- Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán:
Danh mục chứng từ kế toán dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã hiệu xác định. Việc cập nhật dữ liệu chứng từ gốc vào chứng từ trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
Đối với phần mềm kế toán VCSOFT thì danh mục chứng từ bao gồm một số loại như: chứng từ thu tiền mặt, chứng từ chi tiền mặt, chứng từ thu nhận hàng, chứng từ xuất vật tư…
Các biểu mẫu chứng từ được xây dựng dựa trên Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, đồng thời căn cứ trên đặc điểm tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh doanh của công ty, trưởng các bộ phận kết hợp với phòng kế toán chịu trách nhiệm xây dựng lên các biểu mẫu chứng từ phù hợp.
- Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 4: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ
- Tổ chức lưu trữ chứng từ:
Kế toán tổng hợp lưu trữ các chứng từ kế toán tiền lương theo từng bộ phận, trong từng bộ phận sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian phát sinh.
Kế toán TSCĐ, CCDC lưu trữ các chứng từ về TSCĐ, CCDC tổ chức sắp xếp chứng từ theo từng loại TSCĐ, CCDC.
Kế toán kho lưu trữ các chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất và sắp xếp theo từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu…
Kế toán công nợ lưu trữ các chứng từ liên quan đến công nợ phải thu, phải trả.. Kế toán tiền mặt và tiền gửi có nhiệm vụ lưu trữ các chứng từ liên quan đến tiền như phiếu thu, phiếu chi theo số hiệu chứng từ.