Giao nhận nhiệm vụ Cử CNKS, CTKS Lập và bảo vệ nhiệm vụ khảo sát Lập và bảo vệ phương án kĩ thuật khảo sát
Thực hiện công tác khảo sát
Kiểm tra hồ sơ gốc
Tổng hợp chỉnh lý lập BCKS
Thẩm tra phê duyệt BCKS
Một số từ viết tắt trong sơ đồ trên: + CNKS: Chủ nhiệm khảo sát + CTKS: Chủ trì khảo sát + BCKS: Báo cáo khảo sát
2.1.2.3.Thực hiện công tác thiết kế:
Để thực hiện công tác thiết kế một cách có hiệu quả, trước khi tiến hành công tác thiết kế, trưởng phòng kinh tế kế hoạch sẽ tham mưu cho Giám đốc quyết định giao nhiệm vụ cho các đơn vị thiết kế bằng chỉ thị công tác. Trưởng đơn vị thiết kế căn cứ vào chỉ thị công tác được giao để đề cử các chức danh thiết kế như: Chủ nhiệm thiết kế, Chủ trì thiết kế rồi trình lên Công ty thông qua phòng tổ chức cán bộ - lao động xem xét, trình Tổng Giám đốc quyết định.
Khi việc đề cử các chức danh đã được chấp nhận thì Đơn vị thiết kế, Chủ nhiệm thiết kế, Chủ trì thiết kế có trách nhiệm lập và trình duyệt đề cương dự án, đề cương chuyên đề kỹ thuật phục vụ thiết kế công trình và lập kế hoạch tiến độ thực hiện công trình cũng như nội dung công việc cần thực hiện cho từng nhóm, từng người. Sau đó Chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế sẽ lên format cho từng phần của Báo cáo (bản vẽ, thuyết minh, phụ lục tính toán) trước khi tiến hành các công việc thiết kế cụ thể.
Việc thiết kế thông thường được tiến hành theo trình tự sau:
+ Chọn lựa các thông số chính và các phương án vị trí: Do Chủ nhiệm thiết kế chịu trách nhiệm chính, phối hợp với các Chủ trì thiết kế các chuyên ngành liên quan và được sự thỏa thuận với lãnh đạo đơn vị.
+ Đi thực địa chọn (hoặc kiểm tra hoặc điều chỉnh) vị trí công trình và làm việc với các cơ quan có liên quan, các địa phương có công trình để thỏa thuận; Lập nhiệm vụ khảo sát chuyển cho đơn vị khảo sát, Chủ nhiệm khảo sát: Do Chủ nhiệm thiết kế chịu trách nhiệm chính phối hợp với Chủ nhiệm khảo sát và các đơn vị phụ trách thiết kế, khảo sát công trình.
+ Thu thập số liệu, tiếp nhận tài liệu khảo sát để tính toán thiết kế lập bản vẽ và viết thuyết minh theo các chuyên ngành phù hợp với các nội dung ở các bước thiết kế và cấp số liệu đầu vào cho các chuyên ngành liên quan và Chủ nhiệm thiết kế: Do Chủ nhiệm thiết kế điều phối và Chủ trì thiết kế chịu trách nhiệm chính.
Trong khi chờ số liệu của công tác khảo sát, đơn vị thiết kế sẽ tiến hành tập hợp các số liệu đã có liên quan đến dự án để làm cơ sở thiết kế trước các hạng mục không liên quan đến số liệu của khảo sát. Sau đó, khi có số liệu từ báo cáo khảo sát sẽ tiếp tục
thiết kế tiếp các hạng mục còn lại để hoàn thiện toàn bộ thiết kế. Khi thiết kế đã được hoàn thiện thì đơn vị thiết kế sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng của thiết kế lại một lần nữa trước khi chuyển sang công việc viết thuyết minh cho thiết kế.
Sau khi viết xong thuyết minh, đơn vị thiết kế sẽ tiến hành kiểm tra lại phần thuyết minh và các phụ lục tính toán của thiết kế rồi sau đó sẽ chuyển lên cho Công ty kiểm tra lại lần cuối trước khi xuất bản hồ sơ thiết kế cho dự án. Việc bảo vệ, trình duyệt, bàn giao lưu trữ hồ sơ đề án thiết kế được thực hiện theo Qui trình kiểm soát xuất bản lưu trữ hồ sơ của Công ty.
