ty TNHH Cát Lâm:
Công ty T NHH Cát Lâm là một doanh nghiệp tư nhân, tuy mới tham gia hoạt động trê n thị trường máy phát điện chưa lâu, nhưng cũng đã tham gia và thành công rất nhiều cuộc đấu thầu, đã cung cấp một số lượng lớn máy phá t điệ n, với đủ loại khác nhau, đa dạng cả về công suất lẫn nguồn gốc xuất xứ. Sở dĩ có được kết quả như vậy là bởi công ty luôn coi trọng công tác đấu thầu bao gồm mua hồ sơ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng.
1. Công tác mua hồ sơ dự thầu:
Trước khi có hoạt động đấ u thầu, cán bộ kinh doanh của công ty thường rất trú trọng đến việc thu thập thông tin có liên qua n đến cá c dự án, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu xem những đơn vị thuộc ngành nào đang chuẩn bị có kế hoạch mua máy phá t điện. Để từ đó thường xuyên liên hệ, đồng thời gửi tới đơn vị đó bản năng lực công ty. Hoạt động này rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu của công ty sau này.
Khi có thông báo mời thầu công ty sẽ cử cán bộ đến tận nơi để mua hồ sơ thầu, nếu không có điều kiện đến tận nơi công ty có thể mua thông qua đường bưu điện. Giá của một bộ hồ sơ thường từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng. Tất cả những chi phí có liên quan đến công tác mua hồ sơ thầu thường được tính vào phí công tác của cán bộ và
2. Công tác lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng. đồng.
Song song với v iệc mua hồ sơ dự thầu, công ty đồng thời tiến hành nghiên cứu thu thập những thông tin liên quan đến dự án như:
- Chủ đầu tư, chủ quản đầu tư, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng như tiến hành lắp đặt, kể cả về kỹ thuật và tài chính.
- Nguồn vốn và quy mô dự á n. Điều này là rất cần thiết đối với công ty khi tham gia thầu dự án. Nó có liên quan đến mức giá, đến loại thiết bị mà công ty sẽ dự thầu.
- Các đối thủ sẽ tham gia vào dự án để từ đó có những đá nh giá về điểm mạnh và điểm yếu của họ.
Tất cả đều nhằm phục vụ cho việc khai thác thế mạnh của công ty hơn so với các đối thủ khác cùng tham gia đấu thầu, tăng khả năng thắng thầu của công ty.
2.1 Lập hồ sơ dự t hầu.
Sau khi mua được hồ sơ dự thầu, công ty sẽ xem xét các điều kiện của gói thầu được nói rõ tro ng nội dung của hồ sơ thầu. Có thể gồm: Khả năng công ty, hồ sơ kỹ thuật, khả năng tài chính, catalogue, cá c chứng chỉ liên quan, bảo đảm về phá p lý, điều kiện thanh toán, bảo hành, biện pháp thi công, tiến độ thi công, có thể kèm theo danh sách một số khách hàng Nói chung là phải bảo đảm đầy đủ. Thông thường để ho àn thành một bộ hồ sơ dự thầu vấn đề đầu tiên và quan trọng là cán bộ công ty sẽ nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu để có những quyết định đúng đắn khi lậ p hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu x em xét đá nh giá lựa c họn nhà thầu. Do vậy đòi hỏi ở công ty phải đầu tư kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều, nói chung là cả chi phí về vật chấ t và chi phí về tinh thần. Ngoài những chi phí cần phải bỏ ra khi tham gia đấu thầu, công ty có thể gặp phải những rủi ro không thể tránh khỏi trong đấu thầu. Do vậy khi lập hồ sơ thầu, ba n lãnh đạo công ty thường phân tích rất kĩ những rủi ro có thể gặp phải đồng
thời tìm ra giải pháp để khắc phục nó.
2.2 Nộp hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong sẽ được cán bộ công ty gửi đến hội đồng xét thầu đúng thời gian quy định. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp hoặc giá n tiếp qua đường bưu điện, miễn là bảo đả m về mặt thời gian. Thông thường các dự án quy định mở xét thầu cách ngày đóng thầu là một đến hai ngày, đặc biệt là cá c dự án ở các tỉnh ngoài Hà N ội nên cán bộ của công ty thường trực tiếp đưa hồ sơ dự thầu đến tận nơi, sau đó nghỉ trọ lại để chờ ngày mở thầ u.
2.3 Thời gian đánh giá
Thời gian và thời điểm mở thầu được ghi rõ trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu sẽ được mở công khai trước sự chứng kiến của cá c bên tham gia dự thầu, cán bộ của công ty cũng luôn có mặt trong buổi mở thầu để chứng kiến, ghi lại toàn bộ những chi tiết có liên quan đến công tác mở thầu, các thông tin về hồ sơ của các bên tham gia dự thầu như mức giá dự thầu của đối thủ, loại máy mà đối thủ dự thầu, chế độ bảo hành, các dịch vụ kèm theo từ đó tập hợp thành những tà i liệu hỗ trợ cho công ty trong việc đá nh giá về đối thủ, để có những chính sách đối phó thích hợp hơn sa u này.
2.4 Ký kế t hợp đồng
Khi có thông bá o trúng thầu của chủ đầu tư, đại diện của công ty Cát Lâm sẽ cùng với chủ đầ u tư ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung của hợp đồng sẽ phản ánh đúng và đầy đủ những cam kết giữa ha i bên tro ng quá trình đấu thầu.
Nội dung bao gồm:
+ Các tài liệu kèm theo (là một phần) của hợp đồng kinh tế. + Đối tượng của hợp đồng
+ Yêu cầ u về số lượng, chất lượng, chủng loại, của thiết bị + Biên bản nghiệm thu
+ Phương thức và điều kiện thanh toán + Bảo hành thiết bị
Ngoài ra, nội dung của hợp đồng còn có các điều khoản trách nhiệm và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm
ký
nhận hợp đồng, phạm vi hợp đồng, xử lý hợp đồng, những bổ sung, điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng, cam kế t của chủ đầu tư. Mọi
thay đổi hay bổ sung đều theo sự đồng ý của cả hai bên, bê n nào vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật và theo những điều khoản trong hợp đồng, đồng thời chịu trách nhiệ m hoàn toàn trước những thiệ t hại đã gây ra cho bên kia.
III. Đánh gi á quá trì nh tham gi a đấu thầu của
công ty TNHH Cát Lâm.
1. Những thuận lợi:
- Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập (có bộ phận kế toán và hệ thống sổ sách kế toán riêng), có đủ tư cách v à điề u kiện tham gia đấu thầu mà không chịu sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên nào. Điều này tạo ra sự tự do cho việc thiết lập quan hệ làm ăn với cá c bạn hàng, tạo ra tính tự chủ năng động của công ty. Khi tham gia đấu thầu công ty có thể tự do điều chỉnh hà nh vi của mình để đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu của bên mời thầu.
- Công ty có một số mặt mạnh về cá c khía cạnh như kỹ thuậ t (đội ngũ cán bộ kĩ thuật của công ty ngo ài được đào tạo tại các trường đại học, hàng năm công ty còn cử sang tận nơi sản xuất để trực tiếp quan sát, học tập nâng cao kiến thức chuyên môn. Điều này một mặt tạo ra lợi thế cho công ty khi tham gia đấu thầu, mặt khác cũng tạo ra sự dễ dàng cho công ty khi thực hiện dự án sau khi trúng thầu.
- Là đại lý duy nhất của hãng B runo -Italia tại Việt Nam
- Đội ngũ cán bộ của công ty đảm nhận công tác đấu thầu có kiến thức vững vàng, có thể nhanh chóng nắm bắt được những thông tin từ phía người mời thầu, nhanh chóng lập hồ sơ dự thầu và đưa ra được những quyết định đá p ứng được cá c yêu cầu của hội đồng xét thầu.
