Chức năng cơ bản của máy chủ đánh chỉ mục, biên mục và tham chiếu trong hệ thống thư viện số là cung cấp các dịch vụ đánh chỉ mục biên mục theo chuẩn trên thế giới cho việc thu nhận nội dung thư viện. Hệ thống được tổ chức để hỗ trợ đa máy chủ hoạt động liên kết với nhau. Nó cũng được lập kế hoạch để cung cấp các máy chủ thay thế trong cấu trúc hệ thống để có thể tận dụng ưu điểm trong việc bổ xung, thực thi các thành phần mới mà không yêu cầu thay đổi hay chuyển các dịch vụ đang có.
Một vấn đề thiết kế quan trọng là điều khiển các tương tác đúng mở giữa máy chủ đăng ký và các máy chủ đánh chỉ mục, biên mục và tham chiếu để tránh việc xung đột trong mạng và giải quyết vấn đề trùng lặp dữ liệu sao chép. Tiêu chí cho việc lựa chọn giữa các máy chủ đánh chỉ mục, biên mục và tham chiếu phải được đặt ra nếu có nhiều yêu cầu giống nhau và các thông tin có liên quan đến nhau.
Có hai câu hỏi cần được trả lời bởi hệ thống đánh chỉ mục, biên mục và tham chiếu khi làm việc với nội dung dữ liệu thư viện:
♦ "Dữ liệu sẽ được lưu ở đâu?"
♦ "Dữ liệu đang cần tìm kiếm được lưu ở đâu?"
Bấy kỳ các công cụ nào phát triển cho một chức năng có thể thực hiện cho chức năng khác. Mỗi máy chủ đánh chỉ mục, biên mục và tham chiếu có khả năng thực hiện các chức năng của nó khi dữ liệu được thêm vào máy chủ. Các chức năng có thể như sau
♦ Đánh biên mục/ chỉ mục của các dữ liệu mới thu nhận được. ♦ Tìm kiếm thành phần được đánh biên mục, chỉ mục
♦ Tập hợp thống kê về nội dung hoặc sự sử dụng của thư viện
Khi một thành phần được đăng ký, nó được chuyển đến máy chủ đánh chỉ mục, biên mục và tham chiếu để được đánh chỉ mục và biên mục