Sơ đồ 2.1 Cơ cấu bộ máy Công ty TNHH Marksys Việt Nam
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban tại công ty TNHHMarksys Việt Nam Marksys Việt Nam
* Hội đồng thành viên:
- Đảm bảo hoạt động đúng nguyên tắc và chịu trách nhiệm trong hoạt động quản lý, điều hành công ty.
- Đảm bảo sự nhất quán trong việc duy trì những tiêu chí thích hợp trong hoạt động, tổ chức, kiểm soát và quản lý.
* Ban Giám đốc:
- Chức năng và nhiệm vụ quan trọng nhất đối với Ban Giám đốc là việc đưa ra các chiến lược cho toàn công ty về kế hoạch đầu tư, kinh doanh và xây dựng thương hiệu công ty trong ngắn hạn và trong tầm nhìn dài hạn. Đồng thời đó cũng là việc kết hợp các phòng ban chức năng cùng với toàn bộ nhân viên xây dựng nền văn hóa công ty.
- Ngoài ra, Ban Giám đốc là người trực tiếp xây dựng ngân sách cho từng phòng ban, quản trị chi phí và ra quyết định. BGĐ trực tiếp đề cử cán bộ phụ trách các chương trình và dự án lớn của công ty cho thật phù hợp với trình độ năng lực chuyên môn của mỗi người. Đồng thời BGĐ sẽ kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, chịu trách nhiệm xây dựng chính sách lương thưởng cũng như xử phạt lao động mang tính chất chung cho toàn công ty.
* Phòng Cung ứng:
- Tham mưu cho BGĐ trong công tác hoạch định để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư và cung cấp vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
- Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động: dự trữ - xuất - kiểm kê vật lực của hệ thống kho theo quy định công ty.
- Phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác thu thập, phân tích thông tin, đánh giá dự báo nhu cầu mua hàng trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để đảm bảo mục tiêu kinh doanh và tiến độ công việc. Tổ chức việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa theo đúng quy định một cách khoa học, dễ truy xuất khi cần thiết và thực hiện các công tác bảo mật theo quy định của công
* Phòng Tài chính:
- Tổ chức công tác hạch toán, kế toán và thiết lập các nguyên tắc, quy định quản lý vốn và nguồn vốn phù hợp với Luật pháp hiện hành và với nhu cầu phát triển của công ty trong từng thời kỳ, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước.
- Cân đối kế hoạch tài chính tháng/quý/năm của các đơn vị trong toàn hệ thống công ty. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện tài chính trong từng đơn vị để đề xuất huy động và điều tiết vốn kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh, đầu tư của công ty.
- Thiết lập và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Tổ chức và kiểm tra, kiểm soát về hiệu quả các hoạt động tài chính, làm rõ và xử lý trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm tập thể trong các đơn vị sử dụng vốn của công ty.
- Giúp giám đốc công ty điều hành và quản lý mọi hoạt động tiếp thị trên cơ sở chiến lược marketing dài hạn một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn lực cho kinh doanh.
- Kết hợp với phòng kinh doanh, bán hàng xác định nhu cầu thị trường, phát triển, hoàn thiện sản phẩm đáp ứng các nhu cầu.
- Xây dựng chiến lược marketing toàn diện và cụ thể trên cơ sở phân tích kỹ thị trường, có kế hoạch tiếp thị bán hàng đối với từng thị trường phù hợp theo thời điểm.
* Phòng Bán hàng:
- Thực hiện công tác kinh doanh và quản lý thị trường tại địa bàn phụ trách, khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng.
- Tổ chức thực hiện các công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh Công ty. - Chăm sóc, thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với khách hàng nhằm mở rộng thị trường và nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty.
* Phòng Hành chính Nhân sự:
- Phòng Hàng chính nhân sự sẽ tham mưu cho Hội đồng thành viên và Tổng giám đốc Công ty về các vấn đề: Tổ chức bộ máy và mạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường. Cụ thể:
- Sắp xếp bộ máy tổ chức nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. - Xây dựng nội quy, quy chế về công tác lao động, tiền lương.
- Tổng hợp báo cáo, phân tích chất lượng nguồn nhân lực của công ty.
- Thực hiện chức năng văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, đánh máy, quản lý tài sản, trang thiết bị khối văn phòng, công tác bảo vệ, an toàn lao động, phòng chống
cháy nổ, vệ sinh, y tế...Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý, các giấy phép liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
* Phòng Quản lý sản xuất: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý kế hoạch, vật tư tài sản, kỹ thuật sản xuất, sử dụng máy móc, trang thiết bị trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng, duy tu, sửa chữa, lắp đặt máy móc, thiết bị, điện nước trong công ty, đảm bảo phục vụ sản xuất liên tục, an toàn và độ bền của thiết bị máy móc.
- Thực hiện chức năng nghiên cứu để sản xuất sản phẩm mới, nghiên cứu áp dụng công nghệ mới hiện đại, tiên tiến cho Công ty nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm.
- Tổ chức tốt hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm cho từng công đoạn sản xuất, từng sản phẩm để đảm bảo hàng hóa bán ra đạt chất lượng.