Thông thường hóa đơn do người thụ hưởng L/C, nhà sản xuất lập tùy theo phương thức giao dịch. Nếu:
+ Tín dụng không quy định rõ ai là người lập hóa đơn thì người thụ hưởng phải là người lập hóa đơn. Trong vài trường hợp xuất khẩu ủy thác có sự đồng ý của 2 bên mua bán. L/C có thể cho phép ngưới lập hóa đơn là người khác với người thụ hưởng trong L/C
+ Sai sót về địa chỉ, tên của người thụ hưởng, người mở L/C trên hóa đơn so với L/C.
* Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện, cơ sở giao hàng ( FOB, CFR, CIF), điều kiện đóng gói và ký hiệu mã hàng hóa…có đầy đủ và chính xác theo quy định của L/C không?
+ Nếu thư tín dụng cho phép giao hàng từng phần thì tổng giá trị hóa đơn có thể nhỏ hơn giá trị của L/C nếu nhà xuất khẩu giao hàng 1 lần. Nhưng giao hàng lần cuối cùng thì tổng trị giá của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá là 5% không bị giảm (theo UCP 600)
+ Đối với hàng chuyên chở dạng rời thì dung sai cho phép là 5% cho số lượng và số tiền như số tiền thanh toán không được vượt quá số tiền quy đinh trong L/C.
Vì vậy, thanh toán viên cần theo dõi ngày giao hàng ghi trên vận đơn với ngày giao hàng chậm nhất trong thư tín dụng. Nếu chúng trùng nhau thì lần giao hàng này là lần cuối cùng và thanh toán viên phải tính tổng giá trị của toàn bộ các lần giao hàng. Tổng giá trị này phải nằm trong phạm vi của thư tín dụng trong hạn mức dung sai cho phép quy định của L/C.
c. Chứng từ vận tải:
Chứng từ vận tải là chứng từ quan trọng nhất vì:
- Vận đơn là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở đã ký kết, thực hiện và chỉ rõ nội dung của hợp đồng đó. Đồng thời nó xác định quan hệ pháp lý giữa người chuyên chở với chủ hàng đặc biệt là giữa người chuyên chở và người nhận hàng.
- Vận đơn là chứng từ xác thực quyền sở hữu đối với hàng hóa miêu tả trong vận đơn, dùng làm chứng từ chủ yếu để nhận hàng ở nơi đến. Do đó nó là chứng từ có thể lưu thông, được dùng mua bán, cầm cố, chuyển nhượng trên thị trường tài chính. Ngân hàng sử dụng vận đơn như vật đảm bảo thanh toán từ phía nhà nhập khẩu.
+ Chứng từ vận tải đa phương thức + Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu + Vận dơn hàng không
* Vận đơn đường biển:
- Kiểm tra số bản chính (original) được xuất trình.
Thông thường vận đơn được lập 3 bản ( bản 1, bản 2, bản 3). Ba bản này có giá trị như nhau, một trong chúng được sử dụng để nhận hàng thì các bản còn lại mất giá trị.
- Nếu L/C quy định nộp ít nhất là hai bản “at least two B/L” thì nhà xuất khẩu phải nộp 3 bản.
- Nếu L/C không quy định thì 2/3 bản tùy theo mức ky quỹ. - Nếu L/C quy định:
+ 2/3 nộp vào ngân hàng thì nhà xuất khẩu phải nộp 2 bản chính và 1 bản copy + 3/3 bản thì nhà xuất khẩu nộp 3 bản chính và 1 bản copy.
* Kiểm tra tên người gửi hàng (shipper)
Vận đơn chỉ ký tên mà không nêu rõ tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết có liên quan tư cách pháp lý của chứng từ đó (as Master. As Carrier hoặc as agent for the Carrier…) tên, địa chỉ và các thông tin khác của người gửi hàng không hợp lý theo quy định của L/C hoặc sai về lỗi chính tả.
* Kiểm tra tên người nhận hàng (consignee)
Đây là điều khoản quan trọng trên B/L vì nó xác nhận người giữ quyền sở hữu lô hàng. Do đó đây cũng là điều khoản được L/C quy định rất chặt chẽ và người lập chứng từ phải tuân thủ theo quy định đó.
