận lợi cho cụng tỏc quản lý, Cụng ty đó xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ là tất cả cỏc tổ trong toàn Cụng ty.
2.1.2.2. Thực trạng phương phỏp tập hợp chi phớ tại Cụng ty TNHH Cụng nghiệp Quang Minh
Cụng ty tập hợp chi phớ sản xuất theo phương phỏp tập hợp và phõn bổ giỏn tiếp
Cụng ty tiến hành sản xuất hàng loạt, số lượng sản phẩm sản xuất ra cú nhiều loại, do đú khụng thể tập hợp trực tiếp cỏc chi phớ này cho từng đối tượng. Vỡ vậy phải tiến hành tập hợp và phõn bổ chi phớ cho cỏc đối tượng cú liờn quan.
Theo phương phỏp này, trước tiờn căn cứ vào cỏc chi phớ phỏt sinh kế toỏn tiến hành tập hợp chung cỏc chi phớ cú liờn quan đến nhiều đối tượng theo nội dung chi phớ. Để xỏc định chi phớ cho từng đối tượng cụ thể phải lựa chọn tiờu chuẩn phõn bổ hợp lý và tiến hành phõn bổ cỏc chi phớ đú cho từng đối tượng liờn quan
Việc phõn bổ chi phớ chi từng đối tượng thường được tiến hành theo hai bước sau:
- Bước 1: Xỏc định hệ số phõn bổ theo cụng thức: H = Trong đú: H: Hệ số phõn bổ chi phớ
C: Tổng chi phớ cần phõn bổ cho cỏc đối tượng
M: Tổng khối lượng của cỏc đối tượng cần phõn bổ chi phớ - Bước 2: Xỏc định chi phớ cần phõn bổ cho cỏc đối tượng tập hợp cụ thể
Ci= H x Mi
Trong đú: Ci: phần chi phớ phõn bổ cho đối tượng i
Mi: khối lượng dựng để phõn bổ chi phớ của đối tượng i
2.1.2.3. Thực trạng tổ chức kế toỏn tập hợp chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp tại Cụng ty TNHH Cụng nghiệp Quang Minh
Chi phớ NVL trực tiếp bao gồm toàn bộ giỏ trị vật liệu cần thiết để tạo ra sản phẩm. Ở Cụng ty TNHH Cụng nghiệp Quang Minh, chi phớ NVL là một yếu tố khụng thể thiếu trong giỏ thành sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ thành sản phẩm.
Do NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ thành sản phẩm nờn việc hạch toỏn đầy đủ và chớnh xỏc chi phớ này cú tầm quan trọng lớn trong việc xỏc định lượng tiờu hao vật chất, tớnh chớnh xỏc giỏ thành sản phẩm. Đồng thời việc quản lý chặt chẽ tiết kiệm nguyờn vật liệu là một yờu cầu hết sức quan trọng và cần thiết trong cụng tỏc quản lý nhằm hạ giỏ thành sản phẩm sản xuất.
Ở cụng ty, NVL sử dụng cho sản xuất sản phẩm chủ yếu là thộp cỏc loại (thộp cuộn, thộp tấm), tụn, inox… nờn nguyờn liệu khỏ đa dạng về chủng loại và nguồn cung cấp ( vỡ cụng ty nhập khẩu từ nhiều nước).
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp ở Cụng ty liờn quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phớ nờn khụng thể tập hợp trực tiếp được mà phải sử dụng phương phỏp tập hợp và phõn bổ giỏn tiếp. Tiờu chuẩn sử dụng để phõn bổ chi phớ nguyờn vật liệu là khối lượng sản phẩm sản xuất
Vớ dụ:
Số liệu chi phớ về nguyờn vật liệu chớnh thực tế sử dụng cho sản xuất chế tạo sản phẩm T14x14x1.0, T14x14x1.2 trong kỳ là: 25.000.000
Trong kỳ, khối lượng sản xuất của sản phẩm T14x14x1.0 là 200 sản phẩm, của sản phẩm T14x14x1.2 là 500 sản phẩm
Quỏ trỡnh phõn bổ chi phớ nguyờn vật liệu chớnh cho từng sản phẩm như sau: Hệ số phõn bổ= = 50.000
Chi phớ nguyờn vật liệu chớnh phõn bổ cho:
+ Sản phẩm T14x14x1.2= 300x50.000= 15.000.000
Do Cụng ty ỏp dụng theo QĐ 48 ban hành ngày 14/9/2006/QĐ/BTC nờn để kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, kế toỏn sử dụng TK 154- Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang.
