6. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.3.1.3.Phương thức và trình tự ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá
Thực tế cho thấy thì công ty TNHH dệt may Hưng Thịnh thường sử dụng hai phương thức ký kết là phương thức ký trực tiếp và phương thức ký gián tiếp.
Phương thức ký trực tiếp:
Công ty thường sử dụng phương thức này đối với bạn hàng là những cá nhân, tổ chức mà có điều kiện gặp gỡ thuận lợi; có khả năng gặp gỡ bàn bạc trực tiếp. Phương thức này gồm các giai đoạn sau:
+ Giai đoạn đầu tiên là giai đoạn giới thiệu hàng hóa. Trong giai đoạn này công ty sẽ liên hệ, tìm đối tác có nhu cầu mua hàng hoá của công ty. Đây là giai đoạn quan trọng vì nếu tìm được đối tác thì các giai đoạn sau mới được thực hiện. Nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với khách hàng, tìm hiểu khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm gì, số lượng chất lượng, giá cả…như thế nào và hẹn thời gian đàm phán.
+ Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Để quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi, phòng kinh doanh phải chuẩn bị kỹ càng những công việc sau: Lựa chọn cán bộ đàm phán; xác định mục tiêu đàm phán; xác định thời gian, địa điểm đàm phán; xác định nội dung đàm phán;
+ Giai đoạn đàm phán. Là việc hai bên gặp gỡ trực tiếp để trao đổi về mọi điều kiện buôn bán, quá trình đàm phán này có thể diễn ra tại phòng kinh doanh của công ty hoặc của bạn hàng.
+ Giai đoạn soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hoá: Những hợp đồng của công ty thể hiện sự thoả thuận về các điều khoản số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toán…của hai bên. Khi hợp đồng được soạn thảo xong, nếu hai bên chấp nhận các điều khoản của hợp đồng thì đại diện của hai bên ký vào hợp đồng.
Phương thức ký gián tiếp:
Bao gồm các giai đoạn sau:
+ Đề nghị giao kết hợp đồng: Đề nghị giao kết hợp đồng luôn được công ty gửi đến cho những khách hàng xác định, thể hiện rõ ý định muốn xác lập quan hệ hợp đồng. Đề nghị này được gửi dưới dạng đơn chào hàng, đơn đặt hàng… và trong đó có ghi rõ những nội dung tương tự như nội dung trong hợp đồng đó là: số lượng, giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán…và xác định rõ thời hạn mà bên được đề nghị phải trả lời.
dung đề nghị giao kết trong thời hạn qui định mà không đưa ra ý kiến muốn thay đổi một trong những nội đung đó thì các bên thoả thuận với nhau thời gian, địa điểm để thực hiện việc ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên, nếu bên được đề nghị không chấp nhận toàn bộ nội dung trong đề nghị giao kết hợp đồng mà có sự thay đổi như đưa ra giá mới, chất lượng mới…thì đó lại được coi như chào hàng mới, khi đó nhân viên phòng kinh doanh sẽ báo cáo với giám đốc về những đề nghị mới, nếu chấp nhận các bên sẽ hẹn ngày, thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng.
Thực tiễn cho thấy, công ty sử dụng chưa nhiều phương thức ký gián tiếp để giao kết hợp đồng mặc dù phương thức này giúp cho các bên có thể tiết kiệm thời gian, tiền