Hình thức ghi sổ kế toán được kế toán công ty sử dụng là ghi theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp kinh tế, tài chính phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ cái.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối quý
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để nhập số liệu vào phần mềm kế toán máy sau đó căn cứ vao những số liệu đã được phần mềm xử lý đưa vào sổ chi tiết.
CHỨNG TỪ GỐC Sổ quỹ kế toán Sổ, thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái
Cuối tháng: Kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ, lập kế toán tổng hợp sau đó đưa số liệu vào chứng từ ghi sổ, lập các bút toán ghi sổ và tiến hành đóng sổ. Căn cứ vào những số liệu trên chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi sổ cái sau đó đưa vào bảng cân đối số phát sinh từ đó lập nên các báo cáo tài chính.