Đăng ký khách sạn là công việc mà nhân viên lễ tân thực hiện trong giai đoạn khách đến khách sạn, khi giữa khách và khách sạn bắt đầu hình thành mối quan hệ kinh doanh.
Đăng ký khách sạn là việc thực hiện một số thủ tục để cho khách sạn nhận buồng và lưu trú tại khách sạn. Thủ tục đăng ký khách sạn có liên quan đến thủ tục khai báo tạm trú với chính quyền sở tai.
Như vậy thực chất đăng ký khách sạn là thực hiện một số công việc chính sau:
+ Đón tiếp khách khi khách đến: Yêu cầu phải tạo cho khách ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về khách sạn.
+ Làm các thủ tục theo yêu cầu của khách sạn để khách có thể nhận buồng (nếu đặt buồng) hoặc thuê phòng (nếu chưa đặt phòng).
+ Thực hiện các thủ tục để khai báo tạm trú cho khách yêu cầu của chính quyền sở tại.
+ Bước đầu hình thành mối quan hệ kinh doanh giữa khách và khách sạn.
3.2. Mục đích của đăng ký khách sạn
Hầu hết tất cả các đối tượng khách, đặc biẹt là khách thương gia đã đặt buồng đều muốn làm thủ tục đăng ký nhận buồng càng nhanh càng tốt. Hơn nữa xét về mặt tâm lý, sau một chặng đường dài, hầu như tất cả mọi khách đều cảm thấy mệt mỏi và chỉ muốn mau chóng được hoàn thành mọi thủ tục nhận buồng để nghỉ ngơi. Trước yêu cầu rất chính đáng của khách như vậy, đòi hỏi bộ phận lễ tân là phải thực hiện các hoạt động chuẩn bị trước khi khách đến nhằm mục đích làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách nhanh có hiệu quả, tạo được ấn tượng tốt đẹp ban đầu cho khách. Đồng thời những hoạt động này còn giúp cho nhân viên tiếp tân tự tin và chủ động hơn khi khách đến.
3.3. Các trang thiết bị đăng ký khách sạn:
+ Ở các khách sạn lớn:
- Giá cung cấp thông tin: Cung cấp bảng danh sách tên khách theo trật tự anphabê và số buồng của khách sử dụng tại bộ phận tổng đài.
- Giá biểu diễn tình trạng buồng (room rack): Cho ta biết tình trạng buồng, buồng có sẵn để bán, buồng đang có khách ở, buồng đang làm vệ sinh để bán, buồng đã có khách đặt...
- Giá đựng thư và chìa khoá của khách: Giá có những ô nhỏ dùng để đựng thư và chìa khoá của khách.
- Máy đóng dấu thời gian: Máy được sử dụng để đóng dấu thời gian lên thư từ, nhắn tin, fax, phiếu đăng ký khách sạn, thời gian chuyển hành lý.
- Máy nạp mã vào chìa khoá từ: máy được sử dụng để nạp mã vào chìa khoá buồng cho khách trong thời gian lưu trú.
- Máy vi tính và máy in - Điện thoại
- Máy photocopy
- Hệ thống loa phát thanh công cộng - Các loại văn phòng phẩm và giá đựng - Tủ đựng sổ sách, biểu mẫu.
+ Ở các khách sạn nhỏ: - Điện thoại
- Máy thanh toán dịch vụ điện thoại - Máy fax
- Các loại văn phòng phẩm và giá đựng - Tủ đựng sổ sách, biểu mẫu.