Theo chuẩn mực kế toỏn Việt Nam số 01 “Chuẩn mực chung” (VAS 01) thỡ
chi phớ được hiểu như sau: “Chi phớ là tổng giỏ trị cỏc khoản làm giảm lợi ớch kinh
tế trong kỳ kế toỏn dưới hỡnh thức cỏc khoản tiền chi ra, cỏc khoản khấu trừ tài sản hoặc phỏt sinh cỏc khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu; khụng bao gồm khoản phõn phối cho cổ đụng hoặc chủ sở hữu” [2, tr.78]
Phõn loại chi phớ theo chức năng hoạt động thỡ chi phớ trong doanh nghiệp sản xuất bao gụ̀m: Chi phớ sản xuất, chi phớ ngoài sản xuất.
* Chi phớ sản xuất:
Theo giỏo trỡnh kế toỏn tài chớnh trong cỏc doanh nghiệp của trường Đại học
kinh tế quốc dõn: “Chi phớ sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ
cỏc hao phớ về lao động sống và lao động vật húa mà doanh nghiệp đó bỏ ra cú liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (thỏng, quý, năm)” [7, tr.85]
liệu trực tiếp (NVLTT), chi phớ nhõn cụng trực tiếp (NCTT), chi phớ sản xuất chung (SXC).
- Chi phớ nguyờn liệu, vật liệu trực tiếp:
“Khoản mục chi phớ này bao gồm toàn bộ chi phớ nguyờn vật liệu sử dụng trực tiếp trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm như chi phớ nguyờn vật liệu chớnh, chi phớ nguyờn vật liệu phụ” [15, tr.36]. Nguyờn liệu, vật liệu là một trong cỏc yếu tố của quỏ trỡnh sản xuất, được sử dụng cho nhiều mục đớch khỏc nhau. Chi phớ nguyờn liệu, vật liệu trực tiếp được tớnh trực tiếp vào giỏ thành sản phẩm trong kỳ.
- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp:
Chi phớ nhõn cụng trực tiếp là chi phớ doanh nghiệp phải trả tớnh trờn cơ sở toàn bộ lao động trực tiếp. Cỏc khoản chi phớ này bao gụ̀m tiền lương, phụ cấp lương phải trả cho lao động trực tiếp sản xuất; cỏc khoản trớch theo lương của lao động trực tiếp theo chế độ quy định doanh nghiệp phải chịu (bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn, bảo hiểm thất nghiệp).
- Chi phớ sản xuất chung:
Chi phớ sản xuất chung là chi phớ liờn quan giỏn tiếp đến quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm. Vớ dụ: Chi phớ tiền lương cỏc nhõn viờn quản lý tại phõn xưởng, Chi phớ vật liệu giỏn tiếp, chi phớ khấu hao tài sản cố định, chi phớ sửa chữa, bảo trỡ thiết bị, cỏc chi phớ dịch vụ mua ngoài…
* Chi phớ ngoài sản xuất:
Để tổ chức quản lý và thực hiện việc tiờu thụ sản phẩm thỡ cỏc doanh nghiệp cũn thực hiện một số khoản chi phớ ngoài phạm vi sản xuất. Cỏc khoản chi phớ này được gọi là chi phớ ngoài sản xuất.
Chi phớ ngoài sản xuất bao gụ̀m chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp.
- Chi phớ bỏn hàng: gụ̀m cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh tiờu thụ sản phẩm, hàng húa, dịch vụ trong kỳ như: tiền lương, cỏc khoản phụ cấp phải trả cho nhõn viờn bỏn hàng, hoa hụ̀ng đại lý, hoa hụ̀ng mụi giới, tiếp thị, đúng gúi, vận chuyển, bảo quản, khấu hao TSCĐ, chi phớ vật liệu, bao bỡ, dụng cụ, đụ̀ dựng, chi phớ dịch vụ mua ngoài
và cỏc chi phớ bằng tiền khỏc như: chi phớ bảo hành sản phẩm, chi phớ quảng cỏo, chi trả thưởng (khuyến mại) ...
