I. BẢNG
3. Thêm và xóa cột dòng
a. Chèn thêm hàng, cột vào bảng
* Chèn hàng:
154. Chọn hàng tại vị trí cần chèn 155. Thực hiện Table/Insert row
156. Hàng mới chèn vào sẽ nằm trên hàng được chọn.
* Chèn thêm cột:
157. Chọn cột tại vị trí cần chèn. 158. Vào Table/Insert columns
159. Cột mới chèn vào sẽ nằm bên trái cột được chọn.
Xoá hàng cột
*Xoá hàng:
160. Chọn hàng cần xoá
161. Table / Delete Row
*Xoá cột: 162. Chọn cột cần xoá 163. Table/Delete Columns *Xoá bảng: 164. Chọn bảng 165. Chọn Cut Nhập và tách ô trong bảng * Nhập ô (hoà ô) 166. Chọn các ô cần nhập 167. Chọn Table / Merge * Tách ô: 168. Chọn ô cần tách
170. Gõ số cột cần tách vào hộp Number of columns 4. Thêm các đường viền cho bảng
171. Chọn bảng
172. Format / Border and Shading, xuất hiện hộp thoại như đã nói ở trên:
173. Trong mục preets chọn các mục sau: 29. Grid: tạo đường kẻ cho toàn bảng 30. Box: tạo viền xung quanh
31. None: loại bỏ đường kẻ
174. Trong mục line chọn kiểu đường kẻ dùng cho bảng 175. Chọn OK
5. Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động
176. Chọn mẫu bảng có sẵn 177. Đưa con trỏ vào trong bảng
178. Table / Table AutoFormat
179. Chọn mẫu bảng có sẵn trong hộp thoại Auto Format, nhấn
OK
2. HÌNH VẼ VÀ ẢNH
1. Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào một tài liệu
180. Để con trỏ tại vị trí cần chèn ảnh, chọn lệnh
Insert\Picture\Clip Art...
181. Trong hộp thoại Microsoft Clip Art có các thẻ Clip Art, Picture, để ta tìm và bấm chọn hình cần lấy ra rồi bấm nút Insert, hộp thoại đóng lại và hình sẽ được chèn vào vị trí con trỏ.
32. Có thể đưa thêm các hình ảnh khác vào Clip Art bằng cách bấm nút Import Clipart trong hộp thoại, sẽ xuất hiện tiếp hộp thoại để ta tìm và bấm chọn tên file ảnh (các Fie *.Wmf, *.bmp,...)
33. Hoặc có thể tìm và chọn file ảnh trực tiếp từ thư mục khác trên đĩa bằng hộp thoại Insert\Picture\From File,...
2. Thêm các hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nétvẽ, màu tô nền vẽ, màu tô nền
Để con trỏ tại vị trí cần chèn hình vẽ, chọn lệnh Insert\Picture\Autoshpes
182. Trong hộp thoại Autoshapes có các hình vẽ để ta tìm và bấm chọn hình cần lấy ra, hộp thoại đóng lại và hình sẽ được chèn vào vị trí con trỏ.
183. Chọn hình ảnh (bằng cách bấm vào hình, một đường khung và các mốc vuông sẽ bao quanh ảnh) rồi chọn lệnh
Format\ Autoshape để mở bảng Autoshape ra, sau đó thực hiện thay đổi hay lựa chọn các định dạng cần thiết cho hình vẽ.
3. Di chuyển các hình ảnh hay hình vẽ trong một tài liệu
184. Nhắp lên hình ảnh để chọn nó
185. Nhắp lên nút Text Drawing trên thanh công cụ Picture
186. Chọn một tuỳ chọn nào đó.
187. Các chữ sẽ được xắp dọc theo hình ảnh.
188. Di chuyển: chọn tranh, xuất hiện mũi tên 4 đầu nhấn và giữ chuột kéo về vị trí mới.
4. Co giãn một hình
189. Nhắp lên hình ảnh để chọn nó.
190. Thay đổi kích thước:mũi tên hai đầu, kéo chỉnh.
3. NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO T ÀI LIỆU1. Nhập một bảng tính vào tài liệu 1. Nhập một bảng tính vào tài liệu
191. Vào Insert\ Object
192. Nhấp vào tab Create from Flie, trong hộp thoại này ta gõ đường dẫn và tên đối tượng cần nhập vào mục File Name hoặc có thể nhấp vào Browse để chọn đối tượng.
2. Nhập một tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu
194. Vào Insert\ picture
195. Chọn đối tượng muốn nhập:From File(tệp hình ảnh),Chart (biểu đồ, đồ thị), giả sử ta muốn nhập một ảnh vào tài liệu, chọn
From File. Xuất hiện hộp thoại Insert Picture, trong Look in
bạn chọn thư mục có chứa ảnh cần nhập vào tài liệu, trong mục
Name bạn chọn tên file ảnh cần nhập hoặc gõ tên file cần nhập vào mục File Name.Cuối cùng sau khi nhập xong bạn nhấp
4. TRỘN VĂN BẢN
1. Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp dữ liệu để điền tự động
196. Bước 1: Tạo tài liệu chính (Main Document)
Tài liệu chính được đánh bình thường tại cửa sổ Word, trong đó có thể sử dụng cả đồ hoạ.
197. Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu
Tạo nguồn dữ liệu bằng cách khai báo trường (field) để chèn vào văn bản chính. Vào menu Tools/Letters and Mailings, chọn Mail Merge Wizard.
Trong Select document type, chọn Directory. Nhấp Next: Starting document
Thiết lập và hiển thị thư mục của bạn
Bạn làm theo các bước sau
Chọn Use the current document. Sau đó nhấp Next: Select recipients.
Định vị và tạo nguồn dữ liệu , sau đó chọn người nhận Tạo một danh sách địa chỉ mới
1. Trong Select recipients, chọn Type a new list. 2. Nhấp Create.
3. Trong hộp New Address List ,bạn nhập những thông tin cần thiết vào dưới mục Enter Address information; như tiêu đề, tên, địa chỉ, bạn không cần phải điền tất cả các trường.
4. Nhấp New Entry.
5. Lặp lại các bước trên cho đến khi bạn điền tấtt cả các địa chỉ mà bạn muốn cho vào danh sách sau đó nhấp Close.
6. Trong hộp Save Address List ,nhập tên cho danh sách địa chỉ trong hộp
File name và chọn thư mục đê ghi lại danh sách này 7. Nhấp Save.
Tất cả những địa chỉ mà bạn vừa mới nhập vào trong danh sách sẽ xuất hiện trong hộp
Mail Merge Recipients.
2. Trộn danh sách nhận thư với văn bản thư mẫu hay phiếu mẫu
Nhấp nút Open Data Source trên thanh công cụ Mail Merge, xuất hiện hộp thoại
Select Data Source, bạn chọn file có chứa danh sách địa chỉ mà bạn vừa tạo ở bước trên rồi nhấp Open.
Nhấp nút Mail Merge Recipients trên thanh công cụ Mail Merge. Xuất hiện hộp
Mail Merge Recipients.
Nhấp OK .
Nhấp nút Merge to New Document trên thanh công cụ Mail Merge. Trong hộp thoại Merge to a New Document bạn chọn:
o Để trộn tất cả các bản ghi nhấp All.
o Để trộn các bản ghi mà bạn nhìn thấy trong cửa sổ tài liệu nhấp Current record.
o Để trộn một khoảng bản ghi nhấp From, và sau đó bạn điền số bản ghi trong hộp From và To.