2 Đại lý tàu biển 3,77,
2.2.3.Nhận xét về quy trình và hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty SAF
tại Công ty SAFI
Nhân lực
Hiện nay, công ty có 2 phòng phụ trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là phòng Logistic và phòng Sea. Như vậy vô tình công ty đã tự tạo sự cạnh tranh ngay trong chính nội bộ của mình. Bởi lẽ cả 2 phòng đều muốn lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của phòng mình nhiều hơn, nên đôi lúc xảy ra tình trạng tranh giành khách hàng với nhau.
Riêng đối với phòng Logistic, lượng nhân viên là 16 người bao gồm: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng, 1 tổ trưởng tổ giao nhận, 1 thủ quỹ và các nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ giao nhận. Các nhân viên này được phân công phụ trách từng mảng riêng biệt như sau:
Sơ đồ 5: PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG LOGISTIC
Chứng từ Hàng Sea Hàng Air Khu chế xuất Thuế Thủ tục HQ Tổng hợp Hàng lẻ
Hàng cont Đội xe
Việc chuyên môn hóa có ưu điểm là các nhân viên đã quen với công việc của mình hay làm nên làm nhanh và có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, cũng có nhược điểm là nếu như nhân viên này phải chuyển sang làm ở bộ phận khác thì dẫn đến các sai sót và chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng.
Bên cạnh đó, hoạt động hải quan cũng có ảnh hưởng một phần đến quá trình giao nhận hàng của công ty. Bởi lẽ hải quan là người trực tiếp quyết định xem hàng hóa có được thông quan hay không. Thực tế, việc “lo lót” ở khâu hải quan là một ví dụ cụ thể đang xảy ra ở một số hoạt động giao nhận. Mặc dù hồ sơ cũng như các giấy tờ đã được công ty chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn, nhưng tâm lý “lo thì sẽ nhanh” đã ăn sâu vào các doanh nghiệp cũng như công chức hải quan cho nên luôn luôn phải có khoản chi phí này.
Trang thiết bị và phương tiện phục vụ việc giao nhận
SAFI là một trong những công ty giao nhận ở Việt Nam có hệ thống phương tiện phục vụ việc giao nhận khá đầy đủ. Hiện nay, hệ thống phương tiện và trang thiết bị của SAFI bao gồm: 6 ô tô đầu kéo và hệ thống rơ móc có khả năng vận chuyển hàng có trọng tải từ 25 tấn đến 400 tấn, hệ thống cần cẩu có sức cẩu từ 16 tấn đến 60 tấn, gần 10 xe tải có trọng tải từ 500kg đến 1,4 tấn. Hai kho hàng: một ở Phú Thuận Quận 7, Tp.HCM có diện tích khu vực 10.000 m2 và kho thứ hai ở Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội có diện tích khu vực 4.500 m2. Bên cạnh đó, SAFI còn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho như xe nâng, băng tải, palet, vi tính, các phần mềm phục vụ việc quản lý hàng hóa trong kho…
Trang thiết bị cũng được công ty mua sắm khá đầy đủ. Trong phòng Logistic có 8 máy vi tính nối mạng phục vụ cho việc tìm thông tin về thị trường, khách hàng, theo
dõi các thay đổi chính sách của Nhà nước và các cơ quan hữu quan, mà đặc biệt là các thay đổi về chính sách thuế và hải quan; đồng thời cũng để liên lạc với khách hàng thông qua mail. Tuy nhiên, có một số máy vì quá cũ nên trong quá trình sử dụng đôi lúc bị đứng máy, treo máy…
Bên cạnh đó, hàng ngày các phòng ban cũng có nhiều đầu báo khác nhau đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhân viên. Đặc biệt là báo Nhân Dân được các nhân viên làm thủ tục hải quan sử dụng để xem tỷ giá hối đoái điền lên tờ khai.
Sự phối hợp của các bộ phận
Với công tác giao nhận ở công ty SAFI, sự phối hợp giữa các bộ phận hầu như là chặt chẽ. Tất cả các khâu, bộ phận đều cố gắng hoàn tất nhiệm vụ của mình để không ảnh hưởng đến bộ phận khác.
Nhất là sự phối hợp đồng đều giữa các chi nhánh của công ty, đặc biệt là với chi nhánh ở Đồng Nai và Bình Dương. Đây là 2 chi nhánh ở địa bàn có nhiều khách hàng lâu dài của SAFI như: Mitsuba, Mabuchi, YKK… Nhiệm vụ của nhân viên 2 chi nhánh này là làm thủ tục hải quan cho các lô hàng mà khách hàng yêu cầu, sau đó sẽ gửi lên trụ sở chính – SAFI Tp.HCM để nhân viên ở đây ra cảng lấy hàng. Sự phối hợp nhuần nhuyễn này luôn tạo ra ưu thế cho công ty, bởi hiếm khi công ty chậm trễ trong việc giao hàng cho khách. Thời gian giao hàng luôn được đảm bảo. Tuy nhiên, việc đem chứng từ từ 2 nơi này lên Tp.HCM phải mất một khoảng thời gian, không lâu lắm, nhưng vì việc giao chứng từ này là do công ty thuê một người xe ôm giao và thường ngày nào lấy hàng thì sáng hôm đó mới giao chứng từ lên. Như vậy, có một xíu chờ đợi cho các nhân viên ở Tp.HCM, bởi vì họ phải đợi có chứng từ mới ra cảng lấy hàng được. Đôi lúc, do một số nguyên nhân như kẹt xe, người xe ôm đó đi trễ, dẫn đến các nhân viên ở Tp.HCM không kịp ra cảng lấy hàng vào buổi sáng và phải dời sang buổi chiều. Chính điều này đôi khi làm chậm trễ thời gian giao hàng cho khách.