- Chi phớ quản lý doanh nghiệp là những chi phớ phỏt sinh liờn quan đến việc tổ chức, quản lý hành chớnh và cỏc chi phớ liờn quan đến cỏc hoạt động văn phũng làm việc của doanh nghiệp, nhà mỏy mà khụng thể xếp vào loại chi phớ sản xuất hay chi phớ bỏn hàng. Chi phớ quản lý doanh nghiệp như: tiền lương, cỏc khoản phụ cấp phải trả, ăn giữa ca, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của Bam giỏm đốc và nhõn viờn quản lý ở cỏc phũng ban; chi phớ vật liệu, đụ̀ dựng văn phũng sử dụng cho cụng tỏc quản lý; khấu hao TSCĐ dựng chung cho toàn doanh nghiệp; cỏc khoản thuế, lệ phớ, chi phớ dịch vụ mua ngoài thuộc doanh nghiệp; cỏc chi phớ khỏc bằng tiền mang tớnh chất chung toàn đơn vị như: dự phũng nợ phải thu khú đũi, phớ kiểm toỏn, phớ tiếp tõn, cụng tỏc phớ, trợ cấp thụi việc cho người lao động, cỏc khoản chi nghiờn cứu khoa học, chi phớ dịch vụ mua ngoài như chi phớ điện, nước, chi phớ tiếp tõn, hội nghị... Ở tất cả mọi tổ chức, doanh nghiệp, nhà mỏy đều cú cỏc loại CP này.
Việc phõn loại này giỳp cho nhà quản lý xỏc định rừ được vị trớ, chức năng hoạt động của chi phớ trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp, phục vụ cho việc tớnh giỏ thành sản phẩm từ đú giỳp xỏc định chi phớ và kết quả của từng hoạt động kinh doanh một cỏch đỳng đắn, nhanh chúng cũng như cung cấp thụng tin cú hệ thống cho việc lập bỏo cỏo tài chớnh nhanh chúng, kịp thời. 2.2.1.2. Phõn loại chi phớ theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (cỏch ứng xử của chi phớ)
”Theo tiờu thức này, chi phớ trong kỳ kế toỏn bao gồm biến phớ, định phớ và chi phớ hỗn hợp” [15, tr. 46].
- Biến phớ: là những chi phớ thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động. Biến phớ khi tớnh cho một đơn vị mức độ hoạt động thỡ khụng đổi và khi khụng cú hoạt động thỡ biến phớ bằng khụng.
- Định phớ: là những khoản chi phớ khụng biến đổi khi mức độ hoạt động thay đổi trong phạm vi phự hợp. Phạm vi phự hợp là phạm vi giữa khối lượng sản phẩm tối thiểu và khối lượng sản phẩm tối đa. Cú hai loại: định phớ bắt buộc và định phớ khụng bắt buộc.
+ Định phớ bắt buộc: là những khoản chi phớ khụng thể thay đổi nhanh chúng bằng hành động của cỏc nhà quản trị (khấu hao TSCĐ, thuờ tài sản,..)
+ Định phớ khụng bắt buộc: là những khoản chi phớ cú thể thay đổi nhanh chúng bằng hành động của cỏc nhà quản trị như: chi phớ quản lý, chi phớ đào tạo, chi phớ nghiờn cứu và phỏt triển,..
- Chi phớ hỗn hợp: là những khoản chi phớ mà bao gụ̀m cả biến phớ và định phớ. Trong một mức độ hoạt động nào đú chi phớ hỗn hợp là định phớ, ở một mức độ hoạt động khỏc chi phớ hỗn hợp cú thể gụ̀m cả định phớ và biến phớ như: chi phớ điện thoại, chi phớ điện, nước,.. Chi phớ hỗn hợp rất quan trọng vỡ nú rất phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phần định phớ trong chi phớ hỗn hợp phản ỏnh chi phớ căn bản tối thiểu để duy trỡ mức độ hoạt động, phần biến phớ phản ảnh mức độ hoạt động vượt quỏ mức căn bản.
Với a: Biến phớ trong một đơn vị hoạt động; b: Tổng định phớ trong chi phớ hỗn hợp; X: Mức độ hoạt động;
Y: Chi phớ hỗn hợp.
Ta cú phương trỡnh biểu diễn chi phớ hỗn hợp: Y = aX + b (2.1)
Vỡ vậy, để cú thể kiểm soỏt và điều tiết chi phớ hỗn hợp nhà quản trị cần phải tỏch được chi phớ này thành định phớ và biến phớ bằng nhiều phương phỏp như: cực đại - cực tiểu, phương phỏp đụ̀ thị phõn tỏn và phương phỏp bỡnh phương bộ nhất.
Cỏch phõn loại này giỳp cỏc nhà quản trị nhận biết sự thay đổi của chi phớ khi mức độ hoạt động thay đổi, nhận biết thụng tin về chi phớ và tớnh toỏn kết quả nhanh chúng để lập dự toỏn chi phớ tốt hơn, phự hợp với thực tế và cú tớnh khả thi hơn. Ngoài ra cũn giỳp xõy dựng mụ hỡnh chi phớ trong mối quan hệ giữa chi phớ- khối lượng- lợi nhuận, phõn tớch điểm hũa vốn, phõn tớch chi phớ và xỏc định sản lượng, doanh thu hũa vốn, xỏc định được chi phớ bỏ ra để đạt được lợi nhuận dự kiến. Qua đú, nhà quản trị xỏc định phương hướng sử dụng và nõng cao hiệu quả sử dụng chi phớ, làm cơ sở ra quyết định ngắn hạn.
