3.1. Khái niệm đăng ký khách sạn.
Đăng ký khách sạn là công việc mà nhân viên lễ tân thực hiện trong giai đoạn khách đến khách sạn, khi giữa khách và khách sạn bắt đầu hình thành mối quan hệ kinh doanh.
Đăng ký khách sạn là việc thực hiện một số thủ tục cho khách về buồng và lưu trú tại khách sạn. Thủ tục đăng ký khách sạn có liên quan đến thủ tục khai báo tạm trú tạm vắng với chính quyền sở tại.
3.2.Mục đích của đăng ký khách sạn.
Đón tiếp khách khi khách đến: Yêu cầu phải tạo cho khách ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về khách sạn.
Làm thủ tục theo yêu cầu cảu khách sạn để khách có thể nhận buồng (Nếu đặt buồng) hoặc thuê buồng (nếu chưa đặt buồng).
Thực hiện các thủ tục để khai báo tạm trú tạm vắng cho khách theo yêu cầu của chính quyền sở tại.
Bước đầu hình thành mối quan hệ kinh doanh giữa khách và khách sạn.
3.3. Các trang thiết bị đăng ký khách sạn.
3.3.1. Ở các khách sạn lớn.
Các trang thiết bị gồm:
+Giá cung cấp thông tin: cung cấp bảng danh sách tên khách theo trật tự anphabe và số buồng của khách sử dụng tại bộ phận tổng đài.
+Giá biểu diễn tình trạng buồng: Cho biết tình trạng buồng, buồng có sẵn để bán, buồng đang có khách ở, buồng đang làm vệ sinh để bán, buồng đã có khách ở.
+Giá đựng thư và chìa khoá của khách: Giá có những ô nhỏ dùng đựng thư và chìa khoá của khách .
+Máy đóng dấu thời gian:Máy được sử dụng để đóng dấu thời gian lên thư từ, nhắn tin, Fax, phiếu đăng ký khách sạn, thời gian chuyển hành lý …
+Máy cà thẻ tín dụng: Máy được sử dụng để cà số thẻ của khách nhằm mục đích kiểm tra và xin chấp nhận thanh toán.
+Máy nạp mã và chìa khoá từ: Máy được sử dụng để nạp mã vào chìa khoá buồng cho khách trong thời gian lưu trú.
+Máy vi tính và máy in.
+Điện thoại.
+Máy photocopy.
+Hệ thống loa phát thanh công cộng.
+Các loại văn phòng phẩm và giá đựng.
3.3.2. Ở các khách sạn nhỏ:
+Điện thoại.
+Máy thanh toán dịch vụ điện thoại.
+Máy Fax.
+Các loại văn phòng phẩm và giá đựng.
+Tủ đựng sổ sách, biểu mẫu.