* Kiểm tra tên người thông báo (notify party)
Thông thường L/C quy định thông báo cho người xin mở thư tín dụng (applicant). L/C quy định như sau: ‘notify applicant”. Trường hợp L/C không quy định thì mặc nhiên xem người được thông báo là Appicant. Ngoài ra người thông báo có thể là đại lý của người xin mở thư tín dụng hoặc một người nào đó trong trường hợp mua bán tay ba. Lúc này L/C quy định: notify party…( tên và địa chỉ của người được thông báo). Tùy theo yêu cầu cụ thể của L/C mà mục Notify party được ghi tên thích hợp.
B/L thường sai về người thông báo đặc biệt là khi L/C quy định người thông báo không phải là Applicant mà là một người thứ ba và nhà xuất khẩu thì không chú ý đến điều khoản đặc biệt này của L/C.
* Cảng bốc hàng (port of lading), cảng dỡ hàng (port of discharge)
- Cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng không phù hợp với quy định của L/C.
- B/L có đề cập đến “intended” mà trên mục Clean on Board không thể hiện hàng hóa được xếp lên con tày nào, tại cảng nào một cách rõ ràng cụ thể cũng bị xem là một bất hợp lệ.
d. Chứng từ bảo hiểm:
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm, công ty bảo hiểm cấp cho người dược bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được sủ dụng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
+ Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: đơn bảo hiểm(insurance policy) hay giấy chứng nhận bảo hiểm (insurance certificate).
+ Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C. + Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm.
+ Kiểm tra tên, địa chỉ của người được bảo hiểm + Kiểm tra việc chuyển nhượng có hợp lệ hay không.
+ Kiểm tra nội dung mô tả hàng hóa trên chứng từ bảo hiểm.
+ Kiểm tra các dữ kiện về vận chuyển hàng hóa trên chứng từ bảo hiểm. + Kiểm tra cơ quan giám định tổn thất, nơi khiếu nại, bồi thường.
+ Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm và số tiền bảo hiểm. e. Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng ( thùng hàng, container…). Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa. Về cơ bản nó có nội dung gần giống với hóa đơn vì vậy cách kiểm tra cũng tương tự. Tuy nhiên, phần mô tả hàng hóa trong chứng từ này cụ thể hơn nên cần xem xét kỹ lưỡng.
+ Kiểm tra tên và địa chỉ của người gửi hàng, nhận hàng có theo quy định của L/C không?
+ Kiểm tra mô tả hàng hóa, cách đóng gói số liệu chi tiết về số bao kiện, carton, trọng lượng…
+ Kiểm tra tính thống nhất chứng từ giữa P/L với B/L vì B/L là chứng từ mô tả con số thực tế giao hàng trong khi P/L thể hiện con số tính toán.
+ Kiểm tra ngày lập P/L trước hoặc trùng với ngày giao hàng thể hiện trên B/L. f. Giấy chứng nhận xuất xứ:
Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (phòng thương mại) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
+ Kiểm tra loại C/O được xuất trình có đúng với yêu cầu của L/C không? + Kiểm tra người lập C/O
+ Kiểm tra người gửi hàng, nhận hàng có thể hiện đúng và đồng nhất với các chứng từ khác hay không?
+ Kiểm tra các thông tin liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa: cảng bốc hàng, dỡ hàng, tên tàu, số B/L có phù hợp trên B/L không?
+ Mô tả hàng hóa cũng như số lượng, trọng lượng hàng hóa có phù hợp L/C, B/L và hóa đơn.
+ Kiểm tra ngày cấp C/O phải trước hoặc trùng với ngày ghi trên B/L. g. Các chứng từ xác minh bản chất hàng hóa:
Các loại chứng từ này bao gồm:
+ Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa + Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa + Giấy chứng nhận trọng lượng
+ Giấy chứng nhận phòng dịch + Giấy chứng nhận khử trùng
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, động vật.
Đối với các loại chứng từ này nếu L/C không yêu cầu cụ thể cơ quan phụ trách việc giám định và cấp phát chứng từ thì người thụ hưởng có thể tự mình lập các chứng từ này.