2.1.3.Thanh toán và thanh lý hợp đồng
Khi hồ sơ thiết kế của dự án đã được Chủ đầu tư chấp nhận thì Đơn vị chủ trì sẽ phối hợp với các đơn vị có liên quan tiến hành nghiệm thu theo điều khoản qui định trong hợp đồng. Cụ thể là:
+ Đơn vị chủ trì, Đơn vị sản xuất, Chủ nhiệm thiết kế, Khảo sát chính sẽ cùng các đơn vị liên quan soạn thảo Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát/thiết kế và trình Lãnh đạo Công ty ký kết với Chủ đầu tư.
+ Sau đó, Đơn vị chủ trì và Phòng kinh tế kế hoạch soạn thảo Biên bản nghiệm thu thanh toán và trình Tổng Giám đốc ký kết với Chủ đầu tư.
+ Đơn vị chủ trì sẽ chuyển hồ sơ tài liệu nghiệm thu thanh toán cho Phòng kinh tế kế hoạch, Phòng tài chính – kế toán. Sau đó, Đơn vị chủ trì/Phòng tài chính – kế toán sẽ thực hiện công tác thanh toán với Chủ đầu tư.
Sau khi đã hoàn thành công tác thanh toán với Chủ đầu tư, Phòng kinh tế kế hoạch sẽ tập hợp hồ sơ tài liệu, ghi vào “Sổ theo dõi nghiệm thu” và Phòng tài chính – kế toán/Đơn vị chủ trì sẽ tham gia lập thanh lý hợp đồng.
2.2.Các phương pháp và phần mềm sử dụng cho hoạt động quản lý ở PECC1
Để các hoạt động của công ty có thể diễn ra một cách hiệu quả và dễ dàng quản lý, trước khi thực hiện bất kỳ một hợp đồng nào, công ty luôn lập sẵn một kế hoạch sản xuất với các nội dung chính:
+ Mục tiêu chất lượng và yêu cầu của sản phẩm, dịch vụ + Xác định các quá trình; tài liệu; nguồn lực cần thiết
+ Tiến hành kiểm tra, phê duyệt, giám sát đối với sản phẩm theo các tiêu chuẩn tương ứng
Bên cạnh những kế hoạch tổng quát như trên thì trước khi thực hiện các công việc cụ thể của hợp đồng, chủ nhiệm các đơn vị sản xuất cũng tiến hành lâp các kế hoạch cụ thể để phân công công việc cho từng người, từng nhóm cụ thể trong đơn vị
mình và thời gian cần phải hoàn thành phần công việc của mỗi người, mỗi nhóm. Căn cứ vào kế hoạch công việc này, phòng kinh tế kế hoạch sẽ lập các dự toán chi phí cho mỗi hợp đồng.
Để phục vụ cho công tác lập kế hoạch ở trên, công ty đã sử dụng các phần mềm hiện đại có bản quyền. Công ty hiện đang sử dụng 80 phần mềm tính toán, thiết kế, quản lý ở các lĩnh vực: Vẽ tự động, tính toán hệ thống điện, tính toán thủy văn – thủy năng hệ thống sông ngòi, địa kỹ thuật, tính toán thủy lực, kết cấu công rình, trắc địa công trình… Trong đó, các phần mềm quản lý gồm: Primavera và Microsoft Project.
2.3.Nội dung quản lý dự án theo lĩnh vực ở PECC1
2.3.1.Quản lý nhân sự
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của năm và đề nghị của trưởng phòng kinh tế kế hoạch, Tổng Giám đốc sẽ quyết định giao nhiệm vụ trong dự án cho các phòng ban trong công ty tùy theo chuyên môn của từng phòng ban. Sau đó, mỗi phòng ban sẽ dựa trên tình hình nhân sự hiện tại của phòng mình để phân công công việc cụ thể cho từng người, từng nhóm.
Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu nhân sự cho các dự án, phòng nhân sự sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất năm của công ty để lên kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban trong công ty.
2.3.2.Quản lý việc thực hiện kế hoạch
Trước khi tiến hành hoạt động khảo sát – thiết kế, công ty luôn yêu cầu các chủ nhiệm khảo sát, chủ nhiệm thiết kế phải lập trước kế hoạch khảo sát – thiết kế để trình Tổng Giám đốc xem xét và ký duyệt thông qua kế hoạch.
