Song song với hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu theo phương thức TDCT, Sacombank cũng rất quan tâm tới việc mở rộng hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu theo phương thức TDCT. Tuy nhiên, do khách hàng của NH chủ yếu là kinh doanh hàng nhập khẩu nên hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu theo phương thức TDCT tại NH còn nhiều hạn chế.
Mặc dù vậy, trình tự thực hiện nghiệp vụ thanh toán hàng xuất khẩu theo phương thức TDCT vẫn được thực hiện theo một trình tự nhất định.
Bước 1: Thông báo L/C và tu chỉnh L/C xuất khẩu
- Nhân viên TTQT tiếp nhận bản chính L/C và tu chỉnh L/C từ một trong những ngân hàng: NH phát hành L/C ở nước ngoài, NH thông báo ở nước ngoài, NH thông báo trong nước
- Nhân viên TTQT tiến hành kiểm tra nội dung L/C: kiểm tra L/C có yêu cầu thông báo qua NH thông báo không; kiểm tra L/C có bị mờ rách, nội dung bị thiếu hay trùng lắp không; kiểm tra về ngày giao hàng, mô tả hàng hóa, vấn đề giao nhận và vận tải, các chứng từ yêu cầu, thông tin về NH trả tiền...
- Thông báo trước L/C, tu chỉnh L/C cho người thụ hưởng
- Sau khi GĐCN/ Người được ủy quyền ký duyệt thì nhân viên TTQT giao bản chính L/C, tu chỉnh L/C và thư thông báo L/C cho người thụ hưởng và tiến hành thu phí.
Bước 2: Hủy L/C xuất khẩu
Đối với L/C được yêu cầu hủy không được là LC đang sử dụng để tài trợ làm hàng XK và điện yêu cầu hủy L/C gửi cho NH nước ngoài phải là điện mã hóa hoặc điện có cài mã.
- Nhân viên TTQT tiếp nhận yêu cầu hủy L/C và yêu cầu phòng TTQT xác nhận tính chân thực của thư yêu cầu hủy L/C. Sau đó, thông báo cho khách hàng hoặc cho NH nước ngoài
- GĐCN/ Người được ủy quyền ký duyệt thông báo hủy L/C trên thư thông báo và chuyển điện trên hệ thống về phòng TTQT để duyệt chuyển điện ra nước ngoài
- Xử lý thông tin phản hồi về yêu cầu hủy của khách hàng hoặc NH nước ngoài và lưu hồ sơ hủy L/C xuất khẩu
Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ L/C xuất khẩu
Tiếp nhận bộ chứng từ L/C xuất khẩu gồm:
- Bảng theo dõi số dư L/C
- Chứng từ vận tải và chứng thư bảo hiểm
- Phiếu kiểm chứng từ XK
Nhân viên của phòng TTQT tiến hành kiểm tra bộ chứng từ và thông báo cho chi nhánh về tình trạng của bộ chứng từ và hướng dẫn cho khách hàng chỉnh sửa, bổ sung chứng từ một cách chính xác và đầy đủ. Cuối cùng, gửi hoặc chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ L/C xuất khẩu (nếu khách hàng yêu cầu)
Bước 4: Gửi bộ chứng từ L/C xuất khẩu
Thanh toán viên của phòng TTQT tiếp nhận chứng từ gồm: bộ chứng từ L/C xuất khẩu gốc và phiếu đề nghị gửi chứng từ. Sau đó, lập thư gửi chứng từ và thư hoặc điện đòi tiền
Trưởng phòng TTQT hoặc Người được ủy quyền ký duyệt thử gửi chứng từ để thanh toán viên thực hiện gửi chứng từ và đòi tiền. Tiếp theo, thanh toán viên vào sổ theo dõi hồ sơ L/C xuất khẩu các thông tin liên quan đến bộ chứng từ gửi và lưu hồ sơ lại.
Bước 5: Thanh toán/ xử lý thông báo từ chối thanh toán bộ chứng từ L/C xuất khẩu
Nhân viên TTQT tiếp nhận lệnh chuyển tiền báo có hoặc điện thông báo từ chối thanh toán của NH nước ngoài. Sau đó, thực hiện báo có cho khách hàng và xử lý từ chối thanh toán. Cuối cùng, GĐCN hoặc người được ủy quyền hạch toán báo cáo thu phí, thu/ truy đòi nợ và lãi chiết khấu, thư thông báo về việc NH nước ngoài từ chối thanh toán, phiếu chuyển khoản, phiếu xuất ngoại bảng. Nhân viên TTQT thì lưu hồ sơ đã thanh toán hoặc bị từ chối thanh toán.
2.2.2.3 Ưu nhược điểm của quy trình * Ưu điểm:
Quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất nhập khẩu tại phòng Thanh toán Quốc tế của ngân hàng luôn được cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa liên tục để ngày càng hoàn thiện quy trình hơn. Bên cạnh đó, việc ban hành ra các quy trình LC xuất nhập khẩu nhằm tập
trung chuyên môn nghiệp vụ tại phòng TTQT tại các chi nhánh cũng như tạo điều kiện cho các chi nhánh/ Sở giao dịch đẩy mạnh doanh số
*Nhược điểm:
Quy trình dài dòng, phức tạp, tốn nhiều thời gian.
2.2.2.4 Xử lý chứng từ và một số bất hợp lệ thường gặp
Tín dụng thư là sự cam kết của ngân hàng phát hành thanh toán cho người hưởng lợi khi xuất trình bộ chứng từ hợp lệ
* Đối với thư tín dụng thư trả ngay :
Ngoại trừ trường hợp số tiền tín dụng thư đã được ký quỹ đủ 100%. Người mở luôn được NH phát hành cấp tín dụng bằng cam kết thanh toán trong thư tín dụng. Vào thời điểm thanh toán nếu có vấn đề gì về phía người mở ( phá sản, mất khả năng chi trả) thì NH phải là người trả tiền cho người hưởng bằng tiền của mình mặc dù họ chỉ thỏa thuận với người mở là bảo lãnh chứ không cấp tín dụng, người mở phải dùng tiền của họ để thanh toán tín dụng thư.
* Đối với thư tín dụng trả chậm:
Bằng việc phát hành thư tín dụng trả chậm, NH thực sự là người bảo lãnh theo yêu cầu người mở, nhằm tạo điều kiện để người bán cấp vốn cho người mua. NH trở thành nhịp cầu nối của nguồn tín dụng này bởi sự có mặt cần thiết của nó. Bằng cam kết chấp nhận và thanh toán hối phiếu vào ngày đáo hạn khi chứng từ giao hàng hợp lệ xuất trình đúng theo LC, NH phát hành đã bảo lãnh thanh toán cho khách hàng số nợ bằng hàng hóa giữa người mua và người bán. Người hưởng ( nhà XK) sẽ được NH thanh toán đúng như cam kết bất kể tình trạng của người mở (nhà NK) như thế nào.
Như vậy TDCT là cam kết thanh toán của NH nhưng điều sâu xa cốt lõi là sự bảo lãnh của NH. Chính vì vậy để tồn tại cũng như nâng cao uy tín của mình với khách hàng và NH thì chính NH phải đảm bảo thanh toán kịp thời và đầy đủ, không gây thiệt hại cho mình thông qua việc xử lý bộ chứng từ. Bộ chứng từ mà NH kiểm tra là chứng từ trong LC nhập khẩu do đó ở đây xin đề cập đến việc xử lý bộ chứng từ trong LC nhập khẩu.
Hối phiếu là một lệnh thanh toán vô điều kiện bằng văn bản do một người ký phát cho người khác, yêu cầu người được ký phát trả ngay hay vào một thời điểm xác định trong tương lai một số tiền hoặc theo lệnh của một người đích danh hoặc cho người cầm hối phiếu.
+ Hối phiếu trong giao dịch chứng từ là hối phiếu kèm chứng từ và chỉ có giá trị khi được xuất trình cùng bộ chứng từ giao hàng phù hợp với quy định trong LC.
+ Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là bản gốc và phải có chữ ký hữu quyền hoặc dấu mộc của người ký phát.
* Một số bất hợp lệ thường gặp:
- Tên giao dịch của nhà xuất khẩu không được thể hiện đầy đủ như trên mục Benificiary của LC.
- Tên của các bên liên quan được thể hiện trên hối phiếu không phù hợp với quy định của L/C:
Theo điều 9 UCP 600, người hưởng lợi hối phiếu trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thường là NH thương lượng bộ chứng từ. Người bị ký phát hối phiếu là ngân hàng mở L/C hoặc NH trả tiền do NH phát hành chỉ định.
Nhưng các nhà xuất khẩu khi ký phát hối phiếu thường do thiếu hiểu biết mà ghi tên nhà nhập khẩu ( người mở L/C). Nếu hối phiếu ký phát cho người mở thư tín dụng thì nó chỉ được xem là một chứng từ phụ bởi lẽ người mở không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thanh toán của NH phát hành. Chính điều này phát sinh thực tế là có NH ngộ nhận (hoặc cố ý) là hối phiếu đòi tiền người mở thì chỉ khi nào người mở chuyển tiền hoặc chấp nhận thì mới thanh toán cho nhà xuất khẩu. Nếu người mở không chuyển tiền hoặc không chấp nhận thanh toán thì NH phát hành cũng từ chối trách nhiệm của mình đối với hối phiếu đó. NH trong quá trình tư vấn cho khách hàng cần phải nhắc nhở khách hàng rút kinh nghiệm.
* Về nguyên tắc thì người bán chỉ được ký phát hối phiếu đòi tiền khi đã giao hàng lên tàu. Do đó, thanh toán viên phải kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày ký vận đơn hay không?
* Kiểm tra số và ngày lập hóa đơn thể hiện trên hối phiếu có như trên hóa đơn hay không? Điều này nhằm xác nhận việc ký phát hối phiếu trên cơ sở thu tiền hàng hóa theo đơn bán hàng.
- Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp với nhau hoặc không bằng tổng giá trị hóa đơn.
- Ký phát hối phiếu với số tiền cho cả giá trị lô hàng đối với L/C giao hàng từng phần * Ký hậu hối phiếu là làm một thủ tục để chuyển nhượng hối phiếu từ người hưởng lợi này sang người hưởng lợi khác. Thường thì người hưởng lợi hối phiếu là ngân hàng thương lượng bộ chứng từ. Do đó phải có ký hậu hối phiếu để chuyển nhượng hối phiếu đã được chấp nhận từ nhà xuất khẩu sang ngân hàng thương lượng.
b. Kiểm tra hóa đơn thương mại:
Hóa đơn là một chứng từ cơ bản của thư tín dụng. Ngoại trừ thư tín dụng dự phòng dùng “letter of demand” thay cho hóa đơn thì thư các tín dụng thông thường điều có hóa đơn ghi rõ số tiền thanh toán. Hóa đơn chứng minh quyền được trả tiền mà người hưởng lợi đã thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng thương mại.
Thanh toán viên phải kiểm tra xem số bản loại hóa đơn được xuất trình có đúng quy định của L/C không?
Số bản xuất trình phải bằng số bản mà L/C yêu cầu.
L/C yêu cầu “signed commercial invoice” thì hóa đơn phải có chữ ký của người bán.
Nếu L/C không yêu cầu gì về loại hóa đơn thì người bán phải xuất trình số lượng hóa đơn như yêu cầu và trong đó phải có ít nhất 1 bản có dấu “original”
Xuất trình hóa đơn phải đúng như yêu cầu của L/C như: bao nhiêu bản gốc (original), bản phụ (copy)
* Kiểm tra các dữ liệu về người mua, người bán (tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax) so với nội dung trên L/C có đúng và đầy đủ không?