1. Kế toán chi phí bán hàng
Hàng quý để tính được kết quả sản xuất, kinh doanh kế toán tập hợp chi phí, tập hợp các khoản chi phí từ các NKCT, bảng kê liên quan và các chứng từ khác theo định khoản:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 111, 112, 152, ...
Toàn bộ chi phí bán hàng ở công ty được phản ánh trong TK 641 gồm các khoản sau:
641.1- Chi phí nhân viên bán hàng 641.2- Chi phí bao gói thành phẩm 641.3- Chi phí khấu hao TSCĐ 641.4- Chi phí dịch vụ mua ngoài 641.8- Chi phí bằng tiền khác
Trong đó chi phí bằngtiền khác bao gồm: Chi phí quảng cáo, cước vận chuyển, chi phí xuất, nhập khẩu chung, chi phí thuê cửa hàng, các khoản khác
Tất cả các chi phí liên quan đến TK 641 được kế toán chi phí phản ánh trên sổ chi tiết bán hàng ghi Nợ TK 641.
Mẫu sổ chi tiết chi phí bán hàng (Biểu số 20):
Từ sổ chi tiết chi phí bán hàng kế toán lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng cho cả quý.
Mẫu bảng tổng hợp chi phí bán hàng(Biểu số 21):
Cuối quý kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí bán hàng để ghi vào bảng kê số 5, phần TK 641.
Mẫu bảng kê số 5(Biểu số 22):
Công ty may Đức Giang không phân bổ chi phí bán hàng mà kết chuyển tất cả sang TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả vào cuối quý. Tổng hợp chi phí bán hàng tập hợp được kết chuyển vào bên Nợ TK 911 theo định khoản:
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641- Chi phí bán hàng Ví dụ: Quý IV/2001 kế toán có định khoản như sau:
Nợ TK 911: 2.639.664.555 Có TK 641: 2.639.664.555
2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Hạch toán tương tự như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được kế toán ghi vào sổ chi tiết QLDN hàng ngày.
Mẫu sổ chi tiết chi phí QLDN (Biểu số 23):
Từ sổ chi tiết TK 642 kế toán tập hợp vào bảng tổng hợp chi phí QLDN.
Mẫu bảng tổng hợp chi phí QLDN (Biểu số 24):
Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí QLDN kế toán ghi vào bảng kê số 5 phần TK 642. (Biểu số 22)
Ở đây chi phí QLDN được phản ánh bao gồm những khoản sau: 642.1- Chi phí nhân viên quản lý
642.2- Chi phí vật liệu, bao bì dùng cho quản lý 642.3- Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng 642.4- Chi phí khấu hao TSCĐ
642.5- Thuế, lệ phí 642.6- Chi phí dự phòng
642.7- Chi phí dịch vụ mua ngoài 642.8- Chi phí bằng tiền khác
Chi phí QLDN ở công ty không được phân bổ cho từng mặt hàng riêng biệt mà được kết chuyển luôn sang TK 911 để xác định kết quả vào cuối mỗi quý. Do công ty không tính lãi, lỗ riêng cho từng loại sản phẩm sản xuất ra trong kỳ nên đến cuối kỳ chỉ tổng hợp chung kết quả của mọi hoạt động trong quý đó.
Khi kết chuyển sang TK 911 kế toán ghi:
Nợ TK 911- Xác định kết quả Có TK 642- Chi phí QLDN
Ví dụ: Quý IV/ 2001 tập hợp tất cả chi phí QLDN kế toán ghi như sau: Nợ TK 911: 2.626.090.336
Có TK 642: 2.626.090.336
3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ
Do đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp tiêu thụ nhiều mặt hàng nên kế toán không tính lãi, lỗ cho từng thứ thành phẩm hay từng đơn đặt hàng mà tính kết quả chung cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn quý. Cuối quý kế toán tính ra các khoản giảm trừ doanh thu và căn cứ vào bảng tổng hợp các TK, các bảng kê, Nhật ký- chứng từ liên quan để kết chuyển sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh cho mọi hoạt động của công ty trong quý.
Để phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng, quá trình Nhập- Xuất thành phẩm, phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản chi phí kế toán lập bảng tổng hợp các TK, trên cơ sở đó xác định kết quả bán hàng.
Bảng tổng hợp các TK được lập vào cuối quý phản ánh số phát sinh bên có của tất cả các TK. Trong đó các TK liên quan đến quá trình kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là: Có TK 155, 157, 131, 511, 632, 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911...