Sau khi đã được phê duyệt, kế hoạch này sẽ được gửi cho các đơn vị khảo sát – thiết kế để thực hiện và gửi cho Chủ đầu tư, phòng kinh tế kế hoạch để theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, do một số yếu tố khách quan và chủ quan sẽ có thể làm cho việc thực hiện kế hoạch xuất hiện những sai khác so với kế hoạch đã định, khi đó cán bộ tổ chức sẽ báo cáo và đề xuất kế hoạch mới bằng văn bản trình Trưởng đơn vị khảo sát – thiết kế quyết định sau khi đã thông qua chủ trì khảo sát, chủ trì thiết kế. Đối với những trường hợp mà kế hoạch mới đòi hỏi phải bổ sung, điều chỉnh khối lượng, dự toán so với kế hoạch đã được phê duyệt thì chủ trì khảo sát phải thông qua chủ nhiệm khảo sát và chủ nhiệm thiết kế lập báo cáo (trình Tổng Giám đốc ký công văn) giải trình với Chủ đầu tư.
Khi kết thúc hoạt động khảo sát – thiết kế, công ty sẽ tiến hành đánh giá lại quá trình thực hiện kế hoạch và chất lượng của công tác lập kế hoạch, từ đó tìm ra được
những hạn chế của công tác lập kế hoạch và đưa ra những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch trong những dự án sắp tới của công ty.
2.3.3.Quản lý máy móc, thiết bị
Căn cứ vào kế hoạch thực hiện dự án, Tổng Giám đốc sẽ ký quyết định giao máy móc cho các đơn vị sử dụng để đáp ứng nhu cầu của công việc trong dự án. Khi nhận bàn giao máy móc, thiết bị thì chuyên viên kỹ thuật của văn phòng công ty và phòng kinh tế kế hoạch cùng với đơn vị sử dụng sẽ lập biên bản bàn giao máy móc. Đối với những máy móc, thiết bị mới, Trưởng đơn vị sử dụng thiết bị sẽ phân công cán bộ kỹ thuật chuyên trách nghiên cứu các tài liệu kỹ thuật kèm theo của thiết bị để biên soạn quy trình vận hành, phổ biến quy trình và đào tạo người vận hành cách sử dụng.
Trong quá trình sử dụng nếu thiết bị có những hỏng hóc nhỏ thì người vận hành thiết bị phải tiến hành sửa chữa ngay để đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường. Với trường hợp thiết bị gặp phải những hỏng hóc lớn thì phòng kinh tế kế hoạch và đơn vị có thiết bị cần sửa chữa sẽ tiến hành thỏa thuận và kí hợp đồng kinh tế với đơn vị sửa chữa.
2.3.4.Quản lý chất lượng
Việc quản lý chất lượng của hoạt động khảo sát – thiết kế trước hết được thực hiện tại chính các đơn vị khảo sát – thiết kế, gọi là kiểm tra chất lượng nội bộ (hay kiểm tra chất lượng cơ sở). Quá trình này bao gồm hai giai đoạn chính:
+ Kiểm tra trong quá trình thực hiện:
-Kỹ sư thiết kế sẽ thực hiện việc kiểm tra các hồ sơ, tài liệu, số liệu đầu vào thu thập để tính toán thiết kế và tự kiểm tra các sản phẩm tính toán thiết kế, kiểm tra chất lượng các hồ sơ tính toán thiết kế do các kỹ sư giúp việc thực hiện.
-Kỹ sư chính và tổ trưởng thực hiện việc kiểm tra các hồ sơ số liệu chuyên ngành khác để đưa vào phần thiết kế của chuyên ngành mình và kiểm tra chất lượng sản phẩm do các kỹ sư thiết kế chuyên ngành thực hiện.
-Chủ nhiệm thiết kế thực hiện việc kiểm tra chất lượng các nội dung thiết kế, kiểm tra các sản phẩm do kỹ sư chính chuyên ngành thực hiện và sự đồng bộ trong toàn bộ đề án thiết kế.
+ Kiểm tra chất lượng: Hồ sơ của các sản phẩm khảo sát, thiết kế sau khi hoàn thành thì các đơn vị đều phải tổ chức kiểm tra chất lượng nội bộ tại đơn vị và lập phiếu kiểm tra chất lượng. Trường hợp để đáp ứng tiến độ, việc kiểm tra có thể thực hiện song song với quá trình thiết kế theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.
-Thành phần kiểm tra của đơn vị thường bao gồm: Trưởng đơn vị hoặc Đại diện chất lượng đơn vị, các thành viên chất lượng cơ sở của đơn vị, tổ trưởng và một số kỹ sư chuyên ngành có trình độ.
-Nội dung kiểm tra là toàn bộ các vấn đề có liên quan đến sản phẩm như: Thủ tục tiến hành lập đề án; cơ sở pháp lý; sự đúng đắn, hợp lý và sự đáp ứng nhiệm vụ, yêu cầu thiết kế của các giải pháp thiết kế công trình; tính chính xác, đầy đủ của các dữ liệu đầu vào, của phương pháp và kết quả tính toán…
-Việc kiểm tra cần ghi rõ ý kiến nhận xét về chất lượng, đề nghị sửa đổi, hiệu chỉnh, tiến độ hoàn thành vào phiếu kiểm tra chất lượng nội bộ.
