II. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
1Trả lại hàng cho Trung Quốc
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –Tư vấn thuế và tài chính IFC Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel: (84.4)5566560
Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Mục tiêu: Đảm bảo các NV hàng mua trả lại được ghi chép đúng kỳ.
Công việc thực hiện: đối chiếu số liệu trên Sổ cái hàng tồn kho với chứng từ xuất
ST
T Nội dung
Số tiền Phiếu xuất kho
USB VNĐ SH Ngày
tháng
1 Trả lại hàng cho Trung Quốc Quốc 149.50 0 2.616.250. 000 000 486 14/12/ 04
Nhổn 504 04
OK
Kết luận: Hàng mua trả lại đã được ghi nhận đúng kỳ.
2.2. Gửi thư xác nhận các khoản phải trả người bán
Đối với thủ tục gửi thư xác nhận Khoản phải trả người bán, KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phương thức thư xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thường bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Kiểm toán viên tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận (theo giấy tờ làm việc).
Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Thư xác nhận cũng như phúc đáp đều được gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết.
Nếu trong trường hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận được thư phúc đáp, các thủ tục thay thế thường được KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kì. Năm nhà cung cấp được lựa chon.
Sơ đồ 18 (bảng): Các nhà cung cấp
STT Nhà cung cấp Mua trong kì
1 Công ty cơ khí Hưng Yên 1.608.774.820
2 Hợp tác xã Nhổn 551.297.024
3 Công ty cơ khí Thành Viễn 115.005.700
4 Công ty Nhựa Sài Gòn 7.853.540.573
5 Đõ văn Vũ 38.175.166
Sau đây là mẫu thư xác nhận trên giấy tờ làm việc của KTV: Sơ đồ 19 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH QUỐC TẾ
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –Tư vấn thuế và tài chính IFC Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel: (84.4)5566560
Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2005
THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ PHẢI TRẢ
Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trưởng Công ty cơ khí Thành Viễn
Để phục vụ cho mục đích kiểm toán BCTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2004 của công ty ABC chúng tôi đề nghị Quí công ty vui lòng xác nhận trực tiếp tới KTV của chúng tôi công ty Kiểm toán IFC, số dư công nợ giữa công ty ABC và Quí công ty tại ngày 31/12/2005 thể hiện trên sổ kế toán của Quí công ty theo mẫu dưới đây.
Thư xác nhận của Quí công ty sẽ rất thuận lợi cho công việc của chúng tôi nếu được trả lời nhanh nhất.
Trân trọng,
(Kí, đóng dấu) (Ký ghi rõ họ tên )
Bùi Thị Lan Lê Tuấn Anh
Kế toán trưởng công ty ABC KTV công ty IFC
Kính gửi : Công ty Kiểm toán Tư Vấn Tài Chích Quốc Tế (IFC) Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội
Người nhận : KTV Lê Tuấn Anh
Chúng tôi xác nhận số dư công nợ Công ty ABC còn phải trả chúng tôi thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2004 như sau:
Số liệu của Nhà máy ABC Số liệu của chúng tôi Chênh lệch
115.005.700 115.005.700 0
Chúng tôi gửi kèm theo đây là sổ chi tiết của chúng tôi (nếu có chênh lệch)
Hà Nội. ngày 25 tháng 03 năm 2005
Giám đốc
(Kí, đóng dấu) Phạm Quang Huy
2.5. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn
Công ty ABC là doanh nghiệp có quan hệ buôn bán với nứơc ngoài, có rất nhiều hoạt động giao dịch thanh toán liên quan đến ngoại tệ mà ở đây chủ yếu là đồng Đôla Mỹ (USD). Vì vậy, việc thực hiện thủ tục này là tất yếu. Mục đích của thủ tục này là nhằm để kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá tại đơn vị xem có tuân thủ theo các chế độ kế toán hiện hành hay không.
Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty, KTV đã biết được rằng, Công ty đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá được chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do ngân hàng Nhà nước công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng.