4. Túm tắt cấu trỳc của luận văn
2.1.3.1. Xỏc định cỏc thụng tin chung về quản lý cụng việc
Trong cỏc Cơ quan, doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản lý-điều hành điển hỡnh đƣợc phõn theo cấp quản lý từ cao xuống thấp nhƣ sau:
1. Ban Giỏm đốc (Giỏm đốc, cỏc phú giỏm đốc, trợ lý, thƣ ký giỏm đốc) 2. Lónh đạo phũng (Trƣởng phũng và cỏc phú phũng, thƣ ký phũng) 3. Tổ (Tổ trƣởng, tổ phú, trƣởng nhúm, ...) 4. Chuyờn viờn Ban Giỏm Đốc (Giỏm đốc, phú giỏm đốc, thư ký, trợ lý,...) Lónh đạo phũng ban 1 (Trưởng phũng, phú phũng, Văn thư phũng) Tổ 1 Lónh đạo phũng ban n (Trưởng phũng, phú phũng, Văn thư phũng) Tổ m ... ... Nhõn viờn 1 ... Nhõn viờn k
Hỡnh 2.1. Mụ hỡnh phõn cấp quản lý trong doanh nghiệp
là: cỏc chỉ đạo trong cỏc cuộc họp, cỏc cụng văn và cỏc chỉ đạo đến từ cấp trờn, cụng việc riờng của phũng. Cỏc cụng việc đƣợc tổ chức theo mụ hỡnh cõy phõn cấp, một cụng việc lớn đƣợc phõn thành nhiều cụng việc nhỏ, mỗi cụng việc nhỏ nhất đƣợc giao cho một chuyờn viờn giải quyết.
Thụng tin cơ bản của mỗi cụng việc bao gồm: Tờn cụng việc, Ngày giao, Ngƣời giao, Ngày yờu cầu kết thỳc, Độ khẩn, Nội dung cụng việc, Nội dung giải quyết, Ngƣời (nhúm ngƣời giải quyết), ngày hoàn thành cụng việc, Khối lƣợng hoàn thành, Trạng thỏi giải quyết, Thời gian tiếp nhận cụng việc, Trạng thỏi (đọc, chƣa đọc), Nội dung chỉ đạo, ....
Mỗi cụng việc đƣợc quản lý phõn cấp theo chủ đề cụng việc. Khi cú cụng việc phõn xuống Phũng/ban (cỏc cụng việc lớn đƣợc chia cho nhiều phũng ban, chuyờn viờn cựng giải quyết), lónh đạo Phũng phõn về cỏc Tổ, cỏc lónh đạo Tổ lại chia nhỏ cụng việc để phõn cho từng chuyờn viờn giải quyết (cụng việc nhỏ nhất).
Mỗi cụng việc cú cỏc trạng thỏi giải quyết sau:
Chưa phõn giải quyết: cụng việc mới tạo ra chƣa phõn giải quyết
Đang giải quyết: cụng việc đó đƣợc phõn cho phũng ban (hay chuyờn viờn)
giải quyết nhƣng chƣa giải quyết xong.
Đó giải quyết xong: Tất cả cỏc cụng việc đó phõn cho phũng ban (hay chuyờn viờn) giải quyết, và cỏc cụng việc này đó đƣợc giải quyết xong. Quỏ hạn giải quyết: tất cả cỏc cụng việc đang giải quyết mà cú ngày kết
thỳc nhỏ hơn ngày hiện tại.
Lónh đạo dựa vào trạng thỏi giải quyết và mức độ hoàn thành cụng việc để theo dừi và cập nhật nội dung chỉ đạo thực hiện cụng việc. Lónh đạo cú thể tổng hợp số lƣợng cụng việc theo trạng thỏi giải quyết và xem tiến độ giải quyết cụng việc của một chuyờn viờn, tổ, phũng hay toàn cụng ty.