2.2.3 Hiệu quả công tác thanh toán L/C xuất nhập khẩu 2.2.3.1 Hiệu quả thể hiện qua quy trình thanh toán
* Để đánh giá hiệu quả quy trình thanh toán LC xuất khẩu chúng ta xem xét một số điểm sau:
- Tính chặt chẽ của quy trình
+ Khi xác nhận L/C, Sacombank luôn xem xét uy tín, khả năng tài chính của ngân hàng mở L/C để đặt ra mức ký quỹ xác nhận phù hợp.
+ Chỉ lập thông báo L/C, thông báo sửa sau khi đã kiểm tra xác nhận mã đúng. Ngược lại khi chưa thực hiện việc kiểm tra trên, nếu khách hàng có yêu cầu Sacombank chỉ giao cho khách bản sao L/C hoặc bản sao sửa đổi mà không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thông tin trên.
+ Chỉ lập thư gửi chứng từ và lập điện đòi tiền ngân hàng mở L/C và nhà nhập khẩu sau khi đảm bảo yếu tố phù hợp giữa chứng từ so với L/C gốc và các sửa đổi kèm theo nếu có. - Bên cạnh sự chặt chẽ trên, trong quy trình thanh toán L/C xuất còn tồn tại một vài sơ hở :
+ Không có quy định nào đảm bảo Sacombank chắc chắn sẽ thu được phí thông báo, thông báo sửa L/C nếu nhà xuất khẩu không chịu nhận thông báo L/C. Theo quy định của Sacombank khoản phí trên được nhà xuất khẩu thanh toán khi nhận được thông báo L/C. Nếu nhà XK không nhận thông báo L/C thì họ cũng như ngân hàng mở L/C đều không có nghĩa vụ trả khoản phí đó. Vì thế khoản phí đó NH sẽ chịu.
+ Tương tự như trường hợp trên Sacombank có thể không thu được phí gửi chứng từ từ ngân hàng mở L/C nếu nhà XK không chịu nhận chứng từ do Sacombank gửi tới. - Ngoài việc xem xét tính chặt chẽ cũng như sơ hở của quy trình thanh toán L/C xuất tại Sacombank để đánh giá hiệu quả của hoạt động trên cần phải xem xét sự phù hợp của nó với hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp tham gia
* Hiệu quả thể hiện qua quy trình thanh toán nhập
Trong nghiệp vụ này Sacombank thực hiện chức năng là ngân hàng mở L/C, đứng ra cam kết trả tiền cho nhà nhập khẩu. Đây là nghiệp vụ có nhiều khả năng rủi ro nhất cả về thiệt hại tài chính cũng như uy tín của ngân hàng.
Để đánh giá hiệu quả của quy trình thanh toán L/C nhập cũng tương tự như quy trình thanh toán L/C xuất phải xem xét dựa trên một số điểm sau:
- Tính chặt chẽ của quy trình
+ Trong mọi trường hợp khi nhận được thư yêu cầu mở và điều chỉnh L/C của khách hàng, sau khi kiểm tra nội dung theo mẫu quy định của Sacombank ngân hàng sẽ kiểm tra nguồn vốn và khả năng thanh toán của khách hàng đối với L/C để yêu cầu ký quỹ hoặc xem xét điều kiện miẽn giảm ký quỹ theo yêu cầu của giám đốc chi nhánh.
+ Mặc dù bộ chứng từ gửi hàng đã được ngân hàng gửi chứng từ kiểm tra tính phù hợp so với L/C trước khi chuyển tới Sacombank, song tại Sacombank các kiểm soát viên vẫn phải kiểm tra lại trước khi thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu, nếu kiểm tra thấy sai sót Sacombank sẽ thông báo kịp thời cho các bên liên quan và hoãn việc thanh toán
- Bộ chứng từ trước khi tới tay nhà nhập khẩu phải được giao cho ngân hàng gửi chứng từ, ngân hàng mở L/C. Tuy nhiên trên thực tế hàng hóa thường tới trước bộ chứng từ gửi hàng và do vậy với quy định trên sẽ dẫn đến khó khăn, thiệt hại cho nhà nhập khẩu do có thể phải chịu chi phí lưu kho nhưng hạn chế rủi ro cho Ngân hàng. Đây là điều mà ngân hàng cần quan tâm xem xét để hoàn thiện quy trình thanh toán hàng nhập và nâng cao hiệu quả của công tác trên.
