Gửi một thông điệp hay thực hiện một hoạt động quan trọng nào khác thông qua hệ thống Bolero đòi hỏi người gửi phải ghi rõ mã nhận diện (“RID”) của mình. RID là tên gọi của người sử dụng (công ty gửi thông điệp) và tuỳ theo sự lựa chọn của người sử dụng còn có thể thể hiện các phòng ban và cá nhân trong nội bộ công ty. Khi nhận được một thông điệp, hệ thống Bolero sẽ kiểm tra RID của người gửi và kiểm tra chữ ký tương ứng với RID đó và với chứng nhận khoá công cộng có liên quan (Public Key Certificate). Quá trình này nhằm ngăn chặn việc thành viên này giả mạo là thành viên khác mà không bị phát giác. Nó cũng đồng thời đảm bảo với mọi thành viên của hệ thống rằng chỉ có những thành viên đã gia nhập và chịu sự điều chỉnh của Bolero Rulebook có thể gửi và nhận các thông điệp thông qua Core Messaging Platform. Vì vậy, người sử dụng nhất thiết phải cung cấp một RID có hiệu lực và ký các thông điệp thì mới có thể tiến hành giao dịch qua Bolero được.
2.1. Nhận diện các thành viên trong hệ thống Bolero
Một mã nhận diện (RID) bao gồm hai phần chính và một phần mở rộng tùy chọn. Hai phần chính bao gồm mã nhận diện gốc (Root Indentifier), phần bắt buộc phải có trong mỗi RID và mã nhận diện chi tiết (không bắt buộc nhưng thường được sử dụng để thể hiện chi nhánh, phòng, ban và cá nhân trong nội bộ một thành viên để phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ của thành viên đó). Ví dụ một người sử dụng có RID: XYZcompany.CanadaDivision.Purchasing.SJ0131 IJones Trong đó:
• XYZcompany là phần mã nhận diện gốc. Canada Division. Purchasing.SJ0131là phần mã nhận diện chi tiết IJones: là phần mở rộng tuỳ chọn. Mã nhận diện gốc chính là tên của một thành viên trong hệ thống Bolero. Tất cả các thành viên đều là các công ty chứ không phải các nhân viên hay người đại diện cho công ty. Một công ty thành viên của Bolero có thể có một số mã nhận diện gốc nhưng một mã nhận diện gốc thì chỉ thể hiện một thành viên mà thôi. Bolero sẽ ấn định cho mỗi thành viên một mã nhận diện trong quá trình đăng nhập. Việc sửa đổi RID sau đó hiếm khi xảy ra trừ phi công ty thành viên có sự thay đổi lớn về tổ chức như chia tách hay sát nhập… Mã nhận diện gốc thường là rất ngắn gọn và không nêu được đầy đủ, rõ ràng tên công ty thành viên cho mục đích giao dịch hay pháp lý. Mã nhận diện gốc thường không giống như tên pháp lý chính thức của công ty dù có thể lấy một phần tên đó. Thêm vào đó, người sử dụng có thể tuỳ ý lựa chọn mã nhận diện gốc nên mã nhận diện gốc có thể hoàn toàn không liên quan gì đến tên thương mại thực sự của thành viên Bolero. Chứng nhận do Bolero cấp chỉ nhận diện người đăng ký theo mã nhận diện gốc và một hay một số mã nhận diện chi tiết tuỳ ý người đăng ký chứ không phải theo tên chính thức hay tên pháp lý. Để có được thông tin về tên pháp lý chính xác, người sử dụng phải tham khảo bản đăng ký RID của đối tác.
• Bên cạnh mã nhận diện gốc, người sử dụng cũng có thể thêm vào phần nhận diện chi tiết để xác định phòng ban, hoặc cá nhân giao dịch. Mã nhận diện gốc và bất kỳ phần nhận diện chi tiết nào khác tạo thành mã nhận diện (“RID”). Ngoài ra sau phần RID người sử dụng còn có thể thêm một phần mở rộng với nội dung tuỳ ý. Cả phần mã nhận diện chi tiết và phần mở rộng đều do người sử dụng tuỳ chọn sao cho thuận lợi cho việc giao dịch và không có giá trị pháp lý đối với mối quan hệ giữa các thành viên. Người chịu trách nhiệm duy nhất về các thông điệp là công ty thành viên cho dù sau phần mã nhận diện gốc có phần mã nhận diện chi tiết và phần mở rộng. Việc sử dụng RID là cách rất thuận tiện để nhận diện người gửi một thông điệp hay văn bản nhưng để đảm bảo tính chân thực của thông điệp và văn bản đó thì vẫn không thể thiếu được chữ ký.
2.2. Chữ ký trong hệ thống Bolero
Trong hệ thống Bolero chữ ký điện tử được ứng dụng như sau: Mỗi thông điệp phải được ký bằng mã khoá bí mật đã được chứng nhận cho từng thành viên Bolero khi đăng nhập. Nếu không được ký, hệ thống Bolero sẽ loại bỏ thông điệp đó. Chữ ký điện tử trên mỗi thông điệp của người sử dụng được xác nhận bằng cách dẫn chiếu đến một giấy chứng nhận được lưu trong cơ sở dữ liệu của hệ thống Bolero. Thông điệp sau đó được gửi chuyển tiếp và được ký bởi Bolero International. Hệ thống của người sử dụng sẽ xác nhận chữ ký của Bolero International, và coi đây là một sự xác nhận rằng Bolero International đã kiểm tra chữ ký trên thông điệp ban đầu. Tất cả các thông điệp và các chỉ dẫn đăng ký sở hữu gửi đều được gửi kèm trong các thông điệp đã được ký và xác nhận. Tính chân thực của mỗi thông điệp, văn bản hay chỉ dẫn đăng ký sở hữu trong hệ thống đăng ký sở hữu do đó có thể chứng minh được và rất đáng tin cậy.
Hệ thống đăng ký sở hữu của Bolero là cơ sở dữ liệu điện tử trung tâm lưu giữ các thông tin về các vận đơn Bolero. Hệ thống này cho phép vận đơn Bolero có khả năng thay thế được vận đơn trên giấy truyền thống, do đó đẩy nhanh dược tốc độ của các giao dịch
1.Tính chất của vận đơn Bolero
Như chúng ta đã biết, vận đơn là một chứng từ do người chuyên chở phát hành với các chức năng (1) biên lai nhận hàng để chở, (2) bằng chứng của hợp đồng chuyên chở và (3) chứng từ sở hữu hàng hoá, cho phép người nắm giữ hợp pháp chứng từ có thể nhận hàng từ người chuyên chở. Thông thường vận đơn sẽ được người chuyên chở cấp cho người gửi hàng và người cuối cùng nắm giữ vận đơn là người mua hàng sau khi vận đơn có thể đã được chuyển qua rất nhiều đối tượng khác ví dụ như các ngân hàng. Những người sở hữu vận đơn sẽ có những quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến vận đơn. Vận đơn Bolero vẫn bảo đảm những chức năng của vận đơn truyền thống nhưng thay thế hình thức thể hiện trên giấy tờ bằng các bản ghi điện tử (electronic records). Một vận đơn Bolero bao gồm các bản ghi sau đây:
Văn bản vận đơn (“BBL Text”): là một văn bản chứa phần nội dung chính của vận đơn. Văn bản này có chữ ký điện tử của người chuyên chở và mã nhận diện văn bản (document ID) và phải đảm bảo các yêu cầu đối với văn bản của Bolero. Văn bản vận đơn sẽ được gửi tới hệ thống Bolero thông qua Core Messaging Platform và sẽ được lưu với mã nhận diện văn bản và loại văn bản là “705”. Nội dung của văn bản vận đơn Bolero tương tự như một vận đơn truyền thống. Văn bản vận đơn có thể là “sạch” hoặc “bảo lưu”, có thể thể hiện là hàng đã bốc hoặc được nhận để xếp… Ngoài ra, người chuyên chở cũng có thể dẫn chiếu đến các điều kiện chuyên chở.
Bản đăng ký sở hữu (Title Registry Record): Hệ thống đăng ký sở hữu sẽ duy trì một bảng cơ sở dữ liệu (database table) cho mỗi vận đơn Bolero. Bảng cơ sở dữ liệu này được gọi là “Bản đăng ký sở hữu. Bảng này sẽ liệt kê RID của các thành viên có vai trò nhất định liên quan đến vận đơn cũng như một số các dữ liệu khác. Các thành viên có thể thay đổi thông tin trên Bản đăng ký sở hữu (tương đương với việc ghi nhận các giao dịch liên quan đến vận đơn) bằng cách gửi các chỉ thị đến Hệ thống đăng ký sở hữu thông qua Core Messaging Platform.
Như vậy hiểu một cách đơn giản, vận đơn Bolero bao gồm (1) BBL Text, một văn bản với những nội dung tương tự như vận đơn truyền thống và (2) một bản ghi cơ sở dữ liệu có tên là Bản ghi đăng ký sở hữu trong đó ghi nhận các giao dịch có liên quan có liên quan đến BBL Text. Thông qua các giao dịch này mà các thành viên của Bolero sẽ phát sinh các quyền và nghĩa vụ liên quan đến vận đơn Bolero theo quy định của Bolero Rulebook.