* Cỏch tớnh giỏ vật liệu nhập kho:
Do NVL của Cụng ty chủ yếu là thộp nhập khẩu từ nước ngoài nờn mỗi lần nhập đều với số lượng lớn và phải cú kế hoạch của Trưởng Phũng xuất nhập khẩu được Giỏm đốc phờ duyệt. Lượng hàng nhập về sẽ được nhập kho để dựng cho việc sản xuất sản phẩm trong kỳ. Vỡ thế, NVL xuất dựng cho sản xuất phải được lấy từ kho của cụng ty và giỏ trị vật liệu xuất được tớnh theo giỏ thực tế đớch danh của nguyờn vật liệu nhập kho
Giỏ trị thực tế của NVL nhập kho = Giỏ mua + chi phớ mua.
Sau mỗi lần nhập, chi phớ mua được phõn bổ ngay cho khối lượng nhập về của cỏc lụ hàng
Tổng chi phớ mua
CPi = x khối lượng từng loại Tổng khối lượng cỏc loại hàng mua
Vớ dụ: Chi phớ vận chuyển 1000 kg TC 5454x1.1 và 1500kg TC 342x1.0 là 15.750.000 15.750.000 Chi phớ vận chuyển = x1500 TC 545x1.1 1500+ 1000 = 9.450.000 15.750.000 Chi phớ vận chuyển = x1000 TC 342x1.0 1500+ 1000
= 6.300.000
Đơn giỏ NVL nhập kho sẽ được cung cấp cho cỏc bộ phận như kế toỏn, thủ kho, và cỏc cỏn bộ kinh doanh để phục vụ cho cụng việc của từng vị trớ.
* Phương phỏp tớnh giỏ vật liệu xuất kho
Cụng ty ỏp dụng tớnh giỏ vật liệu xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền
Vớ dụ:
- Tồn kho đầu thỏng của TC 545x1.1: Số lượng: 10.000kg, tổng giỏ vốn thực tế: 110.000.000đ
- Nhập kho TC 545x1.1 trong thỏng 10/2007:
+ Ngày 18/10 nhập kho 8000 kg, đơn giỏ vốn thực tế: 11.400đ/kg, thành tiền: 91.200.000đ
+ Ngày 24/10 nhập kho 29.640 kg, đơn giỏ vốn thực tế: 11.600đ/kg, thành tiền: 383.824.000đ
+ Ngày 30/10 nhập kho 15.360kg, đơn giỏ vốn thực tế: 11.700đ/kg, thành tiền: 179.712.000đ
- Xuất kho TC 545x1.1 dựng cho sản xuất sản phẩm trong thỏng 10/2007
+ Ngày 16/10 xuất kho 8000kg + Ngày 22/10 xuất kho 28.000kg + Ngày 29/10 xuất kho 17.000kg
110.000.000+91.200.000+383.824.000+179.712.000 Đơn giỏ =
bỡnh quõn 10.000+8.000+29.640+15.360 = 12.187,43
Trị giỏ vật tư xuất kho ngày 29/10=12.187,43 x 17.000 = 207.186.140đ
* Quy trỡnh hạch toỏn
Hàng thỏng - quý, cỏc phũng ban phải lập kế hoạch cho đơn vị mỡnh. Riờng Phũng sản xuất phải cú trỏch nhiệm tổng hợp lượng nguyờn vật liệu nhập - xuất - tồn của toàn Cụng ty từ đú lờn kế hoạch nhập khẩu hàng hoỏ cho từng thời kỳ. Cụng việc này do Trưởng Phũng sản xuất chịu trỏch nhiệm và trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt. Sau đú, cỏn bộ phũng xuất nhập khẩu sẽ thụng bỏo cho cỏc nhà cung cấp nước ngoài cú trong danh sỏch và chọn một nhà cung cấp cú đủ khả năng đỏp ứng cỏc yờu cầu của cụng ty để tiến hành hợp đồng. Hợp đồng mua NVL được soạn thảo dựa trờn sự thoả thuận mà đại diện hai bờn thống nhất, ký và đúng dấu. Mọi thủ tục về Hợp đồng nhập khẩu và Tờ khai hải quan cũng được giao cho cỏn bộ Phũng xuất nhập khẩu phụ trỏch đến khi nhận được thụng bỏo hàng về cảng.
Khi cú thụng bỏo hàng về, nhõn viờn của phũng xuất nhập khẩu phải chịu trỏch nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cỏch của vật tư. Sau đú, phải làm thủ tục giao nhận và ỏp tải hàng về nhập đủ tại kho Cụng ty.