Căn cứ để lập bảng tổng hợp các TK là:
• Căn cứ vào bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn thành phẩm và bảng cân đối TK 157 để ghi cột ghi có TK 155, TK 157.
• Căn cứ vào bảng kê số 11(Phải thu khách hàng) phần ghi có TK 131 để ghi vào cột có TK 131.
• Căn cứ vào bảng tổng hợp tiêu thụ phần ghi có TK 511 để ghi vào cột có TK 511
• Căn cứ vào bảng kê số 5 “Chi phí bán hàng (TK 641), chi phí QLDN (TK 642)” để ghi vào cột ghi có TK 641, TK642. Căn cứ vào bảng tổng hợp tiêu thụ phần ghi nợ TK 511, ghi có TK 911 để ghi vào cột có TK 911.
• Căn cứ vào bảng cân đối N- X- T thành phẩm và bảng cân đối N- X- T TK 157 để ghi vào cột có TK 632.
Cuối quý khoá sổ tổng hợp TK, xác định tổng phát sinh bên Có của các TK, đối ứng Nợ các TK liên quan, lấy số tổng cộng để ghi vào sổ Cái.
Mẫu bảng tổng hợp các TK (Biểu số 25)
Căn cứ vào bảng tổng hợp TK kế toán lập sổ Cái, mỗi TK lập một tờ riêng trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối quý. Sổ Cái được ghi một lần vào ngày cuối quý sau khi đã khoá sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - chứng từ liên quan và bảng tổng hợp các TK.
SỔ CÁI TK 155QUÝ I - NĂM 2002 QUÝ I - NĂM 2002
St
t Ghi Có TK Quý I Quý II Quý III Quý IV CộngDư Nợ ĐK 3.496.568.992 Dư Nợ ĐK 3.496.568.992 Dư Có ĐK 3 2 154.1 47.129.311.225 Cộng PS Nợ 47.129.311.225 Cộng PS Có 49.300.036.545 Dư Nợ CK 1.325.843.672 Dư Có CK SỔ CÁI TK 157- HÀNG GỬI BÁN QUÝ I - NĂM 2002 St
t Ghi Có TK Quý I Quý II Quý III Quý IV CộngDư Nợ ĐK 458,328,872 Dư Nợ ĐK 458,328,872 Dư Có ĐK 3 8 155.2 524,062,513 Cộng PS Nợ 524,062,513 Cộng PS Có 292,707,788 Dư Nợ CK Dư Có CK 689,683,597 SỔ CÁI TK 632 - Giá vốn hàng bán QUÝ I - NĂM 2002 St
t Ghi Có TK Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng
Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK 155 48.775.974.832 157 253.696.511 Cộng PS Nợ 49.029.670.543 Cộng PS Có 49.029.670.543
Dư Nợ CK Dư Có CK
SỔ CÁI TK 532 - Giảm giá hàng bán
QUÝ I - NĂM 2001
St
t Ghi Có TK Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng
Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK 1 4 131 430.056.000 Cộng PS Nợ 430.056.000 Cộng PS Có 430.056.000 Dư Nợ CK Dư Có CK
SỔ CÁI TK 511.1 - DTBH nội địa QUÝ I - NĂM 2002
Stt Ghi Có TK Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK 11 1 532 430.056.000 12 7 911 56.464.269.845 Cộng PS Nợ 56.894.325.84 5 Cộng PS Có 56.894.325.84 5 Dư Nợ CK Dư Có CK
(mẫu sổ cái TK511.2, 511.4, 511.5 được lập tương tự như TK 511.1)
SỔ CÁI TK 911QUÝ I - NĂM 2002 QUÝ I - NĂM 2002
Xác định kết quả kinh doanh
Stt Ghi Có TK Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng Dư ĐK-Dư Nợ Dư ĐK-Dư Có 92 421 3.251.560.520 11 5 632 49.029.670.343 11 6 641 2.639.664.555 11 7 642 2.626.090.336 Cộng PS-Nợ 57.546.985.95 4 Cộng PS-Có 57.546.985.95 4 Dư Nợ - CK Dư Có - CK SỔ CÁI TK 421 QUÝ I - NĂM 2002
Lợi nhuận chưa phân phối
Stt Ghi Có TK Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK 64 333.4 1.040.499.366 65 333.5 51.135.888 89 414 755.973.843 90 415 151.194.769 91 416 75.597.385 93 431.1 264.590.845 94 431.2 264.590.845 Cộng PS Nợ 2.603.582.941 Cộng PS Có 3.251.560.520 Dư Nợ CK Dư Có CK 647.977.579