3.2.1.Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
3.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống
Biểu đồ phân rã chức năng.
* Mô tả chi tiết chức năng lá:
o Viết phiếu nhập : khi vật tư đã được kiểm tra về chất lượng sẽ tiến hành nhập
kho vật tư căn cứ vào hợp đồng, hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư sẽ viết phiếu nhập kho vật tư chuyển cho thủ kho.
o Ghi thẻ kho nhập: Thủ kho nhận phiếu nhập kho và ghi thẻ kho cho vật tư
vừa nhập.
o Viết phiếu xuất: khi nhận được đơn hàng mới bộ phận phân xưởng sẽ chuyển
đơn đặt hàng và bảng tính mức tiêu hao vật tư cho kế toán vật tư, căn cứ vào tình hình vật tư nếu thiếu sẽ yêu cầu bộ phận mua sắm mua nếu đáp ứng nhu cầu sản xuất thì viết phiếu xuất kho vật tư, một phiếu gửi cho bộ phận phân xưởng để nhận vật tư, một phiếu gửi cho thủ kho.
o Ghi thẻ kho xuất: nhận được phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi thẻ kho cho vật
tư vừa xuất.
Kế toán vật tư
Kiểm kê vật tư
Nhập vật tư Xuất vật tư Lập báo cáo
nhập-xuất-tồn Kiểm kê đối
chiếu Viết phiếu nhập Ghi thẻ kho nhập Viết phiếu xuất Ghi thẻ kho xuất Lập bảng kê N- X-T Lập biên bản kiểm kê vật tư
o Kiểm kê đối chiếu: xem lại phiếu nhập, phiếu xuất kho đồng thời kiểm tra vật tư trong kho xem có khớp với phiếu nhập kho và xuất kho chưa.
o Lập bảng kê nhập-xuất-tồn: từ sổ chi tiết vật tư, kế toán sẽ lập bảng kê nhập
xuất tồn.
o Lập biên bản kiểm kê vật tư: hàng tháng sẽ lập biên bản kiểm kê vật tư căn
cứ vào lượng vật tư nhập, xuất và sổ chi tiết vật tư.
o Lập báo cáo nhập- xuất- tồn: căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,
bảng kê nhập-xuất-tồn sẽ lập được báo cáo nhập xuất tồn gửi Ban giám đốc.
* Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
a. Hoá đơn bán hàng b. Hợp đồng
c. Biên bản kiểm nghiệm d. Biên bản kiểm kê vật tư. e. Đơn đặt hàng
f. Phiếu nhập kho g. Phiếu xuất kho h.Thẻ kho
i. Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn j. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn
3.2.3. Ma trận thực thể chức năng Các thực thể
a. Hóa đơn bán hàng. b. Biên bản kiểm nghiệm.
c. Phiếu nhập kho.
d. Phiếu xuất kho.
e. Thẻ kho.
f. Sổ chi tiết vật tư. g. Phiếu chi
h. ủy nhiệm chi
i. Bảng kê nhập – xuất – tồn. j. Hợp đồng mua vật tư k. Báo cáo nhập xuất tồn l. Biên bản kiểm kê
Các chức năng A B c d e f g h I j k 1. Mua vật tư U C, R C C C R 2. Nhập kho R R C C U C C R 3. Xuất kho C C U 4. Lập báo cáo U, R U, R R C, R U, R C
3.3. Mô hình luồng dữ liệu. 3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.
Yêu cầu mua vật tư
BAN LÃNH ĐẠO THỦ KHO NHÀ CUNG CẤP
BAN KIỂM KÊ VẬT TƯ BỘ PHẬN PHÂN XƯỞNG Kế toán thanh toán 1.1 Nhập vật tư 1.2 Xuất vật tư 1.3 Kiểm kê vật tư
1.4 Lập báo cáo N-X-T Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho Thẻ kho vật tư nhập Biên bản kiểm nghiệm
Bảng tính mức tiêu hao vật tư Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Thẻ kho vật tư xuất
Thông tin kiểm kê vật tư
Báo cáo N-X-T
Yêu cầu báo cáo
27 Thẻ kho vật tư nhập
28 Phiếu nhập kho2
29 Hóa đơn bán hàng2 30 Biên bản kiểm nghiệm vật tư2
31 Thẻ kho vật tư xuất 32 Phiếu xuất kho 2
33 Bảng kê N-X-T vật tư2 34 Sổ chi tiết vật tư2
3.3.2. Biều đồ luồng dữ liệu mức 1.
3.3.2.1. Biểu đồ tiến trình 1.1 “nhập vật tư”
Biên bản kiểm nghiệm
NHÀ CUNG CẤP BỘ PHẬN PHÂN XƯỞNG THỦ KHO Kế toán thanh toán
29 Hóa đơn bán hàng2 30 Biên bản kiểm nghiệm vật tư2
28 Phiếu nhập kho2 27 Thẻ kho vật tư nhập 1.1.1 Viết phiếu nhập 1.1.2 Ghi thẻ kho nhập Hóa đơn bán hàng
Yêu cầu mua vật tư
Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho
Thẻ kho vật tư nhập
3.3.2.2. Biểu đồ tiến trình 1.2 “xuất vật tư”
Bảng tính mức tiêu hao vật tư BỘ PHẬN PHÂN
XƯỞNG
THỦ KHO
31 Thẻ kho vật tư xuất 32 Phiếu xuất kho 2
1.2.1 Viết phiếu xuất
1.2.2 Ghi thẻ kho xuất Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
3.3.2.3. Biểu đồ tiến trình 1.3 “kiểm kê vật tư”
thông tin kiểm kê vật tư BAN KIỂM KÊ
VẬT TƯ
32 Phiếu xuất kho 2
31 Thẻ kho vật tư xuất 28 Phiếu nhập kho2
27 Thẻ kho vật tư nhập
34 Sổ chi tiết vật tư2
33 Bảng kê N-X-T vật tư2
35 Biên bản kiểm kê vật tư2 1.3.1
kiểm kê đối chiếu 1.3.2 lập bảng kê N- X-T 1.3.3 lập biên bản kiểm kê vật tư