II Nhóm nhân tố môi trường bên trong
3.2.2 Tổ chức tốt công tác quản trị khoản phải thu, xây dựng chính sách bán chịu, trả chậm hợp lý
chịu, trả chậm hợp lý
Trong nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay thì việc bị chiếm dụng vốn là điều không thể không xảy ra đối với các công ty. Thực tế cho thấy các KPT phần lớn chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu VLĐ của công ty mà vẫn có xu hướng tăng dần và chiếm tỷ chiếm tỷ trọng khá cao làm cho vốn của công ty đang bị chiếm dụng bởi các đơn vị khác một cách bất hợp lý. Nếu như không có biện pháp xử lý kịp thời sẽ gây nguy hại đến khả năng thanh toán của công ty.
Để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ công ty cần có sự quản lý chặt chẽ hơn đối với từng khoản nợ và đối với từng đối tượng. Quan tâm tới những khoản phải thu cũ mà đối tác đã chiếm dụng từ lâu chưa thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
Công ty cũng cần xây dựng những chính sách thu hồi KPT đối với từng đối tác cụ thể: - Đối với đối tác mới, do đây là lần đầu tiên hợp tác công ty có thể công ty chưa nắm rõ được nhiều thông tin về đối tác. Vì vậy công ty nên có những yêu cầu nhất định trong việc kí hợp đồng cũng như giao nhận hàng hóa.
- Đối với đối tác lâu năm với Viettel Global, đối tác lớn có uy tín công ty có thể áp dụng các hình thức thanh toán trả chậm trong khoản thời gian cho phép.
Bên cạnh đó trong công tác thu hồi nợ hàng tháng, công ty nên tiến hành theo dõi chi tiết các khoản phải thu, lập bảng phân tích các khoản phải thu để nắm rõ về quy mô, thời hạn thanh toán của từng khoản nợ cũng như tăng cường các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán trước tiền hàng như sử dụng chiết khấu thanh toán, giảm giá. Cần phân loại các khoản nợ thường xuyên đánh giá khả năng thu hồi của các khoản nợ đó. Tuy nhiên công ty cũng cần nghiên cứu xác định tỷ lệ chiết khấu sao cho hợp lý vừa có thể thu hút khách hàng mà vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty. Xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý có thể căn cứ vào lãi xuất ngân hàng, bởi khi khách hàng trả chậm thì trong khoảng thời gian đó công ty có thể phải đi vay ngân hàng để đáp ứng nhu cầu thanh toán khi đó thì tỷ lệ chiết khấu phải nhỏ hơn hoặc bằng lãi xuất ngân hàng.
Đối với những khoản nợ quá hạn, nợ đọng: công ty cần phân loại và tìm ra nguyên nhân chủ quan và khách quan của từng khoản nợ, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế để có biện pháp xử lý phù hợp như gia hạn nợ, thỏa ước xử lý nợ, giảm nợ hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền can thiệp. đồng thời cũng cần có những chính sách linh hoạt, ềm dẻo đối với các khoản nợ quá hạn và đến hạn. đối với những khách hàng uy tín, truyền thống, trường hợp họ tạm thời khó khăn về tài chính có thể áp dụng biện pháp gia hạn nợ, còn đối với những khách hàng cố ý không thanh toán hoặc chậm trễ trong thanh toán thì công ty cần có những biện pháp dứt khoát, thậm chí có thể nhờ đến sự can thiệp của các tòa kinh tế để giải quyết các khoản nợ.
Công ty nên chủ động và quan tâm hơn nữa đến việc phòng ngừa và đối phó với rủi ro bằng cách trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho một cách chặt chẽ. Cùng với việc thực hiện biện pháp phân công nợ để theo dõi và quản lý cần những biện pháp và giải pháp rõ ràng để giải quyết triệt để công nợ khó đòi.
Khi ký kết hợp đồng công ty cần đưa ra thảo luận và thống nhất các tiêu chí về thanh toán như quy định rõ thời hạn thanh toán, địa điểm và phương thức thanh toán. Đặc biệt phải quy định rõ mức lãi xuất mà khách hàng phải thanh toán khi đến thời hạn thanh toán của khoản công nợ hoặc khi vượt quá thời hạn khách hàng vẫn chưa thực hiện được nghĩa vụ, không để xảy ra tình trạng ngày càng tăng khoản phải thu khó đòi. Song điều khoản này phải phù hợp với chính sách và chế độ của công ty.
- Thường xuyên làm tốt công tác theo dõi, rà soát, đối chiếu thanh toán công nợ để tránh bị chiếm dụng vốn, đồng thời đảm bảo khả năng thanh toán, có như vậy mới góp phần đẩy nhanh vòng quay vốn, tăng hiệu quả sử dụng VLĐ.