-Hồ sơ sản phẩm sau khi được Chủ nhiệm thiết kế sửa đổi theo ý kiến thẩm định của đơn vị và được trưởng đơn vị, Đại diện chất lượng đơn vị kiểm tra kí xác nhận và tổ chức xuất bản trình ký hoặc trình lên Công ty thẩm định kèm theo phiếu kiểm tra nội bộ. Nếu Chủ nhiệm thiết kế bảo lưu ý kiến của mình thì sẽ không sửa đổi mà trình thẳng sản phẩm lên Công ty xem xét quyết định.
Đối với các sản phẩm tư vấn quan trọng, phức tạp có yêu cầu của Đại diện lãnh đạo chất lượng Công ty, Đại diện lãnh đạo chất lượng chuyên ngành Công ty, Trưởng đơn vị hoặc Chủ nhiệm thiết kế trước khi trình Tổng Giám đốc ký xuất bản phải kiểm tra chất lượng thì Công ty sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng công ty.
+ Ban kiểm tra chất lượng Công ty sẽ do Đại diện lãnh đạo chất lượng Công ty hoặc Đại diện lãnh đạo chất lượng chuyên ngành Công ty chủ trì, tùy theo tính chất của sản phẩm được kiểm tra. Các thành viên là thành viên chất lượng Công ty và một số chuyên gia khác do người chủ trì kiểm tra quyết định.
+ Nội dung kiểm tra bao gồm:
-Hồ sơ kiểm tra chất lượng cơ sở đã thực hiện.
-Tính pháp lý, sự đầy đủ, chính xác và hợp lý của các cơ sở thiết kế.
-Sự tuân thủ, đáp ứng các nội dung của các yêu cầu (nhiệm vụ) thiết kế hoặc các nội dung được phê duyệt về qui mô, giải pháp công nghệ, xây dựng; các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật trong đề cương dự án.
-Sự tuân thủ các qui chuẩn, tiêu chuẩn, định mức, đơn giá, chế độ, chính sách của Nhà nước, ngành và nội lệ của Công ty.
-Sự hợp lý của các giải pháp kỹ thuật so với các yêu cầu của qui chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu an toàn, yêu cầu sử dụng công trình; những thay đổi so với các giai đoạn trước.
-Sự phù hợp của sản phẩm so với những yêu cầu chất lượng của khách hàng. -Khi có yêu cầu, Hội đồng kiểm tra chất lượng Công ty có thể tổ chức kiểm tra thực địa.
+ Việc kiểm tra phải lập thành phiếu kiểm tra chất lượng công ty. + Qui trình việc tổ chức kiểm tra:
-Thường trực ban kiểm tra chất lượng Công ty sẽ tổ chức việc kiểm tra và phối hợp với Chủ nhiệm thiết kế (Chủ trì) lập phiếu kiểm tra chất lượng theo chỉ đạo trực tiếp của Chủ trì kiểm tra.
-Các đơn vị có sản phẩm kiểm tra và Chủ nhiệm thiết kế (Chủ trì dự án) có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ về sản phẩm kèm theo phiếu kiểm tra chất lượng cơ sở và giải trình, chỉnh sửa các nội dung của hồ sơ theo yêu cầu của hội đồng kiểm tra chất lượng Công ty.
Khi đề án thiết kế của Công ty đã được Chủ đầu tư chấp nhận và đưa vào thi công thì Công ty sẽ phải cử người giám sát công trình khi thi công để đảm bảo chất lượng công trình đúng với đề án đã thiết kế. Tuy nhiên, việc giám sát của Công ty không mang tính thường xuyên mà chỉ mang tính thời điểm vì việc giám sát công trình thường xuyên sẽ do phía Chủ đầu tư chịu trách nhiệm.
2.3.5.Quản lý chi phí và tiến độ thực hiện dự án
Đối với tiến độ thực hiện dự án, Công ty sử dụng phương pháp biểu đồ GANTT để xác định thời gian hoàn thành dự án. Căn cứ vào kế hoạch thời gian và tiến độ thực hiện dự án do Tổng Giám đốc quyết định, Chủ nhiệm thiết kế sẽ tiến hành phân tích công việc của dự án thành các công việc cụ thể cho từng người, từng nhóm và xác định