Các thủ tục hành chính và biểu mẫu chứng từ
Đối với SAFI, đây là một điểm mạnh. Bởi lẽ, sử dụng các dịch vụ của SAFI, khách hàng không phải tốn nhiều thời gian và công sức để điền các loại giấy tờ. Khi có nhu cầu, khách hàng chỉ cần gọi điện đến phòng Sale của công ty yêu cầu dịch vụ làm
thủ tục giao hàng tận nơi, người tiếp nhận sẽ trao đổi với khách hàng thêm để lấy thông tin, sau đó họ sẽ báo giá. Nếu khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ dài hạn, SAFI sẽ làm hợp đồng chi tiết, tránh những tranh chấp xảy ra sau này. Hợp đồng là do công ty đưa ra, nhưng khách hàng có thể yêu cầu thêm hoặc bớt một vài điều khoản; trên cơ sở xem xét tính hợp lý công ty sẽ đồng ý hoặc từ chối.
Sự cung ứng dịch vụ giao nhận
− Về hàng hóa: SAFI nhận giao nhận hầu hết các loại hàng hóa, ngoại trừ hóa
chất, các chất dễ cháy nổ và phân đạm. Đối với hàng xuất, chủ yếu là các loại hàng về may mặc, giầy da. Đối với hàng nhập, chủ yếu là các loại thực phẩm, thực phẩm đóng gói, máy móc thiết bị, máy vi tính…
− Về phương tiện chuyên chở: SAFI có các loại xe như xe tải, xe nâng, xe cần
cẩu, băng tải, palet… hiện đại phục vụ cho việc chuyên chở. Xe mới, hiện đại và thường xuyên được bảo trì nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như con người.
− Về nhân lực: với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và giàu kinh nghiệm đảm bảo
đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Hiện nay số nhân viên đã có qua đào tạo chiếm hơn 75% tổng số nhân viên công ty.
− Về chất lượng dịch vụ: hiện tại mọi hoạt động cung cấp dịch vụ của SAFI được
tổ chức thực hiện theo các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó mô tả rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực hiện. Do vậy, Công ty đảm bảo được tính ổn định về chất lượng dịch vụ khá cao.
Trình độ đội ngũ nhân viên
Chúng ta đều biết hoạt động giao nhận là một công việc khá phức tạp đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng. Khi giao dịch với khách hàng, người giao nhận không chỉ phải giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ, từng luồng tuyến mà còn phải thông tường luật pháp, có những kiến thức tổng quát về tính chất hàng hóa, có khả năng tiếp thị, thuyết phục khách hàng, hơn thế phải tư vấn cho khách hàng về nhu cầu thị trường. Muốn vậy, người làm giao nhận phải am hiểu nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, nắm vững địa lý, có kỹ năng giao tiếp với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tại Công ty SAFI, đội ngũ lao động được đánh giá so với các công ty khác là giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm.
Nhưng nếu so sánh với những người đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ của cán bộ nhân viên SAFI vẫn còn non yếu, chưa thể đáp ứng yêu cầu hội nhập. Điều đó thể hiện ở chỗ số lượng nhân viên có trình độ phổ thông vẫn còn nhiều, khoảng 23% . Để thấy rõ hơn, ta xem xét bảng sau:
Bảng 6: CƠ CẤU TRÌNH ĐỘ NHÂN VIÊN CÔNG TY SAFI Trình độ Số lượng Tỷ lệ Trên đại học 20 6.8% Đại học 180 60.8% Cao đẳng 23 7.8% Trung cấp 5 1.7% Phổ thông 68 23.0% TC 296 100.0%
Nguồn: Báo cáo thường niên của SAFI năm 2008
Trình độ nhân viên là rất quan trọng góp phần vào thành công của công ty, vì vậy mà công tác đào tạo cũng được công ty hết sức quan tâm. Với định hướng xây dựng một đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao, Công ty đã tăng cường bổ sung những buổi tập huấn nghiệp vụ ngắn ngày cho cán bộ công nhân
viên thuộc bộ phận nghiệp vụ. SAFI cũng thường cử người ở các chi nhánh và phòng ban các nơi đi học lớp khai quan.
Việc đào tạo về mặt chuyên môn cho cán bộ cũng được thông qua bằng hình thức cung cấp những tài liệu, kiến thức chuyên môn như tham khạo những tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về khiếu nại, bảo hiểm, kho bãi do Ban lãnh đạo soạn thảo và gửi cho các chi nhánh, phổ biến đến từng nhân viên của các phòng ban có liên quan. Thêm vào đó, Công ty cũng tiến hành xây dựng quy chế tuyển dụng, tuyển dụng thêm nhân sự cho công ty và bổ nhiệm cán bộ cho các phòng ban đang có nhu cầu, đảm bảo đủ cán bộ lãnh đạo của công ty và các cơ sở.