2.2.3.2 Hiệu quả thể hiện qua doanh số thanh toán
Đơn vị tính: triệu USD
Năm 2007 2008 2009
L/C nhập khẩu 75 184 187
L/C xuất khẩu Thanh toán 56 162 156
Chiết khấu 45 94 102
Nhờ thu Xuất khẩu 11 24 46
Nhập khẩu 42 60 70
Chuyển tiền Đi 70 123 145
Đến 56 165 196
Xuất khẩu ngoại tệ mặt 125 207 256
Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu 480 1.019 1.158
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh thanh toán quốc tế, Sacombank -CNSG năm 2007, 2008 và 2009.)
Năm 2009, doanh số thanh toán xuất nhập khẩu của Sacombank- CNSG đạt 1.158 triệu USD tăng 13.64% so với năm 2008. Kim ngạch thanh toán XNK (không tính chiết khấu) tại Sacombank- CNSG tăng trưởng liên tục trong các năm qua, từ 435 triệu USD năm 2007 đã tăng lên 925 triệu USD năm 2008. Đến năm cuối 2009 doanh số thanh toán XNK tại Sacombank- CNSG tiếp tục vượt lên với con số 1.056 triệu USD. Đây là một con số rất đáng nể vì doanh số vẫn tăng trong khi tình hình kinh tế Việt Nam và thế giới trong thời gian này đang nằm trong cơn lốc khủng hoảng nghiêm trọng.
Mặc dù để đảm bảo tính an toàn cao trong thanh toán XNK, biện pháp ưu tiên tài trợ cho các hợp đồng XNK thanh toán bằng phương thức thanh toán L/C đã được đặt ra và áp dụng (Việc tài trợ vốn theo yêu cầu của khách hàng XNK để thực hiện các hợp đồng ngoại thương có thể kèm theo những chính sách ưu đãi tín dụng (về lãi suất cho vay/chiết khấu, mức dư nợ, tài sản đảm bảo nợ vay…) điều kiện ưu đãi trong thanh toán (mức ký quỹ thấp, ưu tiên bán ngoại tệ khi thanh toán…) nhưng tốc độ chất lượng phát triển cho thấy đã có
một xu hướng tăng ngày một cao về phương thức thanh toán TT và nhờ thu D/P - D/A và xu hướng giảm sút về tăng trưởng theo phương thức L/C (doanh số thanh toán L/C XK năm 2009 giảm 6 triệu USD ( từ 162 triệu USD còn 156 triệu USD) tương ứng giảm 3.8% so với năm 2008 trong khi đó doanh số thanh toán TT đi tăng 22 triệu USD (từ 123 triệu USD tăng đến 145 triệu USD) tương ứng 17.89% so với năm 2008, thanh toán TT đến tăng 31 triệu USD (từ 165 triệu USD tăng đến 196 triệu USD) tương ứng 18.78%, doanh số thanh toán nhờ thu XNK năm 2009 tăng 32 triệu USD (từ 84 triệu USD đến 116 triệu USD) tương ứng 38.09% so với năm 2008).
Kim ngạch thanh toán XNK bằng phương thức TT, DP có xu hướng tăng bởi vì đây là phương thức đơn giản và tiềm ẩn ít rủi ro do khi đối tác lựa chọn phương thức thanh toán này thì đã có mối quan hệ mua bán từ lâu, có thể thanh toán trả trước hoặc trả sau tùy thỏa thuận. Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Sacombank- CNSG tuy có xu hướng giảm hơn song nó vẫn là phương thức khá phổ biến những năm gần đây khi mà hoạt động thanh toán XNK ngày càng sôi động và quan hệ giữa người mua và người bán là rất đa dạng, phong phú. Do đó, phương thức tín dụng chứng từ vẫn được xem là một phương thức thanh toán hữu hiệu và cần phải đầu tư nghiên cứu kỹ các rủi ro phát sinh trong thực tiễn và tiềm ẩn chưa được phát hiện để đảm bảo hoạt động kinh doanh của Sacombank- CNSG được an toàn và hiệu quả hơn.
2.2.3.3 Hiệu quả thể hiện qua thu nhập
Khi đánh giá hiệu quả thanh toán xuất nhập khẩu ta không thể không đề cập tới chỉ