2.2.1.3. Phõn loại chi phớ theo khả năng quy nạp vào đối tượng chịu chi phớ
”Theo tiờu thức này chi phớ gồm: chi phớ trực tiếp và chi phớ giỏn tiếp” [15, tr. 68]
- Chi phớ trực tiếp: là những chi phớ phỏt sinh liờn quan trực tiếp, được tớnh thẳng vào cỏc đối tượng sử dụng (đối tượng chịu chi phớ).
Loại chi phớ này bao gụ̀m những chi phớ như chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp… nú được tớnh thẳng vào cỏc đối tượng sử dụng là cỏc đơn đặt hàng, từng sản phẩm, từng nhúm sản phẩm..
- Chi phớ giỏn tiếp: Chi phớ giỏn tiếp là những khoản mục chi phớ phỏt sinh liờn quan đến nhiều sản phẩm, nhiều bộ phận, nhiều đối tượng chi phớ như: Chi phớ nguyờn vật liệu phụ, chi phớ nhõn cụng phụ, chi phớ sản xuất chung, chi phớ quảng cỏo tiếp thị…
Việc phõn loại này cú ý nghĩa rất lớn đối việc ra quyết định của nhà quản trị, giỳp loại bỏ những thụng tin khụng thớch hợp để việc quyết định được thực hiện một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc và hiệu quả. Vỡ vậy, sự sai lầm về định lượng khi quyết định về chi phớ trực tiếp ớt xảy ra. Cũn đối với chi phớ giỏn tiếp việc phõn loại này giỳp đặt ra vấn đề cần phải khắc phục.
2.2.1.4. Phõn loại chi phớ theo tớnh liờn quan với việc lựa chọn phương ỏn
”Theo cỏch phõn loại này, chi phớ sản xuất được phõn thành cỏc loại sau: chi phớ sản xuất chờnh lệch, chi phớ chỡm, chi phớ cơ hội” [10, tr. 87]
- Chi phớ chờnh lệch (khỏc biệt): Là những chi phớ chỉ xuất hiện ở phương ỏn này nhưng hoàn toàn khụng xuất hiện hoặc xuất hiện một phần ở phương ỏn khỏc.
- Chi phớ cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi lựa chọn thực hiện phương ỏn này thay cho phương ỏn khỏc.
- Chi phớ chỡm: Chi phớ chỡm là những chi phớ đó phỏt sinh do quyết định trong quỏ khứ. Doanh nghiệp phải chịu chi phớ này cho dự bất kỳ phương ỏn nào được chọn. Vỡ vậy, trong việc lựa chọn cỏc phương ỏn khỏc nhau, chi phớ này khụng được đưa vào xem xột, nú khụng thớch hợp cho việc ra quyết định.
ngành cụng nghiệp, giỳp cho việc xỏc định phương phỏp kế toỏn tổng hợp và phõn bổ chi phớ cho cỏc đối tượng một cỏch đỳng đắn, hợp lý...
Cỏch phõn loại này giỳp cho nhà quản trị nhận thức so sỏnh chi phớ để lựa chọn cỏc phương ỏn kinh doanh, nhận định được sự khỏc biệt chi phớ, lợi ớch trong cỏc phương ỏn khỏc nhau tốt hơn hoặc chọn một phương ỏn hành động này thay cho một phương ỏn hành động khỏc.
2.2.2. Xõy dựng định mức và Lập dự toỏn chi phớ
2.2.2.1. Xõy dựng định mức chi phớ:
Chi phớ định mức là chi phớ dự tớnh để sản xuất một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ cho khỏch hàng.
Cụng dụng của chi phớ định mức
Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toỏn hoạt động vỡ muốn lập dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu phải cú định mức nguyờn vật liệu, chi phớ nhõn cụng phải cú định mức số giờ cụng. Giỳp cho cỏc nhà quản lý kiểm soỏt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vỡ chi phớ định mức là tiờu chuẩn, cơ sở để đỏnh giỏ.
Gúp phần thụng tin kịp thời cho cỏc nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giỏ bỏn sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phõn tớch khả năng sinh lời, gắn liền trỏch nhiệm của cụng nhõn đối với việc sử dụng nguyờn vật liệu sao cho tiết kiệm.
