Điều quan trọng đối với kết thúc cuộc đàm phán là ta phải nhận biết đợc thời điểm để yêu cầu đối tác cam kết hoặc ký hợp đồng.
Trong trờng hợp lý tởng, đối tác sẽ biểu lộ những dấu hiệu rõ ràng mà nó cho chúng ta thấy đây là thời điểm hợp lý dể yêu cầu cam kết hoặc ký hợp đồng. Nhng trong những trờng hợp khác, không có những dấu hiệu đó thì cách tốt nhất là chúng ta phải tạo cơ hội dể yêu cầu cam kết bằng kỹ năng “kết thúc thử”.
Kết thúc thử là việc ta hỏi ý kiến của đối tác đối với thơng vụ. Câu hỏi này sẽ giúp ta “đo nhiệt độ” của đối tác. Câu trả lời của đối tác sẽ cho chúng ta biết biết cần phải làm gì tiếp theo.
Nếu đối tác “nóng” yêu cầu cam kết ngay. …
Nếu đối tác “âm ấm” . chúng ta hãy nhấn mạnh thêm giá trị và lợi ích… của thơng vụ mà đối tác sẽ có và sau đó lại kết thúc thử một lần nữa.
Nếu đối tác “lạnh” . hãy coi chừng. Chúng ta rất có thể nhận câu trả lời… không, không đồng ý tham gia thơng vụ này. Có thể đối tác vẫn cha thoả mãn với các điều khoản và điều này có nghĩa là chúng ta phải tiếp tục thơng lợng, thuyết phục đối tác.
- Tóm tắt lại các điều khoản đã thoả thuận. - Yêu cầu cam kết hoặc ký hợp đồng.
a. Tóm tắt lại các điều đã thoả thuận:
Để ngăn chặn những cách hiểu khác nhau về các đIũu khoản đàm phán, khi kết thúc đàm phán, ta nên giành thời gian để tóm tắt các đIũu khoản đã thoả thuận, làm rõ các quy định và tổng thể, xem xét lạI toàn bộ kết quả đàm phán. Theo tinh thần mất lòng trớc , đợc lòng sau, ta nên kiên trì rà soát toàn bộ nội dung ký kết thoả thuận ngay cả khi phía bên kia tuyên bố không cần thiết phải làm nh vậy.
b. Yêu cầu cam kết:
Sau khi đã thống nhất miệng, việc giành quyền chắp bút thảo luận không nhằm mục đích nào khác ngoài việc chính ta chứ không phải ngời nào khác quyết định cái gì sẽ đợc đa vào hợp đồng. Có những chi tiết nhỏ trong quá trình đàm phán ít đợc quan tâm đầy đủ, nhng đén khi xem xét lại mới thấy là những chi tiết ấy có thể gây vấn đề. Đặc biệt là trong khi thực hiện hợp đồng, các chi tiết tởng là nhỏ nhng lại là những hạt sạn, thật khó nuốt.
Một lợi thế nữa của việc chắp bút là tâm lý chung ngại loại trừ một cái gì đó khi nó đã trở thành văn bản. Do đó, có thể phía bên kia muốn phát biểu một điều khoản nào đó khác đi một chút, nhng họ lại rơi vào tình thế không muốn ngời ta nghĩ mình là nhiễu sự, hoặc chứng tỏ một cái gì đó, nên họ ít có khả năng phản ứng hơn. Thêm vào đó, qua bao nhiêu mệt mỏi, giờ mới đi đến thoả thuận, ngời ta cũng không muốn kéo dài thêm công việc đàm phán. Tâm lý đó trong kinh tế học ngời ta gọi là trạng thái “tranh tối tranh sáng”, nghĩa là sau một ngày làm việc mệt mỏi, cái ngời ta nghĩ đến là một đêm ngủ ngon chứ ít ai nghĩ đến việc phía trớc ta còn cả một tuần làm việc.
Cuối cùng, cái gì đã đợc viết thành văn bản và đợc ký kết, cái đó có nghĩa. Nói cách khác, thoả thuận là thoả thuận văn bản chứ không phải là thoả thuận ý nghĩa quanh bàn đàm phán.
Vì những lý do trên, nếu ta là ngời chắp bút thoả thuận thì cách hiểu của ta về thoả thuận sẽ đi vào văn bản.
Nội dung của văn bản thoả thuận bao gồm các điều khoản về pháp lý và các điều khoản cơ bản sau đây:
- Điều khoản về tên hàng.
- Điều khoản về số lợng hàng hoá.
- Điều khoản về chất luợng, quy cách hàng hoá.