I. BẢNG
3.NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO TÀI LIỆU
1. Nhập một bảng tính vào tài liệu
191. Vào Insert\ Object
192. Nhấp vào tab Create from Flie, trong hộp thoại này ta gõ đường dẫn và tên đối tượng cần nhập vào mục File Name hoặc có thể nhấp vào Browse để chọn đối tượng.
2. Nhập một tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu
194. Vào Insert\ picture
195. Chọn đối tượng muốn nhập:From File(tệp hình ảnh),Chart (biểu đồ, đồ thị), giả sử ta muốn nhập một ảnh vào tài liệu, chọn
From File. Xuất hiện hộp thoại Insert Picture, trong Look in
bạn chọn thư mục có chứa ảnh cần nhập vào tài liệu, trong mục
Name bạn chọn tên file ảnh cần nhập hoặc gõ tên file cần nhập vào mục File Name.Cuối cùng sau khi nhập xong bạn nhấp
4. TRỘN VĂN BẢN
1. Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp dữ liệu để điền tự động
196. Bước 1: Tạo tài liệu chính (Main Document)
Tài liệu chính được đánh bình thường tại cửa sổ Word, trong đó có thể sử dụng cả đồ hoạ.
197. Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu
Tạo nguồn dữ liệu bằng cách khai báo trường (field) để chèn vào văn bản chính. Vào menu Tools/Letters and Mailings, chọn Mail Merge Wizard.
Trong Select document type, chọn Directory. Nhấp Next: Starting document
Thiết lập và hiển thị thư mục của bạn
Bạn làm theo các bước sau
Chọn Use the current document. Sau đó nhấp Next: Select recipients.
Định vị và tạo nguồn dữ liệu , sau đó chọn người nhận Tạo một danh sách địa chỉ mới
1. Trong Select recipients, chọn Type a new list. 2. Nhấp Create.
3. Trong hộp New Address List ,bạn nhập những thông tin cần thiết vào dưới mục Enter Address information; như tiêu đề, tên, địa chỉ, bạn không cần phải điền tất cả các trường.
4. Nhấp New Entry.
5. Lặp lại các bước trên cho đến khi bạn điền tấtt cả các địa chỉ mà bạn muốn cho vào danh sách sau đó nhấp Close.
6. Trong hộp Save Address List ,nhập tên cho danh sách địa chỉ trong hộp
File name và chọn thư mục đê ghi lại danh sách này 7. Nhấp Save.
Tất cả những địa chỉ mà bạn vừa mới nhập vào trong danh sách sẽ xuất hiện trong hộp
Mail Merge Recipients.
2. Trộn danh sách nhận thư với văn bản thư mẫu hay phiếu mẫu
Nhấp nút Open Data Source trên thanh công cụ Mail Merge, xuất hiện hộp thoại
Select Data Source, bạn chọn file có chứa danh sách địa chỉ mà bạn vừa tạo ở bước trên rồi nhấp Open. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhấp nút Mail Merge Recipients trên thanh công cụ Mail Merge. Xuất hiện hộp
Mail Merge Recipients.
Nhấp OK .
Nhấp nút Merge to New Document trên thanh công cụ Mail Merge. Trong hộp thoại Merge to a New Document bạn chọn:
o Để trộn tất cả các bản ghi nhấp All.
o Để trộn các bản ghi mà bạn nhìn thấy trong cửa sổ tài liệu nhấp Current record.
o Để trộn một khoảng bản ghi nhấp From, và sau đó bạn điền số bản ghi trong hộp From và To.