2. Trình tự đánh giá HTKSNB.
2.1.3. Thủ tục để chứng minh cho sự hiểu biết.
Sau khi đã tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng KTV phải tài liệu hoá những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiều về HTKSNB trong hồ sơ kiểm toán. Hình thức và phạm vi của tài liệu này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các nghiệp vụ cũng như các loại thủ tục KSNB của khách hàng. Các tài liệu thường được thực hiện và hoàn thành dưới dạng bảng tường thuật, bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ hoặc lưu đồ.
• Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: là một bảng liệt kê các câu hỏi được chuẩn bị trước theo mục tiêu chi tiết của HTKSNB đối với từng lĩnh vực
được kiểm toán. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có” hoặc “Không”, hoặc “Không áp dụng”. Câu trả lời “Có” biểu thị điều kiện thuận lợi, ngược lại, câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của HTKSNB và những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh từ đó. Để nhấn mạnh mức độ yếu kém, bảng câu hỏi có thể đánh giá sự yếu kém của thủ tục kiểm soát, đó là quan trọng hay thứ yếu, cho biết nguồn gốc của thông tin sử dụng để trả lời các câu hỏi này và những giải thích, nhận xét về sự yếu kém.
Ưu điểm của bảng câu hỏi là nhờ được chuẩn bị trước nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng, và không bỏ sót những vấn đề quan trọng. Hơn nữa nó có thể được chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ, nên rất thuận lợi khi phân công cho các kiểm toán viên khác nhau để hoàn thành các bảng câu hỏi này.
Tuy nhiên bảng câu hỏi cũng có những nhược điểm là do được thiết kế chung nên có thể không phù hợp với các nét đặc thù, hay quy mô của các đơn vị khách hàng. Ngoài ra việc chuẩn bị các câu hỏi và hoàn tất chúng thông qua phỏng vấn là công việc khó khăn và tốn khá nhiều thời gian; cũng như sự chính xác của các câu hỏi được trả lời phụ thuộc vào sự trung thực và lòng nhiệt tình của người được phỏng vấn.
• Bảng tường thuật về HTKSNB là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu KSNB cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp KTV hiểu biết đầy đủ hơn về HTKSNB. Đối với HTKSNB đơn giản, KTV có thể sử dụng duy nhất bảng tường thuật để ghi nhận sự hiểu biết về KSNB. Khi sử dụng, KTV cần chú trọng bố cục và cách hành văn cho rõ ràng, dễ hiểu. Một bảng tường thuật đúng cách phải trình bày đầy đủ bốn điểm sau đây:
+ Nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, đơn đặt hàng của khách hàng phải nêu rõ là đến từ đâu, các hoá đơn bán hàng phát sinh như thế nào?
+ Tất cả các qúa trình xảy ra.
+ Sự chuyển giao mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, việc lưu trữ, huỷ bỏ… đều phải được trình bày.
+ Chỉ rõ các hoạt động kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Ví dụ, tách biệt về trách nhiệm, sự phê chuẩn, kiểm tra độc lập trong nội bộ…
• Lưu đồ: Bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc- là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các kí hiệu và biểu đồ. Các KTV có thể sử dụng một số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng đối với từng loại nghiệp vụ, đối với trình tự luân chuyển của từng chứng từ, cũng như các thủ tục kiểm soát. Nhờ biểu thị bằng hình vẽ nên lưu đồ có thể cung cấp cái nhìn khái quát, súc tích về toàn bộ hệ thống; cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ và sổ sách…, và có tác dụng như một công cụ phân tích khi đánh giá vì nó giúp KTV nhận diện những thiếu sót của những thủ tục qua việc vận hành hệ thống. Tuy nhiên việc mô tả lưu đồ thường mất nhiều thời gian và có khi không cho phép xác định điểm yếu của KSNB.
Việc lựa chọn loại công cụ để mô tả tuỳ theo KTV để có được hiểu biết tốt nhất về HTKSNB của khách hàng. Việc sử dụng kết hợp Bảng câu hỏi với lưu đồ với Bảng tường thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về HTKSNB của khách hàng.