CÔNG TY
2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền
- Đặc điểm:
Vốn bằng tiền là một bộ phận thuộc tài sản lưu động của công ty VNF1. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vốn bằng tiền là tài sản được sử dụng linh hoạt nhất và nó được tính vào khả năng thanh toán tức thời của công ty.
- Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ: + Phiếu chi:
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh người nhận tiền lập các chứng từ như Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng ( Đi kèm với các chứng từ gốc có liên quan như hoá đơn GTGT, Phiếu thu của đơn vị khác, Vé tàu xe, Bảng thanh toán tiền lương tháng…) Giấy đề nghị thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng nêu rõ họ tên người nhận tiền, địa chỉ hoặc bộ phận công tác, số tiền và lý do xin tạm ứng hoặc thanh toán. Các giấy này được Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng, Phụ trách bộ phận xét duyệt. Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào các chứng từ trên lập Phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên. Cả 3 liên này đều được Kế toán trưởng và Phó tổng giám đốc chuyên trách ký duyệt. Liên 1 lưu tại quyển. Liên 2, 3 được chuyển đến cho thủ quỹ. Sau khi thực hiện chi tiền thủ quỹ sẽ cùng với người nhận tiền ký nhận. Liên 3 được giao cho người nhận tiền, Thủ quỹ dựa vào Liên 2 để ghi Sổ quỹ sau đó chuyển cho Kế toán vốn bằng tiền để thực hiện ghi sổ, chuyển cho các bộ phận Kế toán liên quan để thực hiện công tác hạch hạch toán ở các phần hành khác. Phiếu chi được lưu trữ tại Kế toán vốn bằng tiền.
+ Phiếu thu:
Dựa vào các Hợp đồng xây dựng, Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng, Giấy rút tiền tại ngân hàng, Hoá đơn GTGT,bảng kê bán hàng và bảng kê tiền từ các cửa hàng …Kế toán vốn bằng tiền lập Phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên trình cho Kế toán trưởng ký duyệt. Liên 1 được lưu tại quyển, liên 2, 3 được giao cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm nhận tiền và ký vào Phiếu thu. Sau khi có chữ ký của người nộp
tiền vào liên 2, 3 thủ quỹ giao liên 3 cho người nộp tiền và ghi Sổ quỹ, sau đó giao lại cho kế toán vốn bằng tiền để ghi sổ Kế toán tiền mặt. Sau đó Phiếu thu được chuyển đến các bộ phận Kế toán liên quan để thực hiện ghi sổ kế toán. Phiếu thu được lưu tại Kế toán vốn bằng tiền.
• Đối với chứng từ Ngân hàng
+ Giấy báo Có:
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, Khách hàng ( Phần lớn việc thanh toán với các nhà cung cấp và khách hàng lón được VNF1 thực hiện qua ngân hàng ) sẽ gửi liên 2,3 Uỷ nhiệm chi đến Ngân hàng Công thương Thanh Xuân ( Ngân hàng phục vụ cho công ty). Ngân hàng sẽ gửi liên 2 đến cho Kế toán Vốn bằng tiền. Cuối ngày Ngân hàng sẽ gửi giấy Giấy báo Có cho kế toán vốn bằng tiền. Căn cứ vào Giấy báo Có, Kế toán vốn bằng tiền thực hiện ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Sau đó, Kế toán vốn bằng tiền chuyển Giấy báo Có và Uỷ nhiệm chi cho các bộ phận kế toán có liên quan. Giấy báo Có được lưu tại Kế toán Vốn bằng tiền.
+ Giấy báo Nợ:
Trong trường hợp rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt: Kế toán vốn bằng tiền viết Séc chi tiền. Sau khi Kế toán trưởng và Giám đốc ký Séc, Kế toán vốn bằng tiền lưu cuống Séc và chuyển cho người lĩnh tiền nộp Séc vào ngân hàng. Ngân hàng thực hiện chi tiền và gửi Giấy báo Nợ về cho công ty. Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào Giấy báo Nợ để ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền mặt sau đó chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan để thực hiện ghi sổ kế toán.
Trong trường hợp công ty thực hiện chi tiền ngân hàng bằng Uỷ nhiệm chi: Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan như Hoá đơn GTGT, Hợp đồng mua nguyên vật liệu…để lập Uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi được lập thành 3 liên (Hoặc 4 liên trong trường hợp nhà cung cấp không cùng một ngân hàng giao dịch ). Ba liên này Sau khi được Phó tổng giám đốc chuyên trách và Kế toán trưởng ký duyệt sẽ được chuyển đến ngân hàng đề làm thủ tục cần thiết. Ngân hàng lưu 1 liên, giao cho đơn vị thụ hưởng tiền 1 liên và chuyển trở lại cho công ty 1 liên ( Kèm theo Giấy báo Nợ ) để làm cơ sở hạch toán. Kế toán vốn bằng tiền và kế toán các bộ phận liên quan căn cứ vào Giấy báo Nợ và Uỷ nhiệm chi để hạch toán. Giấy
báo Nợ được lưu tại kế toán vốn bằng tiền. Hạch toán vốn bằng tiền trên sổ kế toán: + Sổ sách sử dụng:
Chứng từ ghi sổ;
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái tài khoản 111, 112
Các Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...
