2. Khái niệm chung về đặt buồng
2.1. Các hình thức đặt buồng:
2.1.1. Đặt buồng bằng lời - Đặt buồng trực tiếp:
Khách đến khách sạn và trực tiếp đặt buồng với bộ phận đặt buồng hoặc bộ phận kinh doanh tiếp thị của khách sạn. Nhân viên đặt buồng có thể trực tiếp xác nhận yêu cầu đặt buồng với khách mà không cần gửi thư hoặc fax xác
nhận đặt buồng như hình thức đặt buồng bằng văn bản. Ưu điểm của hình thức đặt buồng này là cả hai phía khách và nhân viên nhận đặt buồng có thể sử dụng ngôn ngữ cử chỉ để hỗ trợ cho việc chuyển tải thông tin và nhận thông tin một cách chính xác.
- Đặt buồng qua điện thoại
Khách gọi điện đến khách sạn để yêu cầu đặt buồng. Hình thức đặt buồng qua điện thoại là hình thức đặt buồng phổ biến nhất, nhanh, dễ tiếp cận và có tính tương tác. Song hình thức đặt buồng này cũng có những hạn chế như nhận thông tin được chuyển qua điện thoại đôi khi không chính xác vì điện thoại bị trục trặc kỹ thuật do thời tiết xấu, điện thoại thường xuyên bận nên khách phải chờ lâu lãng phí nhiều tiền và thời gian, gây cho khách sự khó chịu, khách và nhân viên nhận đặt buồng không nhìn thấy nhau nên không thể dùng ngôn ngữ cử chỉ để hỗ trợ thêm cho thông tin cần chuyển tải... Khi nhận đặt buồng qua điện thoại ngoài việc tinh thông thông tin nghiệp vụ, lễ tân nhân viên nhận đặt buồng còn phải có chất giọng ngọt ngào và trình độ ngoại ngữ tốt để giao tiếp với khách nhằm tạo nên ấn tượng tốt đẹp ban đầu cho khách.
Khi nhận đặt buồng qua điện thoại nhân viên nhận đặt buồng nên yêu cầu khách gửi văn bản xác nhận buồng cho khách sạn để xác nhận lại đặt buồng của khách.
2.1.2. Đặt buồng qua văn bản: - Đặt buồng qua Fax:
Là hình thức đặt buồng được nhiều khách sử dụng vì những ưu điểm như tốc độ nhanh; lưu lại được văn bản đặt buồng, đảm bảo mọi thông tin đặt buồng được chuyển tải rõ ràng và chính xác. Khi nhận đặt buồng qua fax, nhân viên nhận đặt buồng phải nhanh chóng ghi lại mọi thông tin đặt buồng từ bản fax vào phiếu nhận đặt buồng và lập tức gửi thư hoặc fax xác nhận việc đặt buồng của khách.
- Đặt buồng bằng thư:
Khách viết thư gửi cho khách sạn nêu rõ yêu cầu đặt buồng của mình... Này nay hình thức đặt buồng bằng thư viết tay hầu như đã được thay thế bằng
thư điện tử trong suốt một số khách gia đình hoặc các đoàn khách lớn vẫn sử dụng hình thức đặt buồng qua thẻ. Thư đặt buồng thường được gửi tới khách sạn trước khi khách đến khoảng ba hoặc bốn tháng thậm chí có đoàn khách lớn còn gửi thư đặt buồng một năm. Nhược điểm của hình thức đặt buồng này là thư đặt buồng của khách có thể bị thất lạc, gây sự bị động và phiền hà cho cả khách sạn.
Nhân viên nhận đặt buồng cần nhanh chóng gửi thư xác nhận buồng của khách sạn cho khách sạn khi đã ghi chép các thông tin về yêu cầu đặt buồng của khách vào phiếu đặt buồng loại hoặc sổ đặt buồng.
Ví dụ: Một lá thư đặt buồng 57 Phố Cao Culworth
Daventy, NN11 BPP 3/3/2002 Thưa quý ông, quý bà
Xin hãy dành cho tôi và vợ tôi một buồng đôi và hai buồng đơn cho con trai và con gái tôi, từ ngày mùng 5 đến ngày 10 tháng 8 tại khách sạn
Xin hãy vui lòng xác nhận lại việc đặt buồng của tôi Tôi mong chờ từ phía quý ngài/ quý bà
Kính thư P.Jknowles
-Đặt buồng qua thư điện tử
Ngày nay nhờ sự kết hợp nối của hệ thống Internet qua máy vi tính, một số khách đặt buồng hình thức gửi thư điện tử cho khách sạn. Đây là hình thức đặt buồng nhanh nhất và ngày càng trở thành hình thức đặt buồng quan trọng tương lai. Hàng ngày nhân viên lễ tân thuộc trung tâm dịch vụ mở máy vi tính ba lần để kiểm tra và in các loại buồng trên máy.
Khi nhận được các đặt buồng qua máy vi tính nhân viên đặt buồng cũng phải ghi chép lại mọi thông tin đặt hàng vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng và gửi thư xác nhận đặt buồng cho khách.