Tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng & Thương mại TKT Việt Nam để kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ với hình thức kế toán sổ nhật ký chung sổ tổng hợp gồm các sổ sau:
+ Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái tài khoản 152, 153
Qui trình ghi sổ được tiến hành như sau:
Từ các chứng từ hóa đơn, phiếu nhập - xuất nguyên vật liệu, CCDC kế toán ghi từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài
khoản 152, tài khoản 153. Số cuối kỳ kế toán trên sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, công cụ dụng cụ được đối chiếu với số cuối kỳ kế toán trên sổ cái tài khoản 152, tài khoản 153, số liệu trên hai sổ phải trùng khớp với nhau.
Sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 152, 153 các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về Nhập - Xuất vật liệu, CCDC phục vụ Công trình Quảng Ninh trong tháng 02 năm 2010 (Trang bên)
(Trích số liệu Công trình Quảng Ninh trong Sổ nhật ký chung tháng 02/2010 của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng & Thương mại TKT Việt Nam )
(Biểu số 2.13 ): Sổ nhật ký chung
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI TKT VIỆT NAM
(Trích) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 02 năm 2010 (Đơn vị tính: đồng) S T T Số CT Ngày CT Ngày ghi sổ
Diễn giải Tài
khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có ... PT - 015 06/02 06/02
- Mua vật tư phục vụ Công trình Quảng Ninh
- Thuế giá trị Gia tăng được khấu trừ - Xác định chi phí phải trả mua vật tư cho Cty TNHH Quảng tây
152 133 3311 125.210.000 6.260.500 131.470.500
NK-07QN 08/02 08/02 -Mua vật tư (xi mămg, đá, cát, gạch ) phục vụ Công trình Quảng Ninh
-Thuế Giá trị gia tăng được khấu trừ
152 133
54.612.500 5.461.250
-Thanh toán bằng tiền mặt tiền vật tư cho Cty CP TM Bảo Nam
111 60.073.750
XK-02QN 09/02 09/02
Xuất kho vật tư (đá, cát, gạch) phục vụ Công trình Quảng Ninh:
-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
-Vật liệu 621 152 133.810.000 133.810.000 XK-05QN 12/02 12/02
Xuất kho vật tư thép cho cho Đội XL số 3 thi công Công trình Quảng Ninh:
-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
-Vật liệu 621 152 133.810.000 133.810.000 NK-08QN 12/02 12/02
-Mua vật tư , phụ kiện, chống sét, dây đồng phục vụ Công trình Quảng Ninh
-Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
-Đã thanh toán cho Cty thiết bị điện Hải Hả bằng chuyển khoản
152 133 112 53.631.000 5.363.100 58.994.100 XK -06QN 17/02 17/02
Xuất kho trang bị BHLĐ cho công nhân Đội Xây dựng số 2:
-Phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất chung - Công cụ, dụng cụ 627 153 9.446.000 9.446.000
XK -07QN 20/02 20/02
Xuất vật tư, phụ kiện lắp trạm biến áp Công trình Quảng Ninh:
-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
-Vật liệu 621 152 53.640.000 53.640.00 ... Người lập biểu (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Biểu số 2.14): Sổ cái TK 152
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI TKT VIỆT NAM SỔ CÁI
Tài khoản 152 - Tên tài khoản: Nguyên vật liệu
CÔNG TRÌNH QUẢNG NINH (Đơn vị tính: đồng) Số Chứn từ Ngày chứng từ Ngày ghi sổ
Diễn giải TK đối
ứng Phát sinh Nợ
Phát sinh Có
Số dư đầu kỳ 400.000
PT 015 06/02 06/02
Xác định phải trả Công ty TNHH Quảng Tây tiền mua đá , cát, gạch phục vụ công trình Quảng Ninh
331 125.210.000
NK-07QN 08/02 08/02
Trần Văn Đăng mua vật tư (xi măng, thép) xây trạm BA và hệ thống hố ga Công trình Quảng Ninh
111 54.612.500
XK-02QN 09/02 09/02
Xuất vật tư (đá , cát, gạch )cho Đội xây dựng số 2 xây dựng trạm BA và hệ thống thoát nước Công trình Quảng Ninh
621 133.810.000
XK-05QN 12/02 12/02
Xuất vật tư thép cho độ XL3 làm móng trạm BA và nắp đậy hệ thống hố ga Công trình Quảng Ninh
NK-08QN 12/02 12/02
Nguyễn Duy Hiển mua vật tư phụ kiện sứ, chống sét, dây đồng lắp đặt trạm BA công trình Quảng Ninh
112 53.631.000
XK-07QN 20/02 20/02
Xuất vật tư phụ kiện sứ, chống sét, dây đồng cho đội XL số 5 lắp trạm BA Công trình Quảng Ninh 621 53.640.000 ... Cộng phát sinh 233.853.500 232.641.000 Dư cuối kỳ 1.212.500 Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập biểu (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Biểu số 2.15): Sổ cái TK 153
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI TKT VIỆT NAM SỔ CÁI
Tài khoản 153 - Tên tài khoản: Công cụ dụng cụ
Tháng 02 năm 2010
(Đơn vị tính: đồng) Số chứng từ Ngày chứng từ Ngày ghi sổ
Diễn giải TK đối
ứng
Phát sinh Nợ
Phát sinh Có
NK-10QN 16/02 16/02 Nguyễn Duy Hiển tạm ứng tiền mua trang bị BHLĐ
cho công nhân 141 9.446.000
XK-06QN 17/02 17/02 Xuất Trang bị BHLĐ cho Đội Xây dựng số 2 627 9.446.000
Cộng phát sinh 9.446.000 9.446.000 Dư cuối kỳ 0 Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập biểu (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên)
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI TKT VIỆT NAM 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Trong suốt quá trình từ khi thành lập Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng & Thương mại TKT Việt Nam đã có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt:
- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng…)
- Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn.
- Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại.
Cùng với sự phát triển lớn mạnh của toàn Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng trưởng thành về mọi mặt.
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và phần hành kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng & Thương mại TKT Việt Nam em thấy có những ưu nhược điểm sau:
3.1.1- Ưu điểm
Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức kế toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực… đã góp phần đắc lực vào công tác kế toán và quản lý kinh tế của công ty. Phòng kế toán công ty đã sớm áp dụng thử nghiệm chế độ kế toán mới vào công tác kế toán của công ty, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty được lập đẩy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin.
3.1.2- Nhược điểm
Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xây lắp, sản phẩm là những công trình có giá trị lớn và chi phí trong sản xuất kinh doanh phức tạp. Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp đa dạng, do vậy công tác kế toán cũng gặp nhiều khó khăn trong việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Trong công tác kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do kho của Công ty ở xa địa bàn thi công, còn tại các công trình có tổ chức kho riêng nhưng chỉ là kho chứa tạm thời nên chưa đạt tiêu chuẩn về an toàn và phòng chống cháy nổ.
Việc tập kết nguyên vật liệu khi đội mua về thường không qua kho mà xuất thẳng đến chân công trình và được kế toán thẳng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.Với phương pháp kế toán như vậy nên việc xác định giá trị xây lắp dở dang cuối kỳ của Công ty bao gồm cả những vật tư tại hiện trường chưa đưa vào thi công xây lắp, làm cho việc xác định giá trị xây lắp dở dang cuối kỳ của Công ty lớn, việc xác định chi phí như vậy chưa phản ánh đúng nội dung chi phí theo quy định.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng & Thương mại TKT Việt Nam là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm xây lắp có sản lượng hàng năm tương đối lớn. Do đặc điểm vị trí các công trình ở nhiều nơi khác nhau trên địa bàn rộng, các công trình chủ yếu được tổ chức theo hình thức khoán gọn, hàng tháng chứng từ do chủ công trình tập hợp về ban kế toán 2 lần vào giữa tháng và cuối tháng, việc tập hợp các chứng từ dồn nhiều vào một thời điểm, khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán và công tác kế toán vào máy của nhật ký chung làm tăng khả năng sai sót của chứng từ kế toán.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 3.2.1 . Về bảo quản, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu 3.2.1 . Về bảo quản, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu
Việc thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng & Thương mại TKT Việt Nam được tổ chức tương đối chặt chẽ, đảm bảo theo đúng nguyên tắc và thủ tục nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Tuy nhiên qua thực tế cho thấy các kho chính của Công ty chỉ đảm bảo kho chứa số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ cho các công trình ở gần, còn các công trình đóng ở các địa bàn xa xôi hẻo lánh do các đội xây lắp thi công thường không đủ kho chứa, chỗ để vật liệu thường xuyên di chuyển, việc giao nhận các loại vật tư này không được cân, đong, đo, đếm một cách kỹ lưỡng và để thuận tiện trong thi công sản xuất, công tác tập kết vật liệu thường được chuyển thẳng tới chân công trình.
Do các loại vật liệu dễ bị ôxi hóa như que hàn, sắt thép ... nếu không được bảo quản tốt với điều kiện thời tiết thất thường như hiện nay dễ bị hư hỏng gây thiệt hại lớn cho Công ty. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị kho đủ để chứa vật liệu, công cụ dụng cụ, chỗ để vật tư cần thuận tiện, dễ bảo quản, bảo vệ cho quá trình thi công, xây lắp công trình.
Trong công tác thu mua vật liệu, CCDC các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, có sự tiện lợi và chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu vật liệu,CCDC trong sản xuất và giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu. Tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, đảm bảo về kỹ thuật, chất lượng, khối lượng và chọn lựa các nhà cung cấp có đủ khả năng cung cấp vật tư, vật liệu cho Công ty, các đội xây lắp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư.
Tại mỗi công trình thi công xây lắp ngoài việc tổ chức kho chứa vật liệu, công cụ dụng cụ cần một thủ kho có nghiệp vụ về công tác thống kê sẽ giúp cho việc quản lý vật tư, tài sản của đơn vị hệ thống và chặt chẽ hơn, giúp cho công tác kế toán chi phí sản xuất phản ánh được kịp thời, chính xác.
Đồng thời với các công tác trên Ban kế toán Công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc lập dự toán, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (do thị trường hiện nay đang rất biến động về giá cả) kết hợp kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc, kiểm kê thừa, thiếu không rõ nguyên nhân.
3.2.2. Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Để quản lý vật tư được dễ dàng, chặt chẽ hơn Công ty nên mở "Sổ
danh điểm vật tư". Việc mã hoá tên các vật liệu trong sổ danh điểm vật tư
phải có sự kết hợp chặt chẽ và sắp xếp thứ tự các loại vật liệu.
Do Công ty hoạt động trong nghàng xây lắp nên các loại vật liệu của Công ty tương đối nhiều chủng loại như vật liệu xây dựng, vật liệu điện, vật liệu nước .... Trong các loại vật liệu có vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu thu hồi ... Bởi vậy Công ty nên phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật tư.
Trong sổ danh điểm vật tư phải có sự thống nhất giữa các phòng ban chức năng bảo đảm tính khoa học, hợp lý, phục vụ chung cho yêu cầu quản lý của Công ty trong việc theo dõi các loại vật liệu. Khi tìm kiếm thông tin trong máy vi tính hoặc ngoài sổ sách sẽ dễ dàng thuận lợi hơn.
Để có thể đưa ra bộ mã hóa vật liệu chi tiết Công ty có thể sử dụng Tài khoản 152 ở cấp 2 để qui định các nhóm vật liệu và lấy thứ tự chữ cái
A,B,C.... để chi tiết theo chủng loại vật liệu và sau ký hiệu A, B, C... theo số thứ tự 1,2,3... để qui định cho từng vật liệu.
Ưu điểm của sổ danh điểm vật tư này là thuận tiện khi theo dõi chi tiết và tổng hợp kế toán vật liệu đối với các công trình lớn cần nhiều chủng loại vật liệu. Dựa vào bộ mã hóa vật tư sẽ có nhiều thuận lợi trong công tác H. toán kế toán vật liệu cho XN. Cụ thể như sau:
TK 152.1 Vật liệu chính
TK152.1A Vật liệu xây dựng (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ vật liệu) TK152.1B Vật liệu điện (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ vật liệu) TK152.1C Vật liệu nước (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ vật liệu)
TK 152.2 Vật liệu phụ
TK152.2A Vật liệu xây dựng (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ vật liệu) TK152.2B Vật liệu điện (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ vật liệu) TK152.2C Vật liệu nước (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ vật liệu)
TK 152.3 Nhiên liệu (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ nhiên liệu)
(Do nhóm nhiên liệu không có nhiều loại nên không cần chi tiết theo chủng loại)
TK 152.4 Phụ tùng thay thế (Tiếp tục chi tiết cho từng thứ phụ tùng)
(Do nhóm phụ tùng không có nhiều loại nên không cần chi tiết theo chủng