2.2.3.1. Quản trị về mặt hiện vật
* Mô hình kiểm tra tồn kho
- Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, nhằm theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hóa trên sổ sách sau mỗi nghiệp vụ nhập và xuất kho. Từ đó, kế toán phản ánh tình hình hàng tồn kho trên tài khoản kế toán để tiện theo dõi và tính toán. Vì mặt hàng công ty kinh doanh, đa dạng về chủng loại và có giá trị cao, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người nên việc sử dụng phương pháp này cho phép nhà quản lý biết rõ về tình hình ứ đọng hay thiếu hụt, thời hạn sử dụng của hàng hóa..để có biễn pháp xử lý kịp thời. Nhanh chóng tiêu thụ hàng ồn kho trong hạn sử dụng hay bổ sung hàng thiếu.
* Bảo quản hàng dự trữ
- Do đặc trưng của hàng hóa kinh doanh là thuốc. Chất lượng ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng của con người. Nên việc bảo quản hàng hóa tồn kho là một công việc hết sức quan trọng. Vì vậy công ty đã đầu tư cơ sở vật chất ( nhà kho, bến bãi…) đáp ứng đủ yêu cầu mà bộ Y tế quy định
• Tổng kho GSP với dung tích chứa 10000 m3 có diện tich thoáng mát, cao ráo, sạch sẽ, được trang bị hệ thống điều hoà nhiệt độ có thể kiểm soát tự động nhiệt độ và độ ẩm đảm bảo cho việc bảo quản sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng. Hệ thống giá kệ, xe chuyên dụng với hàng chục chiếc gồm đội xe ô tô vận tải, xe lạnh, các xe đẩy và xe nâng hàng, đảm bảo khâu giao nhận vận chuyển thuốc đạt tiêu chuẩn GDP.…đáp ứng nhanh chóng việc cấp phát hàng hoá tránh nhầm lẫn. Đảm bảo hàng hoá đến tay khách hàng đầy đủ nhanh chóng, chính xác với chất lượng tốt nhất. Hệ thống phòng chống cháy nổ chặt chẽ ở các khu vực giúp phòng tránh các rủi ro hiệu quả.
• Nhà kho được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một cách hệ thống, thường xuyên sao cho có thể bảo vệ thuốc, bao bì đóng gói tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng… Hệ thống kho chính gồm 4 kho đạt tiêu chuẩn GSP, có điều hoà trung tâm với tổng diện tích sử dụng 8570m2 (trong đó có kho lạnh chuyên dụng diện tích 120m2). Kho chứa chất dễ cháy nổ: bình ôxy y tế, cồn dược dụng tại kho Ngọc Hồi.
• Công ty đã bảo quản từng loại thuốc theo những yêu cầu của nhà sản xuất để đảm bảo chất lượng thuốc. Nhiệt độ và độ ẩm là hai nhân tố quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng của thuốc nên công ty đã trang bị các thiết bị làm lạnh, làm mát, máy hút không khí nhằm đối lưu gió quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí, …nhằm bảo quản thuốc tố nhất, đảm bảo yêu cầu của GSP:
• Độ ẩm và nhiệt độ ở kho thuốc thường
Nhiệt độ ( độ C) Độ ẩm tương đối (%)
Tối đa Trung bình Tối thiểu Tối đa Trung bình Tối thiểu
Cùng với các điều kiện bảo quản đặc biệt theo nhãn thuốc như: + Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 8 độ C
+ Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-8 độ C.
+ Kho đông lạnh: Nhiệt độ không được vượt quá – 10 độ C. + Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-15 độ C.
+ Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-25 độ C, trong từng khoảng thời gian nhiệt độ có thể lên đến 30 độ C.
• Các thuốc đòi hỏi các điều kiện bảo quản đặc biệt, luôn được bảo quản ở các khu vực riêng biệt được xây dựng và trang bị thích hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản theo yêu cầu và các quy định của pháp luật.
+ Thứ hai về nhân viên, đội ngũ cán bộ kho: là những người được đào tạo, có nghiệp vụ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm đối với hàng hóa của công ty. DN luôn duy trì, kết hợp 2 hình thức đào tạo bao gồm:
• Đào tạo trong công việc do công ty trực tiếp thực hiện, giáo viên là cán bộ nhân viên công ty hoặc do công ty mời hoặc do đối tác theo chương trình chuyển giao công nghệ.
• Đào tạo ngoài công việc bao gồm các khóa đào tạo do tổ chức bên ngoài thưc hiện và công ty cử người đến học. Nhờ đó mà lao động nói chung, đội ngũ kho nói riêng luôn được đảm bảo về trình độ chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất nghề nghiệp…
2.2.3.2. Quản trị hàng tồn kho về mặt giá trị
- Xác định lượng hàng hóa đặt hàng hiệu quả EOQ. Dự trên những tính toán về chi phí đặt hàng, chi phí bảo quản, lượng hàng đầu kỳ trong kho và nhu cầu hàng hóa
trong chu kỳ kinh doanh . Công ty đã định lượng đặt hàng cho mỗi kỳ.Từ đó có những tính toán về thời điểm đặt hàng phù hợp với lượng hàng tiêu thụ và điều kiện vận chuyển hàng.
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ TRỮ CỦA CÔNG TY
3.1. Phương hướng, xu hướng của công ty và thị trường hiện nay