Nguyờn tắc xõy dựng định mức chi phớ:
Quỏ trỡnh xõy dựng định mức tiờu chuẩn là một cụng việc cú tớnh nghệ thuật hơn là khoa học. Nú kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyờn mụn của tất cả những người cú trỏch nhiệm với giỏ và chất lượng sản phẩm. Trước hết phải xem xột một cỏc nghiờm tỳc toàn bộ kết quả đó đạt được. Trờn cơ sở đú kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phự hợp
Phương phỏp xỏc định chi phớ định mức
• Phương phỏp kỹ thuật: phương phỏp này đũi hỏi sự kết hợp của cỏc chuyờn gia kỹ thuật để nghiờn cứu thời gian thao tỏc cụng việc nhằm mục đớch xỏc
định lượng nguyờn vật liệu và lao động hao phớ cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về cụng nghệ, khả năng quản lý và nguụ̀n nhõn lực hiện cú tại doanh nghiệp.
• Phương phỏp phõn tớch số liệu lịch sử: Xem lại giỏ thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiờn phải xem lại kỳ này cú gỡ thay đổi và phải xem xột những chi phớ phỏt sinh cỏc kỳ trước đó phự hợp hay chưa, nếu khụng hợp lý, hợp lệ thỡ bỏ hay xõy dựng lại.
• Phương phỏp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phớ định mức cho phự hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp
Xõy dựng định mức cho cỏc loại chi phớ
a.Xõy dựng định mức chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp:
Về mặt lượng nguyờn vật liệu : Lượng nguyờn vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, cú cho phộp những hao hụt bỡnh thường.
Để sản xuất 1 sản phẩm thỡ định mức tiờu hao nguyờn vật liệu là: + Nguyờn vật liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm
+ Hao hụt cho phộp
+ Lượng vật liệu tớnh cho sản phẩm hỏng
Về mặt giỏ nguyờn vật liệu : Phản ỏnh giỏ cuối cựng của một đơn vị nguyờn vật liệu trực tiếp sau khi đó trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn. Định mức về giỏ nguyờn vật liệu để sản xuất sản phẩm là:
+ Giỏ mua ( trừ đi cỏc khoản chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn ) + Chi phớ thu mua nguyờn vật liệu
Như vậy ta cú:
Định mức về chi phớ NVL = Định mức về lượng x định mức về giỏ (2.2)
b. Xõy dựng định mức chi phớ nhõn cụng trực tiếp:
Định mức về giỏ một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gụ̀m khụng chỉ mức lượng căn bản mà cũn gụ̀m cả cỏc khoản phụ cấp lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của lao động trực tiếp. Định mức giỏ 1 giờ cụng lao động trực tiếp ở một phõn xưởng như sau:
- Mức lương căn bản một giờ - BHXH
Định mức về lượng thời gian cho phộp để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Cú thể được xỏc định bằng 2 cỏch:
- Phương phỏp kỹ thuật: chia cụng việc theo nhiều cụng đoạn rụ̀i kết hợp với bảng thời gian tiờu chuẩn của những thao tỏc kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng cụng việc
- Phương phỏp bấm giờ
Về lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm được xỏc định như sau: + Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm
+ Thời gian nghỉ ngơi, lau chựi mỏy + Thời gian tớnh cho sản phẩm hỏng Như vậy ta cú:
Định mức chi phớ NCTT = Định mức lượng x Định mức giỏ (2.3)
c. Xõy dựng định mức chi phớ sản xuất chung
Chi phớ sản xuất chung là chi phớ hỗn hợp bao gụ̀m nhiều yếu tố mang tớnh chất biến đổi và cố định. Khi xõy dựng định mức chi phớ sản xuất chung theo mức độ hoạt động thường chia thành định mức biến phớ sản xuất chung và định mức định phớ sản xuất chung.
*Định mức biến phớ sản xuất chung: là biến phớ sản xuất chung để sản xuất 1 sản phẩm.
- Nếu biến phớ sản xuất chung liờn quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm (chi phớ nguyờn vật liệu phụ, chi phớ nhõn cụng giỏn tiếp…) thỡ xõy dựng định mức biến phớ sản xuất chung tương tự như định mức chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp và định mức chi phớ nhõn cụng trực tiếp.
- Nếu biến phớ sản xuất chung liờn quan đến nhiều loại sản phẩm thỡ định mức biến phớ sản xuất chung được xỏc định như sau:
Định mức biến phớ SXC = Định mức chi phớ trực tiếp x Tỷ lệ biến phớ SXC so với chi phớ trực tiếp