+ Các sổ trên đều được thực hiện lưu trữ trên phần mềm kế toán của công ty. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như:Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có... hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái tài khoản 111,112 hoặc Nhật ký chung...) và các sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cùng các sổ chi tiết liên quan.
Sơ đồ7: Quy trình hạch toán vốn bằng tiền
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ (TK111,112) Sổ cái (TK 111, 112) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, uỷ nhiệm chi ...
Sổ quỹ tiền mặt (TK111)
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
2.3.2. Kế toán công Nợ
- Đặc điểm:
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán, giữa các đơn vị với nhau và trong nội bộ công ty. Trên cơ sở các mối quan hệ này là phát sinh các khoản nợ phải thu hoặc nợ phải trả tương ứng. Đây được gọi là công nợ. Công nợ bao gồm các khoản phải thu, các khoản phải trả và quan hệ thanh toán.
Do vậy, công nợ là một trong những phần rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty.
- Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán công nợ công ty sử dụng một số chứng từ sau: Hợp đồng mua bán, Đơn đặt hàng, phiếu xuất kho của nhà cung cấp, hóa đơn GTGT( của nhà cung cấp và của dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ nếu có), bảng xây dựng giá, phiếu nhập kho và xuất kho của công ty VNF1, hóa đơn GTGT của VNF1 viết cho người mua….
+ Hợp đồng mua bán:
Công ty kí hợp đồng với các nhà cung cấp về việc cung cấp sản phẩm hàng hóa của nhà cung cấp cho công ty( hiện nay chủ yếu là các nhà cung cấp hàng lương thực, thực phẩm, công nghệ phẩm…) tại các cửa hàng tiện ích, siêu thị, các cửa hàng chuyên doanh gạo trên khắp thành phố và các tỉnh lân cận. Hợp đồng chỉ cần cho lần giao dịch buôn bán đầu tiên, kế toán sẽ lưu một bản để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết ( do trên hợp đồng thường có những điểu khoản liên qua đến việc khuyến mại giảm giá cho đơn hàng lớn, hàng gửi bán, phương thức thanh toán chậm trả hay mua đứt..cần thiết cho việc hạch toán với nhà cung cấp).
+ Đơn đặt hàng:
các cửa hàng tiện ích và dự đoán nhu cầu của thị trường. Đơn đặt hàng gồm có ngày đặt hàng, ngày giao hàng, tên nhà cung cấp, địa chỉ số điện thoại, địa chỉ giao hàng… ngoài ra đơn đặt hàng còn phải có chữ kí người đặt hàng, trưởng phòng kinh doanh xác nhận. Sau đó Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho nhà cung cấp ( thường gửi qua fax). Phòng kinh doanh khi nộp các chứng từ về việc mua hàng cho phòng kế toán sẽ gửi kèm đơn đặt hàng để lưu (phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu với hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp và phiếu nhập kho của công ty về chủng loại, số lượng, giá bán…của hàng hóa).
+ Phiếu xuất kho của nhà cung cấp:
Do nhà cung cấp xuất tại kho, dựa trên đơn đặt hàng của công ty, kế toán tại nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn GTGT bán hàng cho công ty và chuyển cho thủ kho, thủ kho của nhà cung cấp sẽ căn cứ vào hóa đơn và xuất kho đúng mặt hàng số lượng chủng loại như yêu cầu. Phiếu xuất kho phải có chữ kí của thủ kho và người nhận hàng. Phiếu xuất kho này nộp cùng các chứng từ kế toán liên quan cho kế toán để lưu đối chiếu khi cần thiết.
+ Hóa đơn GTGT đầu vào (bao gồm của nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ vận chuyển bốc dỡ):
Là chứng từ chứng minh quan hệ mua bán giữa nhà cung cấp và công ty. Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập dựa trên đơn đặt hàng của VNF1 và khả năng cung cấp của nhà cung cấp. Hóa đơn bao gồm danh mục các hàng hóa, dịch vụ, số lượng giá cả… theo thỏa thuận của hai bên. Hóa đơn một liên sẽ lưu lại nhà cung cấp và giao một liên cho VNF1 kèm theo những chứng từ liên quan cho kế toán để lưu đối chiếu khi nhập giữ liệu vào hệ thống kế toán máy.
