Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát TSCĐ của khách hàng và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

II- KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TSCĐ DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ

2. Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát TSCĐ của khách hàng và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

thống kiểm soát nội bộ

2.1 Tìm hiểu về thủ tục kiểm soát TSCĐ của khách hàng

Thông qua việc trao đổi trực tiếp với khách hàng các kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về thủ tục kiểm soát của đơn vị đối với các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ từ việc phê chuẩn đến khi đưa tài sản vào sử dụng hay thanh lý, nhượng bán.

Thực tế tại công ty cổ phần vận tải XYZ:

Các thủ tục kiểm soát của khách hàng đối với khoản mục TSCĐ sau khi các kiểm toán viên tìm hiểu được mô tả cụ thể như sau:

 Tăng khi mua sắm TSCĐ:

Để đảm bảo cho việc kiểm soát tại công ty, nghiệp vụ mua sắm TSCĐ chỉ phát sinh khi bộ phận có liên quan làm giấy đề nghị và báo hỏng các TSCĐ cần thay thế hay trang bị thêm mới rồi trình phòng lên kế hoạch xem xét, sau đó bộ phận kỹ thuật của đơn vị sẽ có biên bản thẩm tra về việc TSCĐ báo hỏng xem có thực sự phát sinh hỏng và cần mua mới để thay thể hay không. Nếu cần thay thế sẽ tiến hành thu thập 03 báo giá về TSCĐ cần mua sắm từ các nhà cung cấp và trình lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt mua sắm TSCĐ.

Như vậy thủ tục mua sắm TSCĐ sẽ bao gồm: các báo giá của nhà cung cấp, hợp đồng kinh tế, và các hoá đơn chứng từ liên quan. Ngoài ra khi TSCĐ về đến đơn vị thì bộ phận kỹ thuật sẽ có trách nhiệm kiểm tra lại các thủ tục trên trước khi làm thủ tục bàn giao cho bộ phận có yêu cầu đưa vào sử dụng. Kết thúc quá trình mua sắm tất cả các chứng từ sẽ đựợc chuyển lên phòng kế toán để hạch toán tăng TSCĐ và tính khấu hao.

 Tăng TSCĐ khi đầu tư, xây dựng mới:

Khi đơn vị phát sinh việc đầu tư xây dựng cơ bản để tăng TSCĐ thì trước tiên là phải có Dự toán do phòng kế hoạch đưa ra và Quyết định phê duyệt Dự toán của các cấp Lãnh đạo. Trong quá trình thi công xây dựng phải có đầy đủ các chứng từ liên quan đến: vật tư (Hoá đơn mua nguyên vật liệu, giấy đề nghị mua vật tư, phiếu xuất kho), nhân công (Hợp đồng thuê mướn nhân công, bảng chấm công), các chi phí khác phải có chứng từ hợp lệ kèm theo, sau đó lập Hồ sơ quyết toán công trình và trình lãnh đạo duyệt để xác định giá trị của TSCĐ; Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành đưa vào sử dụng; cuối cùng là Biên bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Kết thúc quá trình đầu tư xây dựng cơ bản toàn bộ chứng từ, hồ sơ sẽ được chuyển lên phòng kế toán để hạch toán tăng TSCĐ và bắt đầu tính khấu hao.

 Giảm TSCĐ khi thanh lý, nhượng bán:

Đơn vị sẽ tiến hành thanh lý TSCĐ khi ban kiểm kê của đơn vị đưa ra danh sách những tài sản cần thanh lý từ việc kiểm kê định kỳ tất cả các tài sản cố định của đơn vị, sau đó trình lên cho Giám đốc xem xét và quyết định những tài sản nào được thanh lý. Đối với những tài sản có giá trị lớn khi có quyết định của Giám đốc về việc thanh lý, ban thanh lý sẽ được lập ra với ít nhất có 3 thành viên bao gồm: Giám đốc làm trưởng ban và hai ủy viên khác là kế toán trưởng và nhân viên của phòng kỹ thuật. Ban thanh lý sẽ xác định giá bán TSCĐ để từ đó xác định giá trị thu hồi, tổ chức việc thanh lý, nhượng bán theo quy định hiện hành. Trong quá trình thanh lý tài sản sẽ lập biên bản thanh lý TSCĐ .

Việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát của kiểm toán viên với đơn vị khách hàng khá quan trọng, nó cho biết TSCĐ trong đơn vị được quản lý như thế nào, với mỗi nghiệp vụ tăng, giảm có được kiểm soát chặt chẽ và có vi phạm các nguyên tắc về hệ thống KSNB hay không để từ đó có những đánh giá chính xác, từ đó có thể đưa ra khối lượng công việc cần thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản. Tuy nhiên việc tìm hiểu về thủ tục KSNB của khách hàng chủ yếu chỉ được thực hiện trong năm đầu kiểm toán và do các kiểm toán viên chính thực hiện thông qua phỏng vấn, kết hợp thu thập tài liệu và dựa vào kinh nghiệm để đánh giá rủi ro kiểm soát. Việc làm này tuy đơn giản, gọn nhẹ xong bằng chứng có độ tin cậy chưa cao. Và khó có thể hình dung được nó nếu công việc này không được thể hiện trên giấy làm việc.

2.2 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm toán viên dựa vào kinh nghiệm của mình sẽ đánh giá sơ bộ hệ thống KSNB đối với khoản mục TSCĐ của đơn vị thông qua việc trao đổi, tìm hiểu bằng mẫu các câu hỏi đã được chuẩn bị trước. Cụ thể:

Thực tế tại công ty cổ phần vận tải XYZ:

BẢNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SOÁT

Câu hỏi Rủi ro kiểm toán Có ảnh hưởng nghiêm trọng đến BCTC TSCĐ

1. Có thực hiện kiểm kê TSCĐ theo đúng quy định không? Yes 2. Có mang TSCĐ đi thế chấp để vay vốn không? Yes 3. Tất cả các TSCĐ có được ghi sổ theo giá gốc hay không? Yes 4. Khách hàng có theo dõi riêng những TSCĐ không cần dùng, chờ

thanh lý không? Yes

5. Hệ thống thẻ TSCĐ có được duy trì không? Yes 6. Ngoài kế toán, có bộ phận nào theo dõi và quản lý danh mục

TSCĐ không? No

7. Khấu hao TSCĐ có được tính đúng theo các quy định hiện hành

không? Yes

8. Việc tính khấu hao TSCĐ có được nhất quán với các năm trước

không? Yes

9. Các thủ tục thanh lý TSCĐ có theo đúng quy định không? Yes 10. Khách hàng có mua lại các loại bảo hiểm cho các TSCĐ cần Yes

bảo hiểm không? Kết luận:

• HTKSNB: Tốt  Bình thường □ Không tốt □

• RRKT: Thấp □ Trung bình  Cao □

Kết quả tìm hiểu về hệ thống KSNB cho phép kiểm toán viên hoàn thành Bảng đánh giá RRKS. Ví dụ, kết quả tìm hiểu cho thấy câu trả lời là “Yes” cho câu hỏi “Có thực hiện kiểm kê TSCĐ theo đúng quy định không?” thì kiểm toán viên đã ngầm định là CSDL về sự tồn tại, sự đầy đủ và sự đánh giá đã được đảm bảo do đó kiểm toán viên sẽ quyết định sẽ thực hiện thử nghiệm kiểm soát cho CSDL này của khoản mục TSCĐ của đơn vị. Nếu câu trả lời là “No” thì rõ ràng là đơn vị đã không thực hiện kiểm kê theo đúng quy định, mà đây là một thủ tục kiểm soát rất quan trọng trong KSNB và kiểm toán viên sẽ thực hiện thử nghiệm cơ bản để xem có sai phạm nào xảy ra không. Thông thường, đối với một câu hỏi về thủ tục kiểm soát thì câu trả lời “Yes” tương ứng với đánh giá của kiểm toán viên là hệ thống KSNB tốt, kiểm toán viên sẽ thực hiện thử nghiệm kiểm soát, câu trả lời “No” tương ứng với một sự yếu kém của hệ thống KSNB, kiểm toán viên sẽ thực hiện thử nghiệm cơ bản và ngược lại.

Kiểm toán viên của công ty thường đánh giá hệ thống KSNB theo 3 mức là Tốt, Bình thường và Không tốt tương ứng với rủi ro kiểm soát theo 3 mức định tính là Cao, Trung bình và Thấp. Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ kiểm toán nhiều khách hàng, người viết nhận thấy kiểm toán viên ở công ty thường thể hiện sự thận trọng và hoài nghi nghề nghiệp cao, trong đó hệ thống KSNB có thể được đánh giá là Tốt nhưng rủi ro kiểm soát luôn được đánh giá ở mức Cao và Trung bình, tức là kiểm toán viên không tin tưởng hoàn toàn vào hệ thống KSNB của đơn vị.

Như chúng ta đã biết kết quả của việc tìm hiểu hệ thống KSNB sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo của cuộc kiểm toán, nó là cơ sở để đưa ra các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản, cũng như thể hiện được tính hữu hiệu và hiệu quả của cuộc kiểm toán. Việc sử dụng Bảng câu hỏi có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, nó chủ yếu còn mang tính chủ quan và dựa vào sự xét đoán cùng kinh nghiệm của kiểm toán viên thông qua các câu trả lời của kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp. Chính vì vậy việc thu thập và tìm hiểu về hệ thống KSNB của khách hàng nói chung và khoản mục TSCĐ nói riêng cần được tập hợp lại và lượng hoá cụ thể hơn để đưa ra đánh giá chính xác nhất về rủi ro kiểm soát của từng đơn vị được kiểm toán.