Với hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ không bắt buộc kế toán phải ghi hàng ngày các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ và sổ cái, do đó kế toán ở Tổng công ty thờng để dồn các chứng từ đến cuối tháng mới vào chứng từ ghi sổ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Có một thực tế là có những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhiều tài khoản chi tiết, kế toán đôi khi quên không vào hết các sổ liên quan. Cuối kỳ cộng số phát sinh thấy số liệu không khớp, lúc này phải dò sổ, đối chiếu chứng từ mất rất nhiều thời gian.
Phòng kế toán nên quy định đối với chứng từ gốc bắt buộc phải vào sổ kế toán chi tiết, sổ quỹ và bảng tổng hợp chứng từ gốc hàng ngày .Hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần phải lập chứng từ ghi sổ, ghi số của chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các tài khoản liên quan. Nh vậy sẽ khắc phục đợc tình trạng chứng từ để lu cữu, lập báo cáo kế toán không kịp thời nh hiện nay.
Đối với nghiệp vụ xuất khẩu thì bộ chứng từ rất quan trọng, nó là bằng chứng chứng tỏ ngời bán đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, là cơ sở để thanh toán với ngời mua qua ngân hàng và cùng với hợp đồng nó là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Kế toán Tổng công ty không nên phân loại bộ chứng từ theo từng loại chứng từ và lu trữ theo từng tháng nh hiện nay, nh vậy khi cần kiểm tra, đối chiếu sẽ phải lục tìm từng chứng từ một rất mất thời gian. Kế toán nên tập hợp từng bộ chứng từ đính kèm với từng hợp đồng để lu trữ, nh vậy sẽ tiện lợi hơn cho việc kiểm tra, đối chiếu.
5.
á p dụng các biện pháp thúc đẩy, hỗ trợ xuất khẩu
Trong nền kinh tế thị trờng, việc áp dụng các biện pháp hỗ trợ bán hàng là rất cần thiết, đặc biệt là đối với trờng hợp của Tổng công ty vì hàng xuất khẩu chính của Tổng công ty là chè mà uy tín của chè Việt Nam trên thị trờng thế giới không cao và có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Do đó Tổng công ty nên áp dụng các biện pháp marketing nh quảng cáo, khuyến mại , chiết khấu cho khách hàng mua số lợng lớn, tổ chức hội chợ, triển lãm về chè và văn hoá trà của Việt Nam...và đặc biệt là
việc đa chè Việt Nam đi tham dự các hội chợ, triển lãm quốc tế để giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng.
Muốn vậy Tổng công ty phải mạnh dạn bỏ ra những khoản chi phí bán hàng lớn hơn nữa, chi phí bán hàng nên ở trong khoảng từ 15% đến 20% doanh thu và nên tập trung cho hoạt động marketing. Đối với các công ty nớc ngoài chi phí bán hàng thờng chiếm 25% - 30% doanh thu.
II. Những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp
Những giải pháp nêu trên chỉ đợc áp dụng một cách có hiệu quả khi Tổng công ty đáp ứng đợc những điều kiện cần thiết dới đây, hơn nữa đây cũng chính là những yêu cầu của thực tế hoạt động kinh doanh hiện nay của Tổng công ty.