Do phòng kế toán của VNF1 lập dựa trên yêu cầu của khách hàng khi mua hàng(hiện nay tại các đơn vị phụ thuộc của VNF1 chưa được phép phát hành hóa đơn GTGT cho khách hàng, nếu mua hàng khách có yêu cầu lấy hóa đơn GTGT các đơn vị sẽ phải trình phòng kế toán công ty phát hành hóa đơn cho khách ). Hóa đơn được giao cho khách hàng một liên, kế toán lưu một liên và một liên giữ tại quyển.
+ Phiếu nhập kho:
hàng chuyên doanh…). Dựa trên phiếu xuất kho của nhà cung cấp hoặc hóa đơn, thủ kho lập phiếu nhập kho dựa trên số thực nhập. phiếu nhập kho phải có ngày, tháng, năm nhập, hàng hóa phải đúng chủng loại số lượng và giá cả. Phiếu được lập thành 3 liên có đủ chữ kí của thủ kho và người giao hàng , một liên giao cho người giao hàng, một thủ kho giữ và liên còn lại nộp cho kế toán.
Quy trình hạch toán tổng quát được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 8: Quy trình kế toán công Nợ Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểmtra
Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu
nhập kho… Nhật kí mua hàng, nhật kí bán hàng CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ chi tiết các tài khoản công nợ 131,331,138,141... theo nhà cung cấp, khách hàng... Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái tài khoản
131,331, 138... Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh
2.3.3. Kế toán tài sản cố định
- Đặc điểm:
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có nguồn lực kinh tế như: sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Xét về thời gian hữu dụng và giá trị ban đầu, nguồn lực kinh tế của các doanh nghiệp được chia làm 2 loại, đó là: Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. tài sản cố định (TSCĐ) là bộ phận chủ yếu, chiếm tỷ trọng cao trong tổng số tài sản dài hạn, phản ánh các nguồn lực kinh tế có giá trị ban đầu lớn và thời gian hữu dụng dài.
Công ty Cổ phần phân phối bán lẻ VNF1 là công ty cổ phần nên toàn bộ tài sản của công ty hầu hết đều được hình thành từ các cổ đông góp vốn. Nguyên giá TSCĐ hữu hình được cấp từ các cổ đông bao gồm: Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ khi đơn vị nhận được từ cổ đông hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, lắp đặt, chạy thử…mà công ty phải chi ra cho đến thời điểm đưa TSCĐ vào trang thái sắn sàng sử dụng.
Giá trị hao mòn của TSCĐ tại công ty được áp dụng theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Cách xác định như sau:
Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao theo năm =
Số năm sử dụng Mức khấu hao theo năm Mức khấu hao theo quý =
4 (Quý)
Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao theo tháng =
Số năm sử dụng *12Tháng Mức khấu hao tháng Mức khấu hao theo ngày =
Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và kế toán TSCĐ, công ty đã thực hiện việc phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện và theo quyền sở hữu. Đây là 2 cách phân loại khá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phân loại TSCĐ theo hình thức biểu hiện gồm:
TSCĐ hữu hình: là những hình thái vật chất cụ thể, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, về mặt giá trị bị hao mòn dần.
TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Tại công ty, TSCĐ vô hình được biểu hiện bằng giá trị quyền sử dụng đất, phần mềm vi tính…
+ Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu gồm những tài sản được góp vốn, mua sắm, xây dựng…hoặc được cung cấp từ các nguồn khác (do Ngân sách Nhà nước, do biếu tặng…)
- Chứng từ kế toán sử dụng:
Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01 GTKT-3LL) Thẻ Tài sản cố định (Mẫu số S23- DN)
Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ) Sổ tài sản cố định (Mẫu số S21 – TSCĐ)
Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ)
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 –TSCĐ) Các chứng từ khác có liên quan. - Tài khoản sử dụng: TK 211: Tài sản cố định hữu hình. TK 213: Tài sản cố định vô hình. TK 214: Hao mòn tài sản cố định. Các TK khác có liên quan
Quy trình hạch toán:
Sơ đồ9: Quy trình kế toán tài sản cố định Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận … kế toán lập thẻ tài sản cố định, sổ tài sản cố định để tiện quản lý và theo dõi từng loại tài sản.
Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan, cuối tháng đối chiếu sổ tài sản cố định và Bảng cân đối số phát sinh.
Cuối qúy, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ cái để vào bảng cân đối số phát sinh và từ bảng cân đối số phát sinh vào các báo cáo tài chính.
Kế toán căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, số năm sử dụng để tính toán mức khấu hao cho từng loại tài sản và vào bảng tính khấu hao TSCĐ.
Hoá đơn GTGT, Biên bản giao nhận …. Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 213 Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Thẻ tài sản cố định
PHẦN 3
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNF1
3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY