doanh nghiệp thơng mại.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện.
Việc chuyển đổi cơ chế kinh tế nớc ta từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc là một xu hớng tất yếu khách quan. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh trở nên ngày càng gay gắt, doanh nghiệp thơng mại sẽ phải phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thực sự là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng. Để đạt đợc điều đó thì cần thiết phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau. Trong đó kế toán đợc coi là một công cụ đắc lực.
Nhà nớc đóng vai trò điều tiết vĩ mô nền kinh tế, sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm định tính toán, ghi
chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống các phơng pháp khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết đợc thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản của sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp còn cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu t đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng hiện nay và đây thực sự là một yêu cầu bức xúc.
Trong hoạt động kinh doanh thơng mại, quá trình tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Vốn hàng hoá của nó thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh, chính vì thế quá trình luân chuyển vốn kinh doanh phải đợc theo dõi chặt chẽ, thờng xuyên. Đồng thời quá trình này còn là yếu tố quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là một vấn đề cấp thiết. Muốn hoàn thiện đợc đòi hỏi phải có nhận xét đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ chính sách và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin kinh tế, vừa tiết kiệm đợc chi phí, vừa có hiệu quả.
Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh đợc thực hiện tốt thì hệ thống các chứng từ ban đầu sẽ đợc hoàn thiện, do đó sẽ nâng cao đợc tính pháp lý, tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập, xuất hàng hoá tại kho.
Hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng đúng tài khoản để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng thời giúp các cổ đông, bạn hàng, những ngời quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp.
Hoàn thiện quá trình hạch toán trên, ngoài việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán toàn Xí nghiệp, nó còn cung cấp cho các cơ quan quản lý cấp trên những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh đúng đắn tình hình tiêu thụ của Xí nghiệp theo từng hình thức bán và hiệu quả kinh doanh, giúp cho nhà lãnh đạo có thể quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc đợc tốt hơn.
Hoàn thiện quá trình kế toán này còn đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lợng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tợng sử dụng.
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở doanh nghiệp thơng mại. thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở doanh nghiệp thơng mại.
2.1- Hoàn thiện hạch toán chi tiết hàng hoá.
Tuy hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song thì đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, xong công việc ghi chép lại bị trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, đồng thời khối lợng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá tại doanh nghiệp là khá lớn nên công việc ghi chép tơng đối nhiều, do vậy việc ghi chép trùng lặp đã làm doanh nghiệp mất thêm một lợng thời gian và chi phí. Vì vậy để khắc phục nhợc điểm của phơng pháp này, giúp cho khối lợng công việc đợc giảm nhẹ và tiết kiệm đợc thời gian, nên sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán hàng tồn kho.
Phơng pháp sổ số d là một bớc tiến khá quan trọng trong công việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ ở kho của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán.
Theo phơng pháp này ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của hàng hoá. Nh vậy công việc ghi chép không còn bị trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời.
Cách hạch toán nh sau:
- ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi căn cứ chứng từ nhập, xuất hàng hoá thủ kho ghi vào thẻ kho và tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại của từng nhóm hàng hoá. Định kỳ 5 ngày/lần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ cho từng loại (Phiếu giao nhận chứng từ xuất riêng và phiếu giao nhận chứng từ nhập riêng), trong đó ghi rõ số lợng, số hiệu của chứng từ. Phiếu giao nhận này đợc kèm theo với các tập hoá đơn GTGT cho nhập hoặc xuất để chuyển về cho phòng kinh doanh theo định kỳ.
Cuối tháng căn cứ thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, thủ kho ghi số lợng hàng hoá tồn kho cuối tháng vào sổ số d và chuyển sổ số d về cho phòng kế toán để tính chỉ tiêu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
- ở phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, phiếu giao nhận chứng từ từ phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Căn cứ bảng báo giá vốn hàng tồn kho kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và tổng hợp số tiền của các chứng từ theo từng nhóm hàng hoá đã phân loại để ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ nhập, phiếu giao nhận chứng từ xuất.
Cuối tháng, kế toán tính ra giá trị tồn kho trên phiếu giao nhận chứng từ và ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn để đối chiếu với sổ số d, tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và căn cứ vào số d đầu tháng để tính số d cuối tháng của từng loại hàng hoá. Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d.
Sổ số d cũng ghi theo danh điểm hàng hoá, nhóm hàng hoá và có dòng tổng hợp cho từng nhóm hàng hoá.
Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan nh thất thu các khoản nợ phải thu của khách hàng. Nhà nớc cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro đó. Thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của doanh nghiệp mà Nhà nớc đã hỗ trợ một phần cho việc mất mát đó. Hơn thế nữa phơng thức thanh toán của khách hàng ở các doanh nghiệp chủ yếu là mua chịu. Song tại doanh nghiệp lại không lập "dự phòng nợ phải thu khó đòi". Điều này không nên vì khi xảy ra rủi ro thực sự thì doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản gì để bù đắp cho nó cả, làm ảnh hởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ. Mặt khác việc lập dự phòng rất có lợi cho doanh nghiệp: Vì nếu dự phòng thực sự xảy ra thì đó là nguồn bù đắp, còn nếu lập dự phòng rồi mà điều đó không xảy ra thì doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thờng - vẫn đảm bảo cân bằng giữa doanh thu và chi phí.
Cuối năm (31/12), doanh nghiệp tiến hành kiểm kê các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng có khó khăn về tài chính, dự đoán số khách hàng không trả đợc nợ và lập dự phòng cho những khách hàng đó:
Mức dự phòng
phải thu khó đòi = Số nợ phải thukhó đòi x % nợ có khả năng mất
Để hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp dùng tài khoản 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Kết cấu TK này nh sau:
Bên Nợ: - Xử lý nợ phải thu thực thế thất thu.
- Hoàn nhập dự phòng đã lập vào thu nhập bất thờng. Bên Có: - Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Số D bên Có: Dự phòng đã lập hiện còn. + Các hạch toán.
- Khi lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (TK 6426)
Có TK 139 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trong năm, nếu nợ phải thu khó đòi thực sự xảy ra, kế toán ghi các bút toán: Số tiền nợ không đòi đợc.
Nợ TK 642 (6426): Số tiền thực mất. Có TK 131: Số tiền thực mất.
Ghi đơn bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý: Số tiền thực mất. Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập số dự phòng đã lập từ trớc.
Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập.
Có TK 721: Số dự phòng đã lập.
Nợ TK 111, 112: Tổng số tiền đòi đợc. Có TK 721: Tổng số tiền đòi đợc.
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004: Tổng số tiền đòi đợc.
- Nếu sau khi lập dự phòng mà nợ phải thu khó đòi không xảy ra thì cuối niên độ kế toán, kế toán hoàn nhập dự phòng đã lập vào thụ nhập bất thờng:
Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập.
Có TK 721: Số dự phòng đã lập.
Đồng thời tính lại và phản ánh phần dự phòng phải lập cho năm sau: Nợ TK 642 (TK 6426)
Có TK 139
2.3- Hoàn thiện về quản lý công nợ.
Thời gian qua, công nợ là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, doanh nghiệp đã để cho các đơn vị, cá nhân chiếm dụng một lợng tiền vốn khá lớn, trong đó lớn nhất vẫn là công nợ phải thu khách hàng. Điều này có thể tăng thêm doanh số bán nhng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy, cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng nh quy định trong hợp đồng giữa hai bên.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tiến hành quản lý tốt hơn nữa công nợ của các cửa hàng trực thuộc, phải thờng xuyên tiến hành kiểm tra và theo dõi sát sao.
Trong hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, để giữ đợc lợng khách hàng thờng xuyên và cạnh tranh đợc hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh đợc trờng hợp bán chịu. Tuy nhiên để có thể vừa nâng cao chất lợng hàng bán, vừa đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn tốt, nên có những nguyên tắc cụ thể sau:
- Tuỳ thuộc vào từng đối tợng khách hàng mà doanh nghiệp có quyết định bán chịu hay không và thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với những khách hàng mà doanh nghiệp không nắm chắc tình hình tài chính cũng nh khả năng thanh toán của họ thì kiên quyết không bán chịu.
- Phải thờng xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cấp hàng cho họ hay không.
Đây là một trong những giải pháp quan trọng để quản lý và thu hồi công nợ đ- ợc tốt.
- Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của doanh nghiệp cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Do đó, vấn đề công bố cho khách hàng biết về chính sách tín dụng của mình là rất quan trọng. Có rất nhiều cách để thể hiện thiện chí của doanh nghiệp đối với khách hàng. Theo em, một trong những cách
đó là khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, doanh nghiệp nên nêu rõ những quy định về thanh toán nh thời hạn thanh toán, lợng hàng mua đợc hởng chiết khấu, hồi khấu...
- Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra chặt chẽ thời hạn nợ chi tiết cho từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá. Điều đó giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra những trờng hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có những biện pháp thu hồi công nợ. Định kỳ hàng tháng, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng và xác định lại số nợ của khách hàng để tránh nhầm lẫn tiền hàng với khách hàng.
- Phải thờng xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn. Doanh nghiệp nên có những chính sách thởng cho các khách hàng chấp hành đúng quy đinh thời hạn tín dụng.