- Có quan hệ tốt với nhiều khách hàng như hệ thống ngân hàng No&PTNT, hệ thống Bưu điện, hệ thống ngân hàng chính sách. Bên cạnh những thuận lợi này, công ty cũng gặp không ít những khó khăn, gây cản trở cho hoạt động đấu thầ u.
2. Những khó khăn
- Nền kinh tế thị trường tự do làm xuất hiện rất nhiều đối thủ cạnh tranh, một số trong đó có tiềm lực về tài chính mạnh, trang thiết bị và vật tư máy móc hiện đại.
- Khả năng thu thập thông tin (tính cập nhật) có liên quan đến các dự án đấu thầu còn hạn chế. Thông tin về các dự án thầu lắp đặ t máy phá t điện chủ yếu bắt nguồn từ các tờ báo nhân dân.
- Quy mô vốn còn eo hẹp, số lượng tiền mặt có tại công ty hạn chế, nhiều dự án có quy mô giá trị lớn đòi hỏi các nhà thầu phải có một khoản bảo lãnh tương xứng đã gây khó khăn cho hoạt động đấu thầu.
- Đối với một số dự án thầu địa phương, mặc dù tổ chức thầu theo hình thức công khai nhưng bên mời thầu luôn có một số ưu tiên cho các nhà thầu địa phương – nơi dự án được thực hiện. Có thể là do chính sách của địa phương, có thể do mối quan hệ giữa họ, có thể do tính thuận tiện về vị trí địa lý, thuận lợi cho những phá t sinh sau này.
3. Một số nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại của công ty
- Chủ quan:
+ Quy mô của công ty còn nhỏ, cơ sở vật chất chưa đầy đủ đôi khi làm ảnh hưởng đến uy tín đến sự tín nhiệm của bên mời thầu.
+ Việc lập giá dự thầ u còn chưa sá t thực tế, vấn đề lựa chọn mức giá dự thầu còn chưa linh hoạt làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty.
+ Đội ngũ cán bộ công nhân tuy có trình độ chuyên môn cao nhưng thiếu kiến thức về thực tế, số lượng còn mỏng, đôi khi không có đủ lực lượng để đảm nhận các công việc về bảo trì, bảo dưỡng. Việc chuyển sang hoạt động với cơ chế mới, yêu cầu về một đội ngũ nhâ n viên tốt là rất quan trọng.
+ Khả năng tài chính chưa đủ mạnh so với một số đối thủ, đôi khi có một số dự á n mà có tiến độ thanh toán chậm sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ của các dự á n tiếp theo sau.
+ Hoạt động xuất nhập khẩu của công ty đôi lúc bị ngừng trệ, mà lý do có thể là do từ phía nhà sản xuất hoặc do phương tiện vận
chuyển. L àm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng, gây mất lòng tin cho nhà đầu tư.
+ Hoạt động Marketing chưa được quan tâm đúng mức, chưa thống nhất quan điểm kinh doanh theo định hướng Marketing, chưa có phòng Marketing, các ho ạt động xúc tiến hầu như vẫn chưa có - Khách quan:
+ Sự chuyển đổi nền kinh tế nước ta từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường chậm hơn rất nhiều nước, do đó hình thức đấu thầ u còn rất mới mẻ và chưa được hiểu một cá ch thấu đáo, đôi khi còn tiến hành theo cảm giác. Trong khi các quy định c ủa nhà nước về đấu thầu còn lỏng lẻo chưa thực sự đầy đủ, chậm đổi mới để theo kịp với những thay đổi của thị trường. Các doanh nghiêp vừa phải tìm hiểu, vừa thực hiện nên sức cạnh tranh chưa cao.
+ Nền kinh tế khu vực và thế giới tro ng thời gian vừa qua có nhiều thay đổi cả theo hướng tích cực và tiêu cực làm ảnh hưởng đến các dự án đầu tư cả trong nước và ngoài nước. ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Chính sách của nhà nước và của các bộ ngành có liên quan chưa thực sự đồng bộ.
+ Cơ chế đấu thầ u chưa thống nhất giữa các đơn vị.