Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, và thuận tiện cho việc quản lý nên công ty lựa chọn hình thức ghi sổ là Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán ghi sổ phù hợp với doanh nghiệp vừa và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Hình thức này dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa KT chi tiết và KT tổng hợp, đảm bảo cho các phần hành KT tiến hành song song và phối hợp nhịp nhàng.
Theo hình thức này, quy trình hạch toán VL tại công ty TNHH TM & SX NH sử dụng các chứng từ sổ sách sau:
• Nhật Ký Chung • Các Bảng kê • Các Sổ cái
Quy trình ghi sổ KT theo hình thức Nhật Ký Chung tại công ty TNHH Tùng Nam.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào Nhật ký chung hoặc Nhật ký chuyên dùng theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, hoặc ghi vào các sổ chi tiết. Hàng ngày từ NKC ghi vào các sổ cái của các tài khoản liên quan.Với các Nhật ký chuyên dùng thì cuối kỳ lấy số tổng cộng ghi một lần vào sổ cỏi TK liên quan. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, từ sổ cái lập bảng cân đối TK. Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với các TK trong bảng cân đối TK. Sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối TK lập BCTC.
Sơ đồ 13: Quy trình ghi sổ của công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng