Cũng nh các doanh nghiệp xây lắp khác, nguyên vật liệu trực tiếp trong sản xuất của Công ty gồm nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm:
- Chi phí nguyên vật liệu chính bao gồm chi phí về gạch ngói, cát, đá, ximăng, sắt, bêtông đúc sẵn, thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị sởi ấm, dây nhôm, ống nối, gíp sắt, khoá néo, ty sứ Các chi phí nguyên vật liệu chính th… ờng đợc xây dựng định mức chi phí và cũng tiến hành quản lý theo định mức.
- Chi phí vật liệu phụ bao gồm chi phí về bột màu, đinh, dây, sơn, ve…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thờng chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp nên việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng, nó ảnh hởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu đợc rõ tầm quan trọng đó, Xí nghiệp luôn chú trọng tới việc hạch toán, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi công ở công trờng.
Công ty phải mua ngoài hầu hết các loại vật liệu đó theo giá thị trờng. Đây là điều tất yếu trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, song nó đã gây khó khăn cho công tác hạch toán vật liệu vì công trình xây dựng thờng có thời gian thi công dài nên chịu ảnh hởng lớn từ sự biến động cung cầu trên thị trờng. Tình hình thị trờng trong thời gian gần đây chịu sự ảnh hởng lớn của lạm phát, hầu nh giá cả các loại vật liệu xây dựng đều tăng mạnh, đặc biệt là thép ( giá thép cho đến ngày 20/03/2008 đã tăng so với năm 2007 là 65%)
Hiện nay, Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để đáp ứng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty sử dụng TK 621 - CPNVLTT. Giá trị vật t nhập xuất tồn kho đợc đánh giá theo giá bình quân gia quyền cả kỳ.
Trên thực tế, Xí nghiệp áp dụng phơng pháp dự trữ hàng tồn kho bằng không (hay còn gọi là phơng pháp “ Kịp thời”). Xí nghiệp không tiến hành nhập kho NVL rồi xuất kho NVL khi cần thiết mà tuỳ thuộc vào nhu cầu vật t của từng công trình cụ thể, doanh nghiệp mua NVL sử dụng cho công trình đó ngay tại nơi diễn ra công trình. Ph- ơng pháp dự trữ hàng tồn kho này giúp cho doanh nghiệp giảm thấp các chi phí tồn kho dự trữ đến mức tối thiểu, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể dành ra một khoản ngân quỹ để sử dụng cho công việc khác.
Khi các đơn vị thi công công trình có nhu cầu mua vật t sử dụng cho thi công thì phải gửi giấy yêu cầu vật t (biểu 1) với chủng loại, số lợng, chất lợng phù hợp theo dự
Học việc Tài chớnh Chuyờn đề tốt nghiệp
thị trờng; Giấy đề nghị tạm ứng (biểu 2). Giám đốc Công ty sẽ xem xét sự phù hợp về số lợng và giá cả của các loại vật t trên các tài liệu đó rồi thông qua quyết định mua vật t.
Đối với các loại vật t yêu cầu số lợng lớn, Giám đốc trực tiếp kí kết hợp đồng mua vật t với nhà cung cấp.
Đối với các loại vật t yêu cầu nhiều chủng loại khác nhau, số lợng nhỏ, nếu đợc sự phê duyệt của Giám đốc và kế toán trởng, thì thủ quỹ xuất quỹ chi tạm ứng cho các đội đi mua vật t dựa vào phiếu chi đã đợc phê duyệt (biểu 3). Sau khi mua về, ngời đợc nhận tạm ứng phải lập giấy thanh toán tiền tạm ứng (biểu 4) trong thời hạn thanh toán ( thờng là cuối tháng để kế toán ghi nhận chi phí phát sinh trong tháng).
Vật t mua ngoài chủ yếu đợc chuyển thẳng tới công trờng thi công và thuộc trách nhiệm quản lý của đội trởng và chủ nhiệm công trình thi công.
Vật t mua về phải đợc kiểm nghiệm kĩ càng đảm bảo đủ về số lợng và chất lợng
(biểu 5) mới đợc nhập vào kho công trờng, khi xuất dùng phải có biên bản sử dụng vật t (biểu 6).
Cuối kì, mỗi đội căn cứ vào các hóa đơn mua vật t phát sinh trong kì (biểu 7), lập
bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (biểu 8) nộp về phòng kế toán. Sau khi
kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của các hóa đơn, đối chiếu giữa hóa đơn với bảng kê, kế toán căn cứ vào số liệu trong bảng kê để tiến hành nhập liệu:
Vào ô “Nhập chứng từ” ở màn hình giao diện chính, xuất hiện giao diện nhập chứng từ kế toán tổng hợp, tiến hành nhập theo nội dung:
Sau khi nhập xong nhấn vào ô “Ghi”, máy sẽ tự động cập nhập vào sổ liên quan : Nhật ký chung (biểu 24), sổ cái tài khoản 621 (biểu 25), sổ chi tiết tài khoản 621 (biểu 26), và các sổ có liên quan khác.
Khi có nhu cầu xem các loại sổ sách kế toán, kế toán vào mục chọn loại sổ sách,
khoảng thời gian và nhấn nút Xem để xem trên màn hình EXEL của máy tính“ ”
hoặc nhấn nút In để máy tính chuyển thông tin sang máy in.“ ”