2. KHÁI NIỆM VỀ ĐẶT BUỒNG Khái niệm:
2.4.2. Huỷ bỏ đặt buồng.
Huỷ đặt buồng là việc khách đã đặt buồng tại khách sạn nhưng không còn nhu cầu sử dụng những buồng đã đặt và thông báo huỷ đặt buồng với khách sạn. Khách sạn có quyền bán những buồng khách đã báo huỷ cho khách khác.
Khi nhận được thông tin huỷ đặt buồng từ phía khách nhân viên nhận đặt buồng nên tỏ ra luyến tiếc nhưng lịch sự, nhiệt tình giúp khách huỷ đặt buồng,
phải xác định được quy định huỷ đặt buồng đã cam kết giữa khách sạn với đối tượng khách huỷ đặt buồng. Cụ thể là:
2.4.2.1. Đối với loại đặt buồng không đảm bảo.
Hỏi khách về nội dung của đặt buồng đã đặt và tiếp nhận yêu cầu huỷ đặt buồng .
Ghi lại thời gian huỷ và tên người báo huỷ.
2.4.2.2. Đối với loại đặt buồng không đảm bảo.
Nhân viên lễ tân thực hiện các công việc sau:
+Chào khách và hỏi yêu cầu của khách .
+Tiếp nhận yêu cầu huỷ đặt buồng.
+Hỏi tên khách đặt buồng.
+Hỏi và ghi lại tên người huỷ đặt buồng.
+Hỏi lý do huỷ đặt buồng: Một số khách đặt buồng vì lý do công tác, song có 1 số khách do bạn bè giới thiệu đặt buồng ở khách sạn khác mà huỷ đặt buồng. Nhân viên nhận đặt buồng cần khéo léo tìm hiêu lý do huỷ đặt buồng của khách và cố gắng thuyết phục khách hoặc báo cho phụ trách các yêu cầu của khách để khách sạn tìm cách giải quyết.
+Xác nhận mọi thông tin đặt buồng cũ của khách để chắc chắn không huỷ nhầm đặt buồng của khách khác, chú ý trường hợp hai khách cùng họ tên huỷ đặt buồng.
+Khẳng định lại việc huỷ đặt buồng với khách .
+Yêu cầu đơn vị huỷ đặt buồng gửi thư xác nhận huỷ đặt buồng.
+Cảm ơn khách đã cho biết việc huỷ đặt buồng. Tỏ rõ sự luyến tiếc về việc khách huỷ đặt buồng và thiện chí được phục vụ khách trong tương lai.
+Đóng dấu huỷ lên phiếu huỷ đặt buồng gốc của khách, ghi rõ ngày, thán huỷ, số huỷ đặt buồng.
+Ghi số huỷ đặt buồng vào sổ huỷ đặt buồng.
+Chi chép lại mọi thông tin của khách huỷ đặt buồng.
+Huỷ đặt buồng trong máy vi tính.
+Lưu hồ sơ phiếu huỷ đặt buồng.
+Thông báo cho các bộ phận liên quan về việc huỷ đặt buồng của khách .