Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty Thơng mại Thuốc lá cũng đợc tập hợp theo khoản mục nh chi phí bán hàng, bao gồm các khoản chi phí sau: chi phí nhân viên quản lý, chi phí công cụ đồ dùng, văn phòng phẩm, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí điện thoại, fax, điện nớc dùng cho quản lý, các khoản phí bằng tiền khác,...
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK này đợc mở chi tiết thành các TK:
TK 642CT: Chi phí QLDN ở công ty.
TK 642QT: Chi phí QLDN ở cửa hàng Quán Thánh. TK 642GL: Chi phí QLDN ở cửa hàng Gia Lâm. TK 642TX: Chi phí QLDN ở cửa hàng Thanh Xuân.
Tk 642YK: Chi phí QLDN ở cửa hàng Yết Kiêu.
Cũng giống nh hạch toán chi phí bán hàng, cơ sở số liệu làm căn cứ để kế toán theo dõi và hạch toán chi phí QLDN là tơng tự nhau, chỉ khác ở chỗ những chi phí đó phục vụ cho công tác QLDN.
Và việc nhập số liệu vào máy hoàn toàn tơng tự nh nhập liệu chi phí bán hàng. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tiến hành nhập số liệu vào máy chi tiết cho từng đối tợng theo định khoản:
Nợ TK 642
Có Tk liên quan ( 111, 112, 331,...)
Sau đó máy sẽ tự động tính toán và vào các sổ kế toán nh: báo cáo chi phí QLDN, sổ chi tiết TK642 (xem biểu 1.7) và cuối kỳ kế toán tổng hợp tơng tự nh TK641, tức là đa ra yêu cầu, các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, máy sẽ tự động kết chuyển sang bên nợ TK 911. Cuối cùng lên sổ cái TK 641(xem phụ lục).