Trường hợp, nguyờn vật liệu cũn tồn trong kho khụng đỏp ứng với yờu cầu của khỏch hàng thỡ cỏn bộ kinh doanh cú thể đề xuất mua NVL từ cỏc đơn vị khỏc - sao cho lợi nhuận kế hoạch vẫn đạt được ở mức tối ưu thỡ Trưởng phũng kinh doanh sẽ cho thực hiện. Khi đú, NVL sẽ được mua từ cỏc đơn vị bạn và vận chuyển về nhập kho. Mọi thủ tục, chứng từ, hoỏ đơn
vẫn phải đảm bảo đầy đủ từ khi mua về nhập kho đến khi xuất cho sản xuất.
Khi mua nguyờn liệu về nhập kho, căn cứ vào cỏc chứng từ, húa đơn, tài liệu do cỏn bộ nhập hàng cung cấp, kế toỏn NVL cú trỏch nhiệm lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đựoc lập thành 3 liờn: liờn 1 lưu trong quyển phiếu, liờn 2 giao cho thủ kho và liờn 3 giao cho kế toỏn hạch toỏn. Phiếu nhập kho phải cú đủ chữ ký của Trưởng phũng kế toỏn, người giao hàng, thủ kho và phải ghi đầy đủ nội dung quy định.
• Trỡnh tự phiếu nhập kho vào phần mềm kế toỏn:
- Chọn “Mua hàng” ở trờn màn hỡnh chớnh, sau đú vào Phiếu nhập kho - Căn cứ vào chứng từ gốc nhập vào ụ ngày, mó đối tượng. Ấn enter để di chuyển vị trớ giữa cỏc ụ. Do đối tượng đó được mó húa bằng số nờn mỏy tự động nhảy tờn và địa chỉ của người cung cấp
- Vào ụ diễn giải để diễn giải nội dung của chứng từ - Ở ụ mó nhập xuất nhập 331- Phải trả người bỏn - ễ vật tư nhập tờn của vật tư mua về
- ễ đơn vị tớnh 1 nhập đơn vị là cuộn, ụ đơn vị tớnh 2 nhập đơn vị là kg - ễ tài khoản nợ nhập 1521, ụ tài khoản cú nhập 331
- ễ mó kho nhập kho 01. Tờn kho đó được mó húa trong danh mục kho hàng húa
- ễ số lượng nhập số lượng vật tư mua về, ụ đơn giỏ nhập số tiền mua vật tư
Sau khi nhập xong thỡ ấn enter đến nỳt chấp nhận. Khi đú chứng từ sẽ được cập nhật từ Phiếu nhập kho vào cỏc sổ kế toỏn cú liờn quan để phục vụ cho việc tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm
Để tiến hành tập hợp chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp thỡ ngoài Phiếu nhập kho, Cụng ty cũn sử dụng cỏc chứng từ khỏc là Phiếu xuất kho và Phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy pha băng
Trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm, nếu cần phải xuất nguyờn vật liệu hay cụng cụ dụng cụ để phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất thỡ trưởng ca của từng tổ sẽ viết Phiếu yờu cầu xin lĩnh vật tư và gửi cho trưởng phũng sản xuất. Sau khi xem xột yờu cầu, trưởng phũng sản xuất sẽ ký vào phiếu yờu cầu đú để kế toỏn nguyờn vật liệu cú căn cứ viết Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liờn: liờn 1(liờn gốc) lưu tại phũng kế toỏn, liờn 2 giao cho thủ kho làm căn cứ để xuất kho.
Trỡnh tự nhập Phiếu xuất kho vào phần mềm kế toỏn
- Chọn “Mua hàng” ở trờn màn hỡnh chớnh, sau đú chọn Phiếu xuất kho - Căn cứ vào chứng từ gốc nhập vào ụ ngày, mó đối tượng. Ấn enter để di chuyển vị trớ giữa cỏc ụ. Do đối tượng đó được mó húa bằng số nờn mỏy tự động nhảy tờn và địa chỉ của người cung cấp
- Vào ụ diễn giải để diễn giải nội dung của chứng từ là “Xuất sản xuất”
- Ở ụ mó nhập xuất nhập 154
- ễ vật tư nhập tờn của vật tư cần xuất dựng để phục vụ cho hoạt động sản xuất của cỏc tổ
- ễ đơn vị tớnh 1 và đơn vị tớnh 2 nhập tờn đơn vị của vật tư xuất dựng như viờn, vũng, cỏi…
- ễ tài khoản nợ nhập 154, ụ tài khoản cú nhập 153
- ễ mó kho nhập kho 04. Tờn kho đó được mó húa trong danh mục kho hàng húa
- ễ số lượng nhập số lượng vật tư cần xuất dựng, ụ đơn giỏ nhập số tiền mua vật tư
Sau khi nhập xong thỡ ấn enter đến nỳt chấp nhận. Khi đú chứng từ sẽ được cập nhật từ Phiếu xuất kho vào cỏc sổ kế toỏn cú liờn quan để phục vụ cho việc tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm
Hàng ngày, mỗi trưởng ca của tổ pha băng và tổ cuốn ống sẽ phải theo dừi kết quả sản xuất của tổ mỡnh thụng qua phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy pha băng và phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy cuốn ống. Phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy pha băng cú vai trũ như phiếu xuất kho. Nú cho biết loại nguyờn vật liệu nào được xuất ra đưa vào sản xuất trong ngày, khối lượng của từng loại nguyờn vật liệu đú và từ loại nguyờn vật liệu đú cú thể sản xuất ra những loại tộp nào. Cũn phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy cuốn ống cú vai trũ như phiếu nhập kho. Nú cho biết từ những loại tộp tụn được cắt ra đú cú thể sản xuất ra những loại thành phẩm nào và khối lượng của từng loại thành phẩm. Sau khi hoàn thành phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy pha băng và phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy cuốn ống thỡ trưởng ca sẽ giao phiếu này cho một nhõn viờn chuyờn trỏch trong phũng sản xuất để tổng hợp số liệu. Số liệu tổng hợp xong sẽ được gửi lờn phũng kế toỏn để kế toỏn nguyờn vật liệu nhập chứng từ vào mỏy.
Vớ dụ: Từ loại tụn cuộn TC 545x1.1 qua mỏy pha băng sẽ được cắt ra thành cỏc loại tộp khỏc nhau, từ cỏc loại tộp đú qua mỏy cuốn ống sẽ tạo ra cỏc sản phẩm thộp ống tương ứng. Chẳng hạn như từ loại tụn cuộn TC 545x1.1 qua mỏy pha băng được cắt ra thành loại tộp 30x30x1.1. Sau đú đưa qua mỏy cuốn ống sẽ tạo ra sản phẩm là thộp ống hộp 30x30x1.1
Ngoài loại tộp 30x30x1.1 thỡ từ tụn cuộn TC 545x1.1 cú thể cắt ra thành cỏc loại tộp khỏc như 30x60x1.1; 25x50x1.1; 14x14x1.1; 16x16x1.1
Trỡnh tự nhập phiếu xuất tụn cuộn:
- Chọn “Sản xuất” ở trờn màn hỡnh chớnh, sau đú chọn Phiếu xuất tụn cuộn
- Căn cứ vào chứng từ gốc (Phiếu theo dừi kết quả sản xuất mỏy pha băng) nhập vào ụ ngày, mó đối tượng. Ấn enter để di chuyển vị trớ giữa cỏc ụ. Do đối tượng đó được mó húa bằng số nờn mỏy tự động nhảy tờn và địa chỉ của người cung cấp
- Vào ụ diễn giải để diễn giải nội dung của chứng từ là “Cắt TC 545x1.1 thành 30x60; 25x50; 30x30; 16x16;14x14”
- Ở ụ mó nhập xuất nhập 154
- Ở ụ kho xuất nhập kho 01. Tờn kho đó được mó húa trong danh mục kho hàng húa
- ễ vật tư nhập xuõt nhập tờn của vật tư là TC 545x1.1
- ễ số lượng xuất nhập số lượng tụn cuộn đưa vào sản xuất (theo đơn vị tớnh là cuộn). ễ số lượng quy đổi nhập trọng lượng của cỏc cuộn tụn cuộn (theo đơn vị tớnh là kg)
- Ở cột vật tư nhập tờn của cỏc lại vật tư được cắt ra từ loại tụn cuộn 545x1.1
- ễ đơn vị tớnh 1 nhập tờn đơn vị tớnh là tộp, ụ đơn vị tớnh 2 nhập tờn đơn vị tớnh là kg
- ễ tài khoản nợ nhập 154, ụ tài khoản cú nhập 1521
- ễ mó kho nhập kho 02. ễ số lượng nhập số lượng tộp đó được cắt ra từ loại tụn cuộn 545x1.1 tương ứng với từng loại tộp. ễ trọng lượng quy đổi nhập khối lượng của từng loại tộp tương ứng sẽ tự động nhảy vỡ nú đó được phần mềm cài đặt trước.
Sau khi nhập xong thỡ ấn enter đến nỳt chấp nhận. Khi đú chứng từ sẽ được cập nhật từ Phiếu xuất kho vào cỏc sổ kế toỏn cú liờn quan để phục vụ cho việc tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm
Từ loại tộp 30x30x1.1 đó được cắt ra sau khi đưa